Otwarcie negocjacji

Negocjacje rozpoczyna się z reguły wystąpieniami, w których strony prezentują swoje życzenia i interesy. Podstawową rolę odgrywają tu trzy czynniki:

• Taktyki - stanowią część przyjętej strategii, obejmują zespół powiązanych logicznie manewrów, których celem jest uzyskanie celów cząstkowych.
• Umiejętności - konwencjonalne lub niekonwencjonalne, w zależności od sytuacji.
• Zachowania negocjacyjne.

Na podstawie faktów i argumentów strony usiłują dodać powagi i znaczenia swoim stanowiskom. Przewodniczący winien zadbać o to, aby strony wygłosiły swoje oświadczenia bez przerywania przez stronę przeciwną1.

Otwarcie negocjacji: Otwarcie negocjator zaczyna od "rozgrzewki", czyli wstępnej rozmowy (wyrównanie nastroju i zbudowanie zaufania), rozpoczęcie negocjacji - etap ten ukazuje nas w najbardziej korzystnym świetle, zwiększa nasze siły negocjowania. Spotykamy się tutaj z efektem pierwszego wrażenia gdzie:

• 7% stanowi treść rozmowy
• 38% to dźwięk głosu
• 55% to mimika

Dużą rolę odgrywa tu intuicja, prezentacja samego siebie (prezentujemy swoje zalety, wygląd, zachowania, eksponujemy atrakcyjność, zalety, sprzedawania siebie, własną osobę), prezentujemy siebie bądź instytucje w której pracujemy (prezentacja wytworów, usług instytucji, prezentowanie własnego w niej zaangażowania, historii, sukcesów). Ustalamy sposób prowadzenia negocjacji, zakresu, czasu trwania i procedury. Gesty, mimika twarzy, ruchy ciała, spojrzenie ma decydujący wpływ na to jak rozmówca zareaguje na składana ofertę. Zasada 10-30-60 sku­tecznego porozumiewania się, mówi że 10% to, to co mówimy, 30% jak mówimy, a 60% to właśnie mowa ciała. Należy pamiętać, aby to co mówimy było spójne z tym, jak się zachowujemy. 2

Kolejnym zadaniem negocjatora jest eksploracja, czyli przeprowadzenie wywiadu na temat głównych elementów sytuacji:

• Czy przedstawiciele drugiej strony mają wystarczająco dużo władzy, by podejmować decyzje? Jeśli tak, który jest osobą najważniejszą?
• Czy przygotowana została właściwa strategia negocjacyjna? W tej fazie można stosunkowo łatwo przejść od kooperacji do rywalizacji lub do rozmów rzeczowych.
• Czy trafnie zostały przewidziane aspiracje i intencje drugiej strony? Jakich oczekuje ona korzyści? Co chce załatwić, jaką ma listę zakupów?

Bezbłędne przygotowania pomogą nam w osiągnięciu celu.

Kryteria skutecznych negocjacji

Treść negocjacji	Proces negocjacji
Dobra orientacja, o co toczy się gra.	Wysokie oczekiwania.
Jasna wizja celów.	Dobra znajomość drugiej strony i jej zaplecza, priorytetów, planu działania.
Ustalone priorytety.	Opanowanie kluczowych umiejętności negocjacyjnych.
Gotowy plan negocjacji i gotowość do jego elastycznej zmiany.	Umiejętność pracy w warunkach stresu.
Gotowość do wsparcia najważniejszych argumentów dowodami.	Stanowczość i pewność siebie.

Rola empatii w negocjacjach

Empatia to umiejętność wczuwania się w sytuację drugiej osoby oraz rozumienia jej uczuć i potrzeb. W negocjacjach jest niezwykle istotna, ponieważ umożliwia nawiązanie głębszego i bardziej efektywnego kontaktu między stronami. Dzięki empatii negocjator potrafi zrozumieć perspektywę drugiej strony, co ułatwia znalezienie rozwiązań, które uwzględniają interesy obu stron.

Wykazywanie empatii w negocjacjach przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, buduje zaufanie między stronami, co sprzyja atmosferze współpracy i otwartej komunikacji. Po drugie, umożliwia lepsze zrozumienie potrzeb, oczekiwań i motywacji drugiej strony, co prowadzi do lepszych rezultatów negocjacji. Ponadto, empatia pozwala na skuteczne rozwiązywanie konfliktów i znalezienie win-win solutions, które satysfakcjonują obie strony.

Istnieje wiele technik wykazywania empatii w negocjacjach. Jedną z nich jest aktywne słuchanie, czyli skupienie się na drugiej osobie, zadawanie pytań i potwierdzanie zrozumienia. Kolejną techniką jest odzwierciedlanie emocji i odczuć drugiej strony, co daje jej poczucie zrozumienia i akceptacji. Ważnym elementem jest także wyrażanie uznania dla perspektywy drugiej osoby oraz szukanie wspólnych punktów, na których można się porozumieć.

Empatia odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania między stronami negocjacji. Wykazywanie zrozumienia i szacunku dla drugiej osoby sprawia, że czuje się ona bardziej komfortowo i otwarcie komunikuje swoje potrzeby i oczekiwania. Dzięki temu możliwe jest znalezienie rozwiązań, które uwzględniają interesy obu stron i prowadzą do satysfakcjonującego porozumienia. Zaufanie jest fundamentem udanych negocjacji, dlatego empatia jest niezwykle ważna w budowaniu pozytywnej relacji między stronami.

Wykazywanie empatii w negocjacjach może być trudne z różnych powodów. Jednym z wyzwań jest utrzymanie równowagi między empatią a stanowczością. Negocjator musi być w stanie zrozumieć drugą stronę, ale jednocześnie bronić swoich interesów. Innym wyzwaniem jest kontrola emocji i unikanie personalizowania konfliktów. Warto pamiętać, że empatia nie oznacza zgody na wszystko, ale daje możliwość zrozumienia perspektywy drugiej strony. Aby przezwyciężyć te wyzwania, negocjator powinien koncentrować się na wspólnych interesach, szukać kreatywnych rozwiązań i używać skutecznych technik komunikacyjnych.

Otwarcie negocjacji — artykuły polecane

Fazy negocjacji — Planowanie negocjacji — Kształtowanie zespołu — Umiejętności sprawnego negocjatora — Testowanie partnera negocjacyjnego — Melancholik — Strategia koalicji (negocjacje) — Techniki negocjacyjne — Cechy sprawnego negocjatora

Bibliografia

• Branowski M. (2003), Symulacja interkulturowych negocjacji handlowych, Prace Naukowe Instytutu Organizacji i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej. Studia i Materiały, nr 74(15)
• Donaldson M., Donaldson M. (1999), Negocjacje, Wydawnictwo RM, Warszawa
• Lunden B., Rosell L. (2006), Techniki negocjacji - jak odnieść sukces w negocjacjach, BL Info, Gdańsk
• Mastenbroek W. (2000), Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Rządca R., Wujec P. (1998), Negocjacje, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Zbiegień-Maciąg L. (2003), Taktyka i techniki negocjacyjne, Wydawnictwo AGH, Kraków

Autor: Magdalena Buczak