Proces magazynowania

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Fazy procesu magazynowania

W ramach procesu magazynowania wyróżniamy cztery fazy

1. Przyjmowanie

Pierwsza faza polega na wpływie towaru do magazynu. Przyjęcie towaru związane jest z zweryfikowaniem stanu faktycznego z dołączonymi do ładunku dokumentami zgodnie z określonymi warunkami dostawy. Odbywa się ono w odpowiednio wydzielonej strefie. Z chwilą potwierdzenia odbioru towaru, magazyn przejmuje za niego odpowiedzialność. Wyróżniamy dwa rodzaje przyjęcia. Przyjęcie wewnętrzne, w ramach przedsiębiorstwa od wewnętrznego dostawcy oraz przyjęcie zewnętrzne - od dostarczyciela zewnętrznego. Podstawowymi działaniami wykonywanymi przez magazyn podczas przyjęcia towaru są:

• Weryfikacja dokumentacji.
• Rozładunek za pomocą dostępnej infrastruktury przeładunkowej (wózki widłowe, paleciaki).
• Przyjęcie towaru i kontrola stanu fizycznego przesyłki.
• Sortowanie towaru, segregowanie go według ustalonej organizacji pracy magazynu.
• Przygotowanie towaru do składowania.
• Przekazanie dostawy do części składowania.

2. Składowanie produktów|Składowanie

Działanie to polega na umieszczeniu towaru na dostępnej powierzchni lub przestrzeni składowej w pewien uporządkowany sposób. Miejsce przechowywania ładunków nazywamy strefą składowania. Proces ten realizuje podstawową funkcję magazynu jaką jest okresowe przechowywanie towarów. W ramach składowania wykonujemy działania takie jak:

• Odbiór zapasów ze strefy przyjęć.
• Rozmieszczenie towarów w strefie składowania z uwzględnieniem takich parametrów jak warunki przechowywania, technologia składowania, wymiary jednostek ładunkowych.
• Składowanie zapasów zgodnie z wymaganiami (np. odpowiednia temperatura).
• Konserwacja zapasów i ich okresowa kontrola.
• Przemieszczanie ładunków do strefy kompletacji lub strefy wydań.

3. Kompletacja

Kompletowanie zamówienia jest operacją podjęcia odpowiedniej ilości towarów z zapasów, w celu zestawienia ich według zamówienia odbiorcy. Odbywa się ono w części magazynu zwanej strefą kompletacji. Z pobranych jednostek z zapasów tworzy się odrębne jednostki ładunkowe, zgodnie z specyfikacją asortymentową i ilościową dla danego odbiorcy. Faza ta w dużej mierze realizowana jest za pomocą czynności manualnych, a także zautomatyzowanych i zmechanizowanych. Czynności logistyczne wykonywane podczas tej fazy obejmują:

• Odbiór ładunków ze strefy składowania.
• Przygotowanie ładunków umożliwiające szybki i bezpośredni dostęp do pobieranych towarów (rozfoliowanie palet).
• Kompletowanie zamówień.
• Nadzór nad wykonanym zadaniem, sprawdzanie jego zgodności z zleceniem.
• Spakowanie ładunków w sposób pozwalający na przewóz towaru bez ryzyka jego uszkodzenia.

4. Wydawanie

Ostatnie ogniwo w fazach procesu magazynowania polegające na wydaniu towaru odbiorcy. Wydawany towar może być jednostkami ładunkowymi powstałymi w procesie kompletacji lub ładunkami wydanymi w takiej formie, w jakiej zostały przyjęte na magazyn. Odbywa się ono w specjalnie wydzielonej strefie i obejmuje następujące czynności:

• Przygotowanie jednostek transportowych, jeżeli nie zostały spakowane w procesie kompletacji.
• Weryfikacja specyfiki wydawanego towaru, zgodnie z dokumentami wydania, a także pod względem kompletności jednostek transportowych oraz odpowiedniego oznakowania.
• Załadunek towaru na środek transportu (uwzględniając rodzaj środka transportu oraz tras).

Metody kompletacji

Na funkcjonowanie procesu magazynowania największy wpływ ma faza kompletacji. Jej efektywna realizacja zależy od cech fizycznych przepakowywanych ładunków (opakowanie, wymiary ładunku). Może być realizowana w strefie składowania lub w wydzielonej strefie kompletacji. Miejsce jej realizacji w dużej mierze zależy od rotacji towaru i poziomu zapasów magazynowych. W przypadku niewielkich zapasów oraz niskiej częstotliwości pobrań, kompletacja realizowana jest w strefie składowania. Gdy towar szybko rotuje część zapasów przenoszona jest do strefy kompletacji, co powala na szybsze złożenie całego zamówienia. Konieczne jest cykliczne uzupełnianie rezerw towarem ze strefy składowania. Dobór towaru może być realizowany zgodnie z zamówieniem lub według asortymentów. Pierwszy z nich polega na przejściu takiej ścieżki kompletacji, która pozwoli na zebranie towaru pokrywającego jedno zamówienie. Drugi, dwustopniowy sposób polega na ustaleniu ścieżki kompletacyjnej, pozwalającej na zbiór towaru z wszystkich realizowanych przez danego pracownika zleceń, a następnie rozdzieleniu ich na poszczególne zamówienia. Dwa powyższe sposoby są realizowane według zasady człowiek do towaru, pracownik przemierza ścieżkę kompletacyjną i pobiera odpowiednią ilość towaru. W przypadku regałów karuzelowych możliwa jest kompletacja według zasady towar do człowieka, pracownik stoi w miejscu, natomiast towar do niego podjeżdża.

Polecenia kompletacji

Towar kompletowany jest w wyniku realizacji ścieżki kompletacji opisanej poprzez listę kompletacyjną, terminal radiowy, technologię świetlną lub głosową oraz etykiety. Lista kompletacyjna jest to spis asortymentu wraz z jego położeniem i ilością do pobrania. Kolejność pobieranych towarów ustalana jest według najkrótszej drogi między kolejnymi miejscami pobrania lub kolejności formowania jednostki ładunkowej (np. towar najcięższy na dole). Realizacja zamówienia za pomocą terminala radiowego polega na pobieraniu towaru zgodnie z dyspozycjami pojawiającymi się na wyświetlaczu skanera. Pracownik potwierdza pobranie towaru poprzez zeskanowanie kodu kreskowego lub adresu lokalizacji. Następnie na terminalu wyświetla się kolejne miejsce załadunku. Technologia świetlna wymaga zamontowania przy każdej lokalizacji lampki sygnalizacyjnej i wyświetlacza. Po pobraniu towaru i zeskanowaniu kodu kreskowego zamówienia, lampka miga w następnej lokalizacji, a wyświetlacz pokazuje liczbę towarów do pobrania. Potwierdzenie odebrania ładunku następuje poprzez naciśnięcie przycisku przy wyświetlaczu. Technologia głosowa pozwala na kompletację zamówienia poprzez wydawanie poleceń przez magazynowy system informatyczny i przetwarzane ich na komunikat głosowy. Pracownik słyszy polecenia w słuchawce, natomiast ich realizację potwierdza słownie za pomocą mikrofonu. Ostatnią opcją wydawania poleceń kompletacyjnych są etykiety. Każda pozycja do pobrania posiada tyle etykiet ile należy podjąć towaru. Następnie na każdej sztuce naklejana jest odpowiednia etykieta, pozwalająca na identyfikację towaru.

Organizacja procesów magazynowania

Właściwa organizacja procesów magazynowania pozwala na optymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej oraz racjonalne ulokowanie zasobów, co sprzyja redukcji do minimum strat towarów w procesie magazynowania. Racjonalnie zagospodarowana powierzchnia pozwala na dostęp do każdego asortymentu oraz swobodną i bezpieczną manipulację urządzeniami transportu pomiędzy regałami. Wzajemny układ stref wpływa na efektywność funkcjonowania magazynu. Wyróżniamy trzy układy technologiczne magazynów: przelotowy, kątowy oraz workowy. Układ przelotowy charakteryzuje się tym, że strefa przyjmowania i wydawania towarów znajduję się po przeciwnych stronach strefy składowania. W przypadku układu kontowego strefa przyjęcia towaru i jego wydania znajdują się przy sąsiadujących ścianach strefy składowania. W układzie workowym (nieprzelotowym), strefy przyjęcia i wydania towaru znajdują się przy tej samej ścianie strefy składowania. W magazynach konieczne jest przyjęcie odpowiednich wymiarów dróg transportowych w celu zapewnienia bezpiecznego i swobodnego manipulowania towarami. Niezwykle ważne jest racjonalne umieszczenie towarów w strefie składowania. Towary o małej rotacji powinny znajdować się na wyższych trawersach w regałach, natomiast towary często wypływające z magazynu na dolnych trawersach, aby zapewnić łatwy i szybki dostęp do zapasów. Umiejscowienie towaru powinno także zależeć od zasad wydawania (FIFO, LIFO lub FEFO). Zasoby powinny być składowane w zasięgu środków transportu, z zapewnieniem swobodnego dostępu oraz w stałym miejscu.

Do planowania rozmieszczenia produktów we współczesnym magazynie używane są klasyczne metody klasyfikacji. Popularność tych metod wiąże się z ich prostotą i łatwością implementacji. Nie są to jednak metody doskonałe. Część teoretyków preferuje metody heurystyczne: algorytmy genetyczne lub sieci neuronowe. Firmy nie są skłonne do wdrażania tych metod, ponieważ powoduje to wiele trudności i komplikacji, używane są natomiast w systemach informatycznych wspierających pracę magazynów. Najpopularniejszymi metodami klasycznymi są:

• Analiza ABC - klasyfikuje produkty ze względu na dane kryterium i dzieli je na trzy grupy, wykorzystywana jest do mierzenia wielkości wydań, wagi i objętości ładunków, a także wartości pobrań.
• Analiza XYZ - uzupełnia analizę ABC o kryterium dokonujące podziału wydzielonych w analizie ABC grup.
• Index COI - metoda dwukryterialna, klasyfikująca produkty ze względu na wielkość produktu (objętość, waga) i popyt (ilość pobrań, średnie zapotrzebowanie). Im niższy współczynnik tym, towar powinien znajdować się bliżej strefy kompletacji.

Metody te opierają się na kilku systemach:

• RS (Random Storage) - dowolne miejsce składowania.
• COLS (Closest Open Location Storage) - najbliższe wolne miejsce składowania.
• DS (Dedicated Storage) - stałe miejsce składowania.
• CS (Class-based Storage) - składowanie w oparciu o klasy.

Nowoczesne metody najczęściej nie dokonują klasyfikacji produktów. Polegają, na sprawdzaniu dopuszczalnych wariantów rozmieszczenia zasobów. Algorytmy genetyczne tworzą nowe rozwiązania w oparciu o aktualne sposoby. Poprzez kombinacje i przemiany obecnych technik, powstają nowe sposoby osiągania pożądanego efektu, które później wykorzystywane są jako technika bazowa do kolejnych przemian. Sztuczne sieci neuronowe mają zastosowanie w przypadkach, gdy algorytm działania trudno jest zdefiniować. Metoda ta pozwala znaleźć zależności pomiędzy danymi wejściowymi, a pożądanym wynikiem.

Uczestnicy procesu

Kierownik magazynu - wykształcenie wyższe ekonomiczne; cechujący się dobrą organizacją pracy, sumiennością, odpowiedzialnością. Osoba odporna na stres i posiadająca wysokie umiejętności interpersonalne oraz zmysł przestrzenny. Kierownik magazynu powinien posiadać doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku przez okres min. roku.

Główny logistyk - wykształcenie wyższe (logistyka); cechujący się odpornością na stres, komunikatywnością, kreatywnością, umiejętnością pracy w zespole, bardzo dobrą obsługa programów biurowych (zwłaszcza arkuszy kalkulacyjnych), komunikatywną znajomością języka angielskiego oraz posiadający min. 2-letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

Sekretarka - osoba z wyższym wykształceniem (preferowane ekonomiczne lub prawnicze), wysoka kultura osobista oraz bardzo dobra znajomość programów księgowych oraz pakietów biurowych. Dobra organizacja pracy, doświadczona w prowadzeniu biura.

Pracownicy fizyczni/magazynierzy - wykształcenie średnie, książeczka sanepidu, obowiązkowość i dokładność, dobra organizacja pracy, dobre warunki fizyczne (praca z ciężkimi towarami), umiejętność obsługi przenośnych urządzeń do znakowania produktów w magazynie.

Kierowcy wózków widłowych - wykształcenie średnie, książeczka sanepidu, obowiązkowość i dokładność, dobra organizacja pracy, uprawnienia do prowadzenia wózków widłowych, umiejętność obsługi przenośnych urządzeń do znakowania produktów w magazynie.

Kierowcy samochodów dostawczych - wykształcenie min. zawodowe, długoletni staż (min 2 lata), doświadczenie w prowadzeniu pojazdów o ładowności pow. 3,5 t, doświadczenie w transporcie międzynarodowym samochodów, posiadający świadectwo kwalifikacji oraz kurs na przewóz rzeczy, prawo jazdy kat. C+E), niekaralni, zaangażowani, punktualni, dyspozycyjni, podstawowa znajomość j. angielskiego, umiejętność korzystania z GPS

Mechanik - wykształcenie techniczne, doświadczenie w pracy z urządzeniami mechanicznymi znajdującymi się na wyposażeniu magazynu - umiejętność szybkiej naprawy oraz konserwacji wózków widłowych, podajników, suwnic, itp.

Bibliografia

• Kisperska-Moroń D., Krzyżaniak S. (red.) (2009), Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań
• Kozłowski R., Sikorski A. (2013), Podstawowe zagadnienia współczesnej logistyki, Wolters Kluwer, Warszawa
• Lorenc A. (2014), Metody klasyfikacji i rozmieszczania produktów w magazynie - przegląd praktycznych rozwiązań, Logistyka, Nr 3
• Lorenc A. (2014), Planowanie rozmieszczania produktów w magazynie - najnowszerozwiązania i trendy rozwojowe, Logistyka, Nr 3
• Pisz I., Sęk T., Zielecki W. (2013), Logistyka w przedsiębiorstwie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Skowronek C., Sarjusz-Wolski Z. (2012), Logistyka w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa

Autor: Grzegorz Lichota, Damian Król, Joanna Świątkowska