Bilansowanie zasobów

Bilansowanie zasobów polega na przypisaniu zasobów do konkretnych zadań przez menedżera w taki sposób aby szanse na ukończenie pracy w określonym przedziale czasowym były jak największe. Poszczególne działania muszą być rozpoczęte po wyznaczonej dla niego dacie NWP (najwcześniejszy początek) i zakończone przed jego datą NPK (najpóźniejszy koniec). Brak realizacji tego warunku będzie skutkował opóźnieniem realizacji całego projektu. Zatem zasoby, które zostały przypisane do konkretnego działania muszą być dostępne w czasie pomiędzy NWP i NPK.(K.R. Wysocki 2013, s. 328) Bilansowanie zapotrzebowania na zasoby następuje po stwierdzeniu ilości potrzebnych zasobów w określonych okresach realizacji projektu. Istotnym jest aby zbadać możliwość pozyskania zasobów o niezbędnej ilości, jakości, terminie i na wymagany okres. Ograniczenia zasobów mogą być natury: technicznej, organizacyjnej, ekonomicznej, prawnej bądź innej. Zważywszy na te ograniczenia i ewentualne konsekwencje ich wystąpienia należy oszacować dostępność zasobów w postaci ich limitu. Jeśli działania te okażą się bezskuteczne należy: podnieść limit wykorzystania zasobów, ograniczyć zużycie zasobów dla niektórych czynności, wydłużenie czasu na realizację projektu. Opcje te winny być zaakceptowane przez kierownika projektu, gdyż mogą wiązać się ze zmianą celów przedsięwzięcia (zakresem, kosztami, terminami). (M. Trocki i in. 2012, s. 206)

Bilansowanie jest szczególnie ważne w zarządzaniu portfelami projektów. Bilansowanie portfela, które określane jest również jako równoważenie polega na uwzględnieniu ograniczeń realizacyjnych: czasowych, zasobowych, finansowych, organizacyjnych oraz ludzkich. W wyniku tego procesu mogą nastąpić zmiany wcześniej opracowanych założeń realizacyjnych składników portfela projektów.(M. Trocki i in. 2012, s. 393)

TL;DR

Bilansowanie zasobów i bilansowanie zapotrzebowania na zasoby są kluczowymi elementami zarządzania projektami. Bilansowanie polega na przypisaniu zasobów do zadań w odpowiednim czasie, uwzględniając ograniczenia zasobowe. Metody szacowania ilości zasobów mogą być ekspertowe, parametryczne lub szczegółowe. Problemy organizacyjne mogą wystąpić, gdy nie ma monitorowania dostępności zasobów lub gdy priorytety projektów są zmieniane bez analizy dostępności zasobów. Strategie bilansowania obejmują wykorzystanie zapasów czasu, zmianę terminu ukończenia projektu, wygładzanie i wydłużanie harmonogramu. Bilansowanie zasobów może prowadzić do wydłużenia harmonogramu i wzrostu kosztów.

Zasoby w zarządzaniu projektami

W nomenklaturze zarządzania projektami zasoby to kluczowe czynniki z punktu widzenia realizacji zadań, które stanowią składową projektu.

Jako zasoby uznajemy: urządzenia, ludzi, pomieszczenia, kapitał oraz wszystko to co jest niezbędne do wykonania projektu.(P. Harper-Smith 2012, s. 252)

Jednym z najistotniejszych i najbardziej wymagających etapów jest planowanie zasobów w projekcie. Polega to na oszacowaniu zapotrzebowania na zasoby, które są niezbędne do realizacji danego projektu. Na tym poziomie ważne jest określenie wielkości, ilości i jakości zasobów, oraz sprecyzowanie kiedy zostaną wykorzystane.(K. Kozioł-Nadolna 2014, s. 137)

Procedura zarządzania zasobami i kosztami projektu wg Project Management Institute

• Planowanie zasobów polega na oszacowaniu zapotrzebowania i ilości na konkretne zasoby na podstawie danych wejściowych: struktury pracy, informacji historycznych, opisu posiadanych zasobów czy polityki działania.
• Oszacowanie kosztów dokonuje się na podstawie danych wejściowych: struktury pracy, wymagań dotyczących zasobów i intensywności ich wykorzystania, czasu trwania poszczególnych czynności, informacji historycznych i planach kont.Za pomocą odpowiednich narzędzi możemy uzyskać przybliżoną wartość kosztów zaangażowania zasobów niezbędnych do wykonania zadań projektu.
• Budżetowanie kosztów projektu opiera się na podstawie oszacowanych kosztów, strukturze pracy i harmonogramie.
• Kontrola kosztów, czyli analiza ponoszonych kosztów w trakcie realizacji projektu i sterowanie zmianami w jego budżecie. Danymi wejściowymi są: budżet, raporty z realizacji, wnioski zmian, plan zarządzania kosztami. Dane wyjściowe to: uzyskane szacunki kosztów, zmiany budżetu, działania korekcyjne czy kosztorys wynikowy.(K. Kozioł-Nadolna (2014), s. 137-138)

== Metody określania ilości zasobów potrzebnych do realizacji projektu== metody szacunkowe

• ocena ekspertów
• świadome odgadywanie
• oszacowanie zgrubne
• empiryczne
• szacowanie przez analogię

metody parametryczne

• równania szacowania kosztów
• statystyczne
• probabilistyczne
• modele matematyczne

metody szczegółowe

• na podstawie pakietów prac (szczegółowy podział zadań WBS - Work Breakdown Structure)
• na bazie metod przygotowania pracy
• inne metody szczegółowe (K. Kozioł-Nadolna (2014), s. 138-139)

Problemy organizacji podczas realizacji etapu bilansowania

• Zbyt duży zakres działań przypadający na jednego pracownika.
• Modyfikacja priorytetów projektów, bez przeprowadzenia analizy dostępności potrzebnych zasobów.
• Brak osoby odpowiedzialnej za monitorowanie i kontrolowanie dostępności oraz ilości wykorzystanych zasobów w rozpoczętych projektach.
• Brak uwzględnienia zmian kadrowych w harmonogramie zasobów

W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie opracowano systemów zabezpieczających przed takimi niekorzystnymi zjawiskami może wystąpić efekt lejka, czyli przepływ działań zostanie ograniczony tempem w jakim zostanie wykonana dana praca, przy wykorzystaniu obecnych środków. Próba zwiększenia ilości działań nie zwiększy ich przepływu, a spowoduje sytuację odwrotną. Działania będą robione z opóźnieniem, mniej dokładnie bądź ich wykonanie będzie obarczone zwiększeniem zasobów czasu np. zostaniem pracowników po godzinach.(K.R. Wysocki 2013, s. 325-328)

Strategie bilansowania

Wykorzystanie osiągalnych zapasów czasu jest dopuszczalnym opóźnieniem terminu rozpoczęcia tudzież zakończenia działania, w wyniku którego nie następuję zmiana daty ukończenia projektu. Zapas czasu można użyć aby zmniejszyć konieczność skorzystania z zasobów ponad ich maksymalną możliwą dostępność. Działania mogą być rozpoczęte w terminie późniejszym, ale nie później niż w skalkulowanym najpóźniejszym możliwym. Działania mogą być opóźniane w granicach ich zapasów czasu.

Zmiana terminu ukończenia projektu może być korzystną opcją, jeśli priorytetem nie jest czas, a zasoby. W takim przypadku możliwe jest wydłużenie ścieżki krytycznej aby otrzymać harmonogram, który otrzyma aprobatę kierownictwa. W sytuacji, gdy termin ukończenia projektu jest niemożliwy do zrealizowania przy nieprzekraczaniu maksymalnego poziomu zasobów, zakres projektu może zostać zredukowany o pewien element i ewentualnie uzupełniony o niego później.

Wygładzanie polega na wydłużaniu czasu pracy ze zwykłych godzin roboczych o godziny i dni poza pracą (nadgodziny). Może to pozwolić na nieangażowanie większych zasobów osobowych oraz dotrzymanie terminu realizacji projektu.

Bilansowanie zasobów praktycznie w każdym przypadku związane jest z wydłużeniem harmonogramu, za wyjątkiem sytuacji gdy uwzględnione zostaną zapasy czasu. Bilansowanie zasobów w dalszym horyzoncie czasowym eliminuje zarówno konflikty w harmonogramie jak i przeciążenia z wykorzystaniem zasobów. Efektem ubocznym może być przesunięcie terminu sfinalizowania projektu, co zazwyczaj wiąże się ze wzrostem kosztów (w przypadku, gdy koszty zasobów są naliczane za okresy kalendarzowe np. za wynajęte pomieszczenia i ich wyposażenie lub w przypadku gdy przedsiębiorstwo ustala dodatkowe wynagrodzenie bądź kary uzależnione od daty ukończenia projektu). (K.R. Wysocki 2013, s. 329-332)

Bilansowanie zasobów — artykuły polecane

Oszczędność w projekcie — Optymalizacja czasu zadań (crashing) — Kontrola w projekcie — Szacowanie czasu trwania zadań — Metody kontroli zasobów — Rezerwy w projekcie — Metoda łańcucha krytycznego — Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — Metody kontroli w projekcie — Bufor czasowy

Bibliografia

• Brzozowski M. (2014), Metody zarządzania portfelem projektów, Studia Oeconomica Posnaniensia, nr 11
• Harper-Smith P., Derry S. (2012), Zarządzanie projektami, MT Biznes, Warszawa
• Kardela J. (2016), Zarządzanie portfelowe jako narzędzie alokacji zasobów finansowych i zarządzania produkcją w przedsiębiorstwie wydobywczym, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia, no 4
• Kozioł-Nadolna K. (2012), Planowanie zasobów projektu [w:] Janusz K., Wiśniewska J. (red.), Zarządzenie projektami w organizacji, Difin, Warszawa
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wąsowicz M. (2015), Zarządzanie portfelem projektów jako przejaw dążenia organizacji do doskonałości, Management Forum, vol. 3, no. 4
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Bartosz Grzesiak