Zarządzanie kosztami wg PMBOK

Płaszczyzna zarządzania kosztami wg metodyki PMBoK® Guide dysponuje procesami, które umożliwiają oszacowanie kosztów, przygotowanie budżetu oraz efektywny nadzór nad kosztami. Realizacja tych działań ma na celu umożliwienie kierownikowi projektu takie pokierowanie projektem, aby został on zakończony w ramach ustalonego i zaplanowanego budżetu projektu. Procesy zachodzące podczas zarządzania kosztami wchodzą w interakcje z procesami z innych obszarów wiedzy nie tylko do kosztów poszczególnych czynności bądź ryzyk z tym związanych, ale również w odniesieniu do reakcji kosztów na podejmowane w ramach projektu decyzje zarządcze (R. Wysocki 2013, s. 116).

Obszar zarządzania kosztami składa się z czterech procesów:

• Planowanie zarządzania kosztami
• Szacowne kosztów
• Określanie budżetu
• Kontrolowanie kosztów

TL;DR

Artykuł omawia proces zarządzania kosztami projektu zgodnie z metodyką PMBoK® Guide. Składa się z czterech procesów: planowania zarządzania kosztami, szacowania kosztów, określania budżetu i kontrolowania kosztów. W ramach planowania tworzony jest plan zarządzania kosztami, a w procesie szacowania ocenia się koszty poszczególnych czynności. Określenie budżetu polega na analizie oszacowanych kosztów. Kontrolowanie kosztów ma na celu monitorowanie realizacji projektu pod kątem wydatków i identyfikowanie odchyleń od budżetu. W procesie kontrolowania kosztów ważną techniką jest wartość wypracowana.

Planowanie zarządzania kosztami

Podobnie jak w przypadku pozostałych obszarów działań metodyka PMBoK® Guide wymaga od zespołu projektowego w pierwszej kolejności refleksji nad zasadami towarzyszącymi zarządzaniu kosztami w projekcie. W efekcie tego procesu powinien zostać zbudowany plan zarządzania kosztami, w którym zostaną opisane procesy i metody służące planowaniu oraz kontroli nad zasobami finansowymi projektu. Głównymi elementami, które wskazuje się w planie zarządzania kosztami są m. in.: sposób realizacji kolejnych procesów zarządzania kosztami, stosowane narzędzia, techniki, sposoby podejmowania decyzji, uprawnienia i odpowiedzialność poszczególnych członków, jednostki pomiaru kosztu, poziom szczegółowości i precyzji, relacje związane z innymi procesami finansowymi w danej organizacji, tolerancje oraz progi decyzyjne, metody pomiaru wydatków, metody raportowania i dokumentowania kosztów, zarządzanie zmianami w obrębie finansów projektu. Powstały w ramach obszaru zarządzania kosztami, plan jest jednym z planów składowych głównego planu zarządzania projektem (M. Trocki 2017, s. 121).

Szacowanie kosztów

Działania związane z procesem szacowania kosztów, mają na celu ocenić i skalkulować koszty związane z wykonaniem poszczególnych czynności w projekcie. Zazwyczaj są one pochodnymi wykorzystywanych w ich ramach zasobów, takich jak np.: materiały i surowce, wyposażenie, usługi obce itp. W zależności od możliwości analitycznych i prognostycznych zespół projektowy może ustalić dopuszczalne granice szacunków kosztów (np. - 10% / +15%). Wraz z postępem prac w projekcie, wskutek posiadania dodatkowych informacji i doświadczeń, możliwe stanie się doprecyzowanie przez zespół projektowy rzeczywistych kosztów oraz zmniejszenie zakresu zmian. Podczas szacowania kosztów powinny zostać uwzględnione aspekty ryzyka, do których można zaliczyć np. koszty planów awaryjnych lub zadań związanych z mityzacją ryzyka w projekcie. Podczas szacowania kosztów kierownik projektu może korzystać z takich narzędzi i technik jak np.: opinie ekspertów, szacowanie przez analogie, parametryczne, występujące, szacowanie trzypunktowe (analogicznie do PERT), analiza ofert od dostawców itp.

Określanie budżetu

Określenie budżetu projektu polega na dokonaniu zbiorczej analizy oszacowanych kosztów dla poszczególnych czynności i pakietów roboczych, uzupełnieniu ich o stosowane rezerwy, jak również przedstawieniu ich w zagregowanej formie dla całego projektu według zasad grupowania kosztów zgodnie z regulacjami przyjętymi przez daną organizację. W wyniku działań związanych z budżetowaniem projektu kierownik projektu otrzymuje zatwierdzony plan bazowy kosztów, który jest podstawą oceny jego wyników finansowych. Planowi towarzyszą także wymagania dotyczące finansowania projektu, określające źródła pozyskania środków finansowych, które są konieczne do pokrycia przewidywanych wydatków. Posiadając plan bazowy kosztów, kierownik projektu może kontrolować zużycie środków finansowych w odniesieniu do rzeczywistych postępów prac projektowych np. za pomocą metody wartości wypracowanej, jest w stanie również prognozować oraz opracować plan finansowania projektu i jego przepływów pieniężnych, a jeśli zajdzie taka konieczność, może zgłosić stosowne żądania zmian w projekcie.

Kontrolowanie kosztów

Proces kontrolowania kosztów ma na celu monitorowanie realizacji projektu pod kątem wydatków, przyjętego wcześniej budżetu oraz poszukiwanie i identyfikowanie potencjalnych lub zaistniałych odchyleń od budżetu, które w efekcie mogą zagrozić pomyślności realizacji projektu. Wśród działań, które są wykonywane w zakresie kontrolowania kosztów PMBoK ® Guide wskazuje na: oddziaływanie na wykonawców i pozostałych interesariuszy w celu utrzymania kontroli nad kosztami projektu, monitorowanie realizacji budżetu w celu zidentyfikowania odchyleń, zapewnienie, że koszty projektu nie przekraczają przyznanego im limitu środków, zapobieganie realizacji i wdrożenia zmian, które nie zostały zaakceptowane, dbanie o dostarczenie interesariuszom niezbędnych informacji na temat realizacji budżetu projektu, inicjowanie działań zapobiegawczych i naprawczych w celu zachowania kosztów w ramach przyjętej tolerancji itp. Wśród dostępnych technik pomocnych kierownikowi projektu w kontrolowaniu kosztów PMBoK® Guide w szczególności podkreśla użyteczność techniki wartości wypracowanej.

Zarządzanie kosztami wg PMBOK — artykuły polecane

Procesy kontroli wg PMBOK — Plany wg PRINCE2 — Fazy projektu wg PRINCE2 — Plan zarządzania kosztami projektu — Postęp wg PRINCE2 — Metody kontroli w projekcie — Sterowanie Etapem — Budżet projektu — Zarządzanie projektem

Bibliografia

• Kulejewski J. (2009), Zarządzanie projektem według PMBoK. Cz.1, Przegląd budowlany, nr 4
• Prońko J. (2009), Wybrane aspekty zarządzania projektami, Miscellanea Oeconomicae, nr 2
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wyrozębski P. (2011), Metodyki zarządzania projektami, Bizarre, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Justina Kubieniec