Proces sprzedaży

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

3 cele istnienia procesu:

- planowanie sprzedaży wyrobów gotowych przedsiębiorstwa,

- kontrola zaplanowanej sprzedaży przed przedsiębiorstwo,

- sporządzanie i ukazywanie prognozy trendów sprzedaży.

3 udoskonalenia wg S.M.A.R.T:

- wyodrębnienie 4 oddziałów na terenie Polski (płd-wsch, płd-zach, płn-zach, płn-wsch), czas przeznaczony na stworzenie jednostek to 1 rok, celem jest stworzenie zdrowej rywalizacji wewnątrz przedsiębiorstwa,

- stworzenie w ciągu 2 lat centrum odpowiedzialności za przychody; wprowadzony controlling zapewni większy nadzór nad generowaniem przychodów,

- zaimplementowanie systemu informatycznego automatycznie wykonującego powtarzające się części raportów według ustalonego schematu za pół roku.

Charakterystyka procesu

Proces "Planowania i kontroli sprzedaży" jak sama nazwa wskazuje, zajmuje się planowaniem i kontrolą sprzedaży. W tym procesie biorą udział 3 stanowiska tj, Młodszy Kontroler Sprzedaży, Kontroler Sprzedaży i Kierownik Sprzedaży.

Proces ma za cel zbierać dane z procesu sprzedaży, produkcji i marketingu. Po przeanalizowaniu tych informacji zadaniem jest przygotowanie budżetu sprzedaży i kontrolowaniu jego wykonania. W międzyczasie są sporządzane i prowadzone statystyki.

Następnie po opracowaniu wszystkie te dane są przekazywane w postaci raportu Zarządowi.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

• Młodszy Kontroler Sprzedaży
• Kontroler Sprzedaży
• Kierownik Sprzedaży.

2. Zasoby materialne

Proces ten dysponuje takimi zasobami jak:- Po jednym komputerze na Kontrolera sprzedaży i Młodszego kontrolerasprzedaży (nie słabszymi niż: Pentium 4 2 GHz, 2GB RAM DDR2, GeForce2600; monitor o przekątnej nie mniejszej niż 17") - Notebook dla Kierownika sprzedaży (nie słabszy niż: Intel Core 2 duo1,9 GHz, 4 GB RAM, 3h na baterii, BT, Wi-Fi, monitor 15") - Stacja dokująca z twardym dyskiem (synchronizującym się z notebookiem Kierownika i automatycznie robiącym kopie zapasowe danych) - Wszystkie komputery działają na systemie Windows XP SP2, orazposiadają MS Office 2007. - Drukarka laserowa kolorowa w pokoju Kierownika sprzedaży - Drukarka laserowa monochromatyczna w każdym pokoju (oprócz pokoju Kierownika) - Kserokopiarka - Podstawowe wyposażenie biura (notatniki, długopisy, ołówki, gumki, spinacze, zszywacze, nożyczki, itd.) po jednym pełnym komplecie na pracownika - Biurko wraz z krzesłem i podnóżkiem (o ergonomicznych kształtach i dające się dopasować do cech fizycznych pracownika) po jednym komplecie na pracownika - Telefon z faksem (po jednym na pokój) - Szafa na dane archiwalne (przechowywane zarówno w segregatorach - starsze, oraz na płytachCD-R Black - świeższe)

3. Zasoby informacyjneUwzględnić m.in.: procedury, instrukcje, formularze, inne dokumenty niezbędne do wykonania procesu

• dane z procesu produkcji,
• dane mikro i makroekonomiczne z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen, itp.,
• dane historyczne sprzedaży,
• dane z bieżącej sprzedaży,
• kontrola wielkości zamówienia,
• harmonogram produkcji,
• wielkość zapasów,
• wielkość zamówienia,
• prognozowane dane sprzedaży na podstawie badań rynkowych,
• przepisy prawne

4. Narzędzia, metody i techniki

• system bazodanowy
• budżet.
• raporty z systemu zarządzania (program komputerowy)

6. Opis procesu

Młodszy kontroler sprzedaży:

-zbiera dane z procesu produkcji tj. możliwości produkcyjne, średnia produkcja okresowa, czy brak przestojów poprzez odczytywania danych z raportów produkcji i uzupełnia je na drodze rozmowy - co tydzień

-następnie aktualizuje dane historyczne zgłoszone przez dział sprzedaży, które są spowodowane np. poprzez korekty lub powstałe błędy - na bieżąco.

-kolejnym etapem jest zbieranie danych bieżących z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen - co tydzień.

-ponadto zbiera dane mikro i makroekonomiczne z działu marketingu tj. wysokość popytu lokalnego i globalnego, poziom inflacji, wysokość i wahania podaży, wysokość PKB i inne i ewentualnie uzupełnianie je literaturą prenumerowaną przez przedsiębiorstwo - co 2 tygodnie.

-również z powyższego działu pobiera dane tj. badania rynku - co 2 tygodnie.

Wszystkie powyższe dane umieszczenia w systemie bazodanowym, z którego korzysta Kontroler Sprzedaży

Kontroler Sprzedaży korzystając z systemu bazodanowego na bieżąco aktualizowanego przez MKS wykonuje 2 główne zadania, tj:

1) Analizuje odchylenia sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym. Następnie opracowuje raport zawierający analizę przyczynowo-skutkową, wystąpienie znaczących odchyleń oraz propozycję działań w celu uniknięcia ich w przyszłości, który przekazuje kierownikowi sprzedaży a także opracowuje dane do przygotowania następnego budżetu, który ma za zadanie sporządzić. Zadanie wykonuje miesięcznie.

2) Opracowuje następny budżet - co miesiąc, czerpiąc informacje z raportów MKS oraz z wykonywania poniższych zadań:

-analizowanie zmian wielkości zapasów - co tydzień.

-analizowanie wielkości zamówienia - co tydzień.

-analizowanie danych z procesu produkcji - co tydzień.

-analizowanie danych historycznych sprzedaży - co tydzień.

-analizowanie danych bieżących z działu sprzedaży - co tydzień.

-analizowanie danych mikro i makroekonomiczne - co 2 tygodnie.

-analizowanie danych z marketingu (np. badania rynku) - co 2 tygodnie.

Sporządzony budżet przekazuje Kierownikowi sprzedaży.

Pobocznym zadaniem Kontrolera Sprzedaży jest sporządzenie i prowadzenie statystyki czyli procentowe zmiany poprzednich danych i ich interpretacja. Dane na ten temat czerpie z systemu bazodanowego, który automatycznie aktualizuje potrzebne wskaźniki, po krótkim opisaniu i skomentowaniu przekaże w postaci raportu Kierownikowi Sprzedaży - co miesiąc.

Kierownik Sprzedaży rozlicza Kontrolera Sprzedaży z planowanej sprzedaży. Korzysta on z poniższych raportów:

- odchyleń sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym;

- budżetu.

Następnie przekazuje wnioski do zarządu o ewentualne nagrody i kary dla pracowników procesu planowania i kontrola sprzedaży - co kwartał.

Kierownik Sprzedaży:

i) dowiaduje się o poczynaniach konkurencji poprzez zakup danych tj. działania marketingowe, wahania ceny i wedle potrzeb z wywiadu gospodarczego oraz z publicznych raportów, doniesień prasowych.

ii) obserwuje zmiany prawne, np. odnośnie ceł. Dane pobiera z biuletynów wydawanych przez odpowiednie władze oraz odpowiednich szkoleń, w których bierze udział.

Efektem obu tych prac jest korygowanie i dostosowywanie sposobu zarządzania na poziomie 1-3 lat. W ramach potrzeb, dane będą przekazywane podwładnym. Zadanie wykonuje w czasie spływania potrzebnych danych.

iii) sporządza prognozę wielkości sprzedaży na okres 1-3 lat. Dane pobiera z raportów oraz doświadczenia nabytego w czasie pełnienia danego stanowiska pracy. Raport z owego procesu jest przekazywany zarządowi a w postaci ustnej podwładnym w celu motywowania i ukazania celów, wizji i misji przedsiębiorstwa. Zadanie wykonuje kwartalnie.

iv) sporządza miesięczny raport dla zarządu oraz działu sprzedaży z działalności podległemu mu procesowi.

Wyjścia (dane wyjściowe)

• budżet sprzedaży,
• odchylenia od budżetu,
• statystyki analizowanego procesu,
• prognozy na okres 1-3 lat,
• raport: "Przyczynowo-skutkowa analiza odchyleń sprzedaży między budżetem a stanem faktycznym"
• raport dla Zarządu

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Nr	Uprawnienia	Odpowiedzialność
Młodszy kontroler sprzedaży	1	Dostęp do raportów działu produkcji Komunikacja z działem produkcji Wprowadzanie zmian w systemie	Terminowość - co tydzień Poprawność wprowadzanych danych
	2	Wprowadzanie zmian w systemie	Rzetelność wprowadzanych zmian Terminowość - na bieżąco
	3	Dostęp do raportów działu sprzedaży Komunikacja z działem sprzedaży Wprowadzanie zmian w systemie	Terminowość - dwa razy w tygodniu Poprawność wprowadzanych danych
	4,5	Dostęp do raportów działu marketingu Komunikacja z działem marketingu Wprowadzanie zmian w systemie Dostęp do literatury fachowej	Terminowość - co dwa tygodnie Poprawność wprowadzanych danych
Kontroler sprzedaży	6	Dostęp do raportów działu marketingu Dane działu księgowości	Przeprowadzenie poprawnie analizy przyczynowo-skutkowej Logiczność, czytelność, syntetykę raportu Terminowość - co miesiąc
	7	Dostęp do systemu Kontakty z innymi działami	Terminowość - co tydzień Właściwa interpretacja analiz Natychmiastowe informowanie o istotnych zmianach
	8	Dostęp do systemu	Przedstawienie wszystkich wskaźników oraz interpretacja tych, w których zaszły najistotniejsze zmiany, przekazanie raportu kierownikowi
	9	Dostęp do systemu	Aktualizacje budżetu co miesiąc, Ujęcie wszystkich potrzebnych analiz, 80% skuteczność budżetu, przekazanie budżetu kierownikowi
Kierownik sprzedaży	10	Dostęp do planowanego budżetu, do odchyleń budżetowych oraz danych z marketingu i księgowości	Udzielanie propozycji dla zarządu o nagrody i kary dla członków danego procesu - miesięcznie
	11	Zakup wymaganych informacji	Gospodarność
	12	Zamawiania prenumeraty	Poprawność
	13	Dostęp do systemu, komunikacja z członkami procesu	Comiesięczny raport dla zarządu zawierający wyniki i postępy.

Diagram procesu

Diagram Hijmansa

Uczestnicy Zadania	Młodszy kontroler sprzedaży	Kontroler sprzedaży	Kierownik sprzedaży	Członko-wie Zarządu	Kierow-nik dz. produkcji	Kierownik dz. sprzedaży	Kierownik dz. mar­ketingu	Otoczenie zewnętrzne
Zbiera dane z produkcji	W	K			I
Akt. dane hist.	W	K			I
Zbiera dane ze sprzedaży	W	K	No			I
Pozyskuje dane mikro i makro	W	K					I
Pobiera badania rynku	W	K					I
Analizuje odchyl.	I	W	N	Z
Oprac. budżet	I	W	K	Z
Sporz. statystyki	I	W	N
Rozlicza KS z pracy		I	W	Z
Obserwuje poczynan. Konkurencji			W	N			O	I
Obserwuje zmiany prawne			W	O			O	I
Prognozuje sprzedaż		I	W	Z		O
Sporządza miesięczny raport	I	I	W	Z

Autor: Krzysztof Benedyk, Jacek Piwowarczyk