Faktura elektroniczna

Faktura jest to podstawowy dokument systemu podatku od towarów i usług. Każdy podatnik VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej w szczególności sprzedaż, która jest dokonywana na rzecz innego podatnika VAT. Wyjątkiem jest sprzedaż osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, wtedy sprzedaż nie musi być fakturowana, natomiast należy wystawić paragony z kasy fiskalnej (A. Bartosiewicz)

TL;DR

Faktura elektroniczna jest podstawowym dokumentem w systemie podatku od towarów i usług. Od 2018 roku wszystkie podmioty VAT są zobowiązane do prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Przechowywanie faktur elektronicznych wymaga zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia i integralności treści. Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Istnieją różne rodzaje faktur, a na fakturze muszą być umieszczone określone elementy.

Faktura elektroniczna

Nowa ustawa o podatku VAT, obowiązująca od 1 sierpnia 2004 r., przewidywała możliwość wprowadzenia faktur elektronicznych jednak podstawę do ich wprowadzenia mogło dać dopiero rozporządzenie resortu finansów. Wprowadzenie faktur elektronicznych miało znacznie obniżyć koszty związanie z księgowością oraz przyspieszyć i uprościć procedury dokumentowania transakcji.

4 sierpnia 2005 roku weszło w życie długo oczekiwane rozporządzenie Ministerstwa Finansów o fakturach elektronicznych. Rozporządzenie to wdraża (niestety z wieloma błędami) postanowienia dyrektywy Rady UE 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 roku zmieniającej dyrektywę 77/388/EWG w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej (DzUrzUEL.15/24 z 17 stycznia 2002).

Od 2018 roku narzucono obowiązek prowadzenia ewidencji VAT na wszystkich podatników w formie elektronicznej. Obowiązkiem podatników jest comiesięczne dostarczanie pliku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Plik dotyczy również najmniejsze firmy. Wypełnianie tego bez elektronicznego fakturowania jest praktycznie niemożliwe.

Zgodnie z rozporządzeniem, do przesyłania, udostępniania odbiorcom i przechowywania wystawianych faktur w formie elektronicznej faktur stosuje się:

• elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych,
• techniki teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W przypadku gdy przesyła się lub udostępniania temu samemu odbiorcy więcej niż jedną fakturę elektroniczną dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz. Elektroniczne faktury wprowadzono w krajach członkowskich w oparciu o te same przepisy. Mimo to powstały odmienne standardy charakterystyczne dla każdego państwa z osobna.

Problematyka podpisu elektronicznego

Przeciwko zastosowaniu przy e-fakturach podpisu elektronicznego długo protestowała Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji twierdząc, że z powodu rygorystycznych wymogów e-faktura pozostanie jedynie niepraktykowanym zapisem. Liczba wystawionych w Polsce do października 2005 r. certyfikatów według różnych szacunków wynosi od 4 tys. do nawet 7,5 tysiąca (przy około 3,5 milionach zarejestrowanych firm). Wystawiały je cztery podmioty, które mają prawo do certyfikacji i udostępniania kwalifikowanego e-podpisu:

• Unizeto Technologies,
• Krajowa Izba Rozliczeniowa,
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
• TP Internet.

Obsługują one kolejno systemy: Centrum, Szafir, Sigillum i Sygnet. Wymóg stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może zaskakiwać tym bardziej, że na terenie Unii Europejskiej dopuszcza się inne, tańsze w zastosowaniu sposoby potwierdzania autentyczności dokumentu, takie jak np. zwykły podpis elektroniczny czy znakowanie czasowe. Takie elektroniczne poświadczenie daty (Time Stamping) jest równoznaczne z poświadczeniem notariusza, a jednocześnie o wiele od niego tańsze (kilka firm w Polsce świadczy tego typu usługi).

Przykładowe koszty to 25 groszy za poświadczenie dokumentu, usługodawcy oferują także opłaty ryczałtowe. Zasada działania znakowania czasem polega na łączeniu się aplikacji klienta z Centrum Autoryzacji i przesłaniu do niego zaszyfrowanego wycinka dokumentu. Centrum sprawdza, czy skrót ten spełnia wszystkie wymagania, następnie oznacza go dokładnym czasem i odsyła do aplikacji klienta. Trzeba jednak w tym miejscu zaznaczyć, że znakowanie czasem nie określa daty utworzenia dokumentu, a jedynie potwierdza, że w danym czasie istniał dokument o określonej postaci. Taka forma jest dopuszczalna w krajach Unii Europejskiej.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Podatnik jest zobowiązany do przechowywania na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności. Jednak bezpieczniej jest przechowywać faktury dłużej niż 5 lat ze względu na to, że na żądanie organów podatkowych kontroli skarbowej musi umożliwić natychmiastowy, ciągły i pełny dostęp (J.Piotrowski).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. W praktyce do rzadkości należy wystawianie i przesyłanie faktur w postaci elektronicznej. Zależy to od wielu czynników - przede wszystkim od wadliwości rozporządzenia i wątpliwości z niego wynikających, ale także wpływ mają bariery psychiczne przedsiębiorstw, a przede wszystkim urzędników skarbowych. Z tego też powodu faktury, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej na odległość, są przesyłane za pomocą tradycyjnej poczty lub kuriera. Należy pamiętać, iż w związku ze zmianą przepisów nie jest już wymagany podpis na fakturze ani wystawiającego, ani odbiorcy. Wystarczy wysłać fakturę pocztą i nie ma potrzeby jej odsyłania do podpisania. Jak się wydaje, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przesłać "tradycyjną" fakturę pocztą elektroniczną. Jednakże koniecznie odbiorca musi ją wydrukować, bowiem przechowywanie jej w postaci elektronicznej narusza przepisy dotyczące faktur. Dlatego powyższą metodę przesyłania faktur można zastosować wyłącznie wobec podmiotów, w stosunku do których ma się pewność, iż ją wydrukują.

Zastosowania formy elektronicznej

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Zaskakujący jest przepis, zgodnie z którym faktury mogą być wystawiane i przeczytane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Podobnie w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury - wystawca faktury traci prawo do wystawienia i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji. Cofnięcie akceptacji nie ma skutku wstecznego. Do powyższego rozwiązania należy odnieść się krytycznie, gdyż w praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury w postaci elektronicznej były przesyłane niezwłocznie po otrzymaniu akceptacji lub nie przesyłane po wycofaniu akceptacji.

Rozporządzenie wprowadziło do polskiego prawa instytucję faktury elektronicznej, która może być wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści jest zagwarantowana:

• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 z późń. Zm.) weryfikowanym za pomocą wyraźnego kwalifikowanego certyfikatu,
• stosowaniem procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność danych w przypadku wymiany danych elektronicznych (Systemy EDI) zgodnej z europejskim modelem wymiany danych.

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur

Faktury korygujące do faktur przesłanych w formie elektronicznej oraz duplikaty faktur przesyła się w tej samej formie. W przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktury korygującej czy duplikatu faktury w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednia faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Zalety

• prostota faktur między przedsiębiorstwami,
• znaczny spadek kosztów przechowywania i obiegu dokumentu, papieru, przesyłek (w krajach UE średnio wystawienie faktury to koszt rzędu 2, natomiast elektronicznej 8 razy mniej),
• oszczędność czasu,
• w krajach UE obowiązuje zaawansowany podpis elektroniczny, który nie jest tak kosztowny jak w przypadku Polski.

Ograniczenia Związane z obowiązkiem posiadania elektronicznego podpisu, który znacznie podnosi koszty e-faktur (certyfikat kwalifikowany, sprzęt komputerowy, oprogramowanie oraz czytnik kart są niezbędne do składania i weryfikacji elektronicznego podpisu).

Podział faktur

Faktura jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Wyróżniamy następujące rodzaje: Ze względu na handel, faktury:

• Konsularne
• Handlowe
• Pro forma

Ze względu na podatki, faktury:

• VAT
• Korygujące
• Rachunki uproszczone
• Rachunki
• Rachunki korygujące
• Duplikaty

Elementy faktur

Za fakturę może uchodzić każdy dokument, który zawiera wymagane przez ustawę dane. Przedsiębiorca ma obowiązek umieścić na fakturze:

• datę jej wystawienia,
• kolejny numer, który identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska (nazwy podatnika) i nabywcy oraz ich adresy,
• numer, który identyfikuje podatnika dla podatku,
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i ilość dostarczonych towarów
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi
• wszelkie rabaty
• wartość sprzedaży netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• stawkę podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• kwotę ogółem (J. Piotrowski)

Faktura elektroniczna — artykuły polecane

Paragon — Magazyn konsygnacyjny — Certyfikat rezydencji — Nota korygująca — Deklaracja intrastat — VAT UE — Faktura korygująca — Podatek VAT - naliczony — Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

Bibliografia

• Bartosiewicz A. (2017), VAT. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa
• Knosala R. (red.) (2010), Komputerowo zintegrowane zarządzanie, Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole
• Nadolna B. (2012), Wpływ elektronicznej wymiany danych (EDI) na funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Finanse. Rynki finansowe. Ubezpieczenia 53
• Namysłowski R., Pokrop D. (2012), Dyrektywa VAT, Polska perspektywa, Wolters Kluwer, Warszawa
• Olszak C., Ziemba E. (2007), Strategie i modele gospodarki elektronicznej, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa
• Piotrowski J. (2009), Jak Prawidłowo Wystawiać Faktury VAT?, Wydawnictwo Consilium Wszechnica Podatkowa, Warszawa
• Wyciślok J. (2013), Faktury VAT, C.H. Beck, Warszawa
• Zabielska D. (2011), Uwarunkowania zasad funkcjonowania podatku VAT w gospodarstwach rolnych, Zeszyty Naukowe SGGW, Ekonomika i Organizacja Gospodarki Żywnościowej, nr 89

Autor: Justyna Kupczyk, Ewa Ignacak, Dagmara Birgiel

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.