Rodzaje kontraktów w projekcie

Kontrakt (umowa) to porozumienie występujące pomiędzy dwoma stronami, gdzie jedna z nich (wykonawca, dostawca) zobowiązuje się do świadczenia usługi, a druga (klient, odbiorca) - do zapłaty za usługę. Wszelkie wymagania związane ze świadczeniem usługi jak i z zapłatą powinny być jasno określone w zawieranej umowie.

Różne typy umów gwarantują odmienne korzyści wykonawcy i klientowi. Biorąc pod uwagę ryzyko związane z projektem oraz stopień trudności szacowania kosztów projektu dochodzi do negocjacji rodzaju i warunków umowy między wykonawcą a klientem.

TL;DR

Artykuł opisuje różne rodzaje kontraktów w projektach, takie jak umowy o stałych cenach i umowy typu "koszty plus". Omawiane są również różne warianty tych umów, w tym umowy z możliwością rewizji cen, umowy obejmujące czas i materiały, umowy bodźcowe oraz umowy z wynagrodzeniem motywacyjnym. Artykuł podkreśla, że wybór odpowiedniego rodzaju kontraktu zależy od ryzyka i trudności szacowania kosztów projektu.

Rodzaje kontraktów

Podstawowymi rodzajami umów w projekcie są umowy o stałych cenach oraz umowy typu "koszty plus". Ponadto w praktyce występują różne odmiany tych dwóch rodzajów umów - niektóre z nich zawierają dodatkowe elementy motywujące wykonawcę do realizacji założeń dotyczących kosztów, czasu czy efektywności.

Umowy o stałych cenach (Fixed Price Contracts)

1. Umowa o stałych cenach (umowa ryczałtowa)

W ramach tej umowy wykonawca zobowiązuje się do wykonania zleconej pracy po ustalonej cenie. Klient dąży do uzyskania jak najniższej ceny przedstawiając umowę konkurencyjnym wykonawcom. Po podpisaniu umowy nie ma możliwości zmiany docelowego kosztu wykonywanych prac. Jeśli wykonawca określi zbyt wysoki koszt, jego oferta może zostać odrzucona na rzecz innej tańszej oferty konkurenta. Z kolei jeśli poda zbyt niski koszt, jego oferta może zostać wybrana, ale przyniesie mu minimalny zysk lub nie przyniesie go wcale. Ta forma umowy jest stosowana w sytuacji, gdy szczegóły projektu można łatwo określić, ale jest ona trudniejsza i bardziej kosztowna w przygotowaniu.

2. Umowa o stałych cenach z możliwością rewizji cen (Fixed Price Contract With Economic Price Adjustment)

Umowa tego typu zawiera klauzulę dopuszczającą wzrost cen, która zabezpiecza wykonawcę w sytuacji wzrostu kosztów materiałów, wynagrodzeń pracowników czy kosztów stałych. Cena może być uzależniona od stopy inflacji lub może podlegać rewizji, kiedy koszty realizacji będą znane. W przypadku rewizji ustala się pierwotną cenę z zastrzeżeniem, że co pewien czas będzie ona dookreślana, by odzwierciedlać faktyczne koszty. Umowy z możliwością rewizji cen są stosowane w sytuacji, gdy praca inżynierska i projektowa jest trudna do oszacowania lub w przypadku długookresowej produkcji masowej, gdzie cena ostateczna jest trudna do określenia z powodu braku szczegółowych danych.

Umowy typu "koszty plus" (Cost Reimbursable Contracts)

1. Umowa typu "koszty plus" ze stałym wynagrodzeniem (Cost Plus Fixed Fee Contract)

Ta forma umowy gwarantuje wykonawcy zwrot wszystkich bezpośrednich kosztów oraz dodatkową stałą kwotę na pokrycie kosztów stałych oraz na wynagrodzenie, które pozostaje niezmienne. Taki układ jest uzasadniony w sytuacjach, gdy koszty rosną w wyniku rozwoju zakresu prac lub czynników poza kontrolą wykonawcy. Umowa typu "koszty plus" ze stałym wynagrodzeniem wiąże się z ryzykiem dla klienta, ze względu na fakt, iż całkowity koszt projektu jest znany dopiero po jego wykonaniu. W związku z tym klient musi kontrolować przebieg prac, aby projekt został wykonany efektywnie, zgodnie z ustalonymi wymogami technicznymi oraz przy docelowych terminach i kosztach.

2. Umowa obejmująca czas i materiały (Time and Material Contract)

Jest to proste porozumienie, w którym klient zobowiązuje się do zwrotu wszystkich poniesionych przez wykonawcę kosztów pracy i materiałów. Koszty pracy są ustalane na podstawie określonej stawki godzinowej, która zawiera bezpośrednie koszty pracy, koszty pośrednie i zyski.

3. Umowa bodźcowa

Umowa bodźcowa jest wykorzystywana w sytuacji, gdy wykonawca nie zgadza się na podpisanie umowy o stałych cenach, a klient nie akceptuje umowy typu "koszty plus" ze stałym wynagrodzeniem. Posiada ona cechy obu rodzajów umów - gwarantuje zwrot kosztów, jednak zwracana kwota jest obliczana na podstawie stosunku udziału w kosztach. W sytuacji, gdzie udział w kosztach wynosi 80/20, na każdą złotówkę poniesionych kosztów 80 groszy przypada na klienta, a 20 - na wykonawcę. W takim przypadku wykonawca dąży do minimalizacji kosztów, ponieważ płaci 20 groszy z każdej złotówki wydanej ponad dopuszczalne koszty, ale także zarabia 20 groszy więcej na każdej zaoszczędzonej złotówce poniżej dopuszczalnych kosztów.

4. Umowa typu "koszty plus" z wynagrodzeniem motywacyjnym (Cost Plus Incentive Fee Contract)

Tego rodzaju umowa jest korzystna dla klienta, ponieważ świadomość większych zysków motywuje wykonawcę do obniżenia kosztów i poprawy wydajności. Cena projektu jest ustalana na podstawie kosztów rzeczywistych oraz stosunku udziału w kosztach. Umowa wskazuje koszty docelowe, a stosunek udziału w kosztach przedstawia w jaki sposób koszty zaoszczędzone bądź przekroczone będą dzielone między klientem a wykonawcą.

5. Umowa o stałych cenach z wynagrodzeniem motywacyjnym (Fixed Price Incentive Fee Contract)

Ta forma umowy jest podobna do umowy typu "koszty plus" z wynagrodzeniem motywacyjnym z tym, że określa górną granicę ceny i zysków. Wykonawca realizuje określoną pracę w zamian za cenę docelową, której wysokość jest uzależniona od kosztów docelowych oraz od kwoty wynagrodzenia. Strony umowy ustalają maksymalną wysokość ceny oraz minimalny poziom zysków. Jeżeli koszt całkowity jest mniejszy od docelowego, wykonawca osiąga większy zysk (do przyjętej kwoty maksymalnej). Jeżeli natomiast koszt jest większy od zakładanego, wykonawca ponosi jego część.

6. Umowa bodźcowa wieloaspektowa

W umowie bodźcowej wieloaspektowej zyski uzależnione są od osiągniętych celów związanych z czasem, kosztami oraz efektywnością w programach rozwojowych na dużą skalę. Taka forma daje korzyści wykonawcom, którzy potrafią określić i realizować cele dla trzech wymienionych kryteriów. Każde kryterium posiada pewną wagę w celu ustalenia jego udziału w wynagrodzeniu. Ten typ umowy jest rzadko wykorzystywany ze względu na duże trudności w jego właściwym opracowaniu.

Rodzaje kontraktów w projekcie — artykuły polecane

Kontrakt relacyjny — Franszyza integralna — Formy wynagrodzeń — Pożyczka hipoteczna — Service Level Agreement — Ryzyko transakcyjne — Allotment — Umowa — Fracht

Bibliografia

• Bayiz M., Corbett C. Coordination and Incentive Contracts in Project Management under Asymmetric Information, Ssrn
• Nicholas J., Steyn H. (2015), Zarządzanie projektami zastosowania w biznesie, inżynierii i nowoczesnych technologiach, Wolters Kluwer, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Katarzyna Burakowska