Plan kontroli zmian w projekcie

Plan kontroli zmian w projekcie
Polecane artykuły
Zarządzanie zmianą w projekcie Plan zarządzania interesariuszami Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 Technika MoSCoW Plan projektu Procesy inicjacji wg PMBOK Macierz reagowania na ryzyko DMAIC Rejestr interesariuszy

W trakcie realizacji projektu pojawiają się sytuacje, w których potrzebna jest modyfikacja elementu całości. Zmiana jest jedyną stałą w projekcie.

Istnieją trzy źródła zmian w projektach:

• otoczenie projektu
• kierownik projektu
• sponsor

Kontrola zmian to wewnętrzna procedura, którą można wykorzystać w przedsiębiorstwie, żeby uniknąć wprowadzenia przez kogokolwiek nieuzasadnionych zmian w projekcie. Każdy kto zgłasza zmiany, modyfikacje do projektu musi odpowiednio uzasadnić ich wprowadzenie i przydatność w projekcie.

Powody zmian Wedlug F.L Harrisona istnieje 5 rodzajów zmian wprowadzanych podczas realizacji projektu:

1. Na wczesnym etapie projektu: zmiany dotyczące zakresu projektu i jego specyfikacji.
2. Na etapie projektowania: zmiany korygujące potrzeby, błędy, przeoczenia, niewiadome. Wszelkie zmiany zaproponowane przez klienta dotyczące pierwotnego zakresu projektu powinny zostać zanegowane.
3. Zmiany podyktowane regulacjami rządowymi, umowami pracowniczymi, społecznością lub pochodzące z otoczenia projektu. Ten rodzaj zmian wymaga modyfikacji planu według narzuconych wymogów (np. ze względu na bezpieczeństwo i higienę pracy, środowisko).
4. Zmiany, dzięki którym może nastąpić zwiększenie stopy zwrotu z inwestycji. Decyzję o wprowadzeniu tego typu zmian podejmują menadżerowie wyższego szczebla.
5. Zmiany, które wpłyną na udoskonalenie wymagań wyjściowych. Przy wdrażaniu tego rodzaju zmian należy zwrócić uwagę na przestrzeganie zakresu projektu i jego wymogów.

TL;DR

Artykuł omawia kontrolę zmian w projektach. Zmiany mogą wynikać z otoczenia projektu, kierownika projektu lub sponsora. Istnieje system kontroli zmian, który ma na celu uniknięcie nieuzasadnionych zmian w projekcie. System ten obejmuje formalne procedury zgłaszania i analizy zmian. Plan kontroli zmian projektu minimalizuje wzrost zakresu projektu i pozwala ocenić zmiany. Procedura kontroli zmian obejmuje analizę, ocenę i akceptację lub odrzucenie zmian. Propozycje zmian są składane za pomocą wniosków, które są dokładnie analizowane pod kątem wpływu na projekt. Realizacja planu kontroli zmian polega na przedstawieniu sugestii zmian osobom decyzyjnym i poinformowaniu pracowników o wprowadzonych zmianach.

System kontroli zmian

W wielu firmach stosuje się tzw. System kontroli zmian. System kontroli zmian jest wprowadzany na wczesnych etapach projektu, aby zapewnić mierzalność konsekwencji zmian. Kontrola zmian jest częścią szerszego procesu kontrolowania i wdrażania zmian do projektu. Po zatwierdzeniu elementu projektu (np. budżetu, dokumentu dotyczącego zakresu projektu) nazywa się go referencyjnym. Następne modyfikacje są określane mianem referencja druga, trzecia. System kontroli zmian ma na celu ograniczenie ilości zmian wprowadzanych na etapie projektowania.

System ten tworzą sformalizowane schematy zgłaszania zmian do projektu. Ustala on również założenia dotyczące tego czy modyfikacja zostanie odrzucona lub zatwierdzona. W analizie zaproponowanych zmian biorą udział specjalne komisje takie jak Komisja Kontroli Zmian, która określa czy warto zaproponowaną modyfikację wprowadzić. Organ ten pomaga uniknąć wielu problemów przy realizacji projektu kontrolując wszystkie zmiany i oceniając ich wartość dla końcowego efektu projektu.

Kontrola zmian w projekcie powinna mieć charakter uporządkowany i sformalizowany. Dlatego w celu nadzorowania zmian w projekcie tworzy się specjalne formularze przedstawiające wnioski o wprowadzenie zmian. Każdy zgłaszający musi dokładnie wytłumaczyć jaki jest sens wdrożenia jego pomysłu w projekcie. Należy szczegółowo opisać propozycje zmiany i wyjaśnić jej użyteczność.

Plan kontroli zmian

Plan kontroli zmian projektu ma na celu minimalizację wzrostu zakresu projektu i pozwala na ocenę zmian w projekcie. Prezentuje w jaki sposób ocenić zmiany oraz zaprezentować je innym uczestnikom projektu oraz wskazuje osobę wyrażającą zgodę na dokonanie zmian. Propozycje zmian mogą być składane przez członków zespołu, menedżera projektu, sponsora lub pozostałych uczestników. Najczęściej stosuje się formę pisemną zmian.

Wniosek o wprowadzenie zmian może zawierać:

• zgłoszony przez,
• nr telefonu,
• data złożenia,
• streszczenie proponowanej zmiany,
• cel zmiany,
• rekomendacje.
• nazwa projektu,
• numer projektu,
• nazwisko menedżera projektu,
• proponowana data wprowadzenia zmiany,
• wpływ zmiany na zakres i koszty,
• wpływ zmiany na czas i koszt,
• wpływ zmiany na zasoby i jakość,
• pole akceptacji lub odrzucenia zmiany,
• miejsce na podpisy i datę.

Przykładowy formularz wniosku o zmianę:

Rys. 1 Formularz wniosku o zmianę

Źródło: Mingus N., (2002). Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice

Procedura kontroli zmian zapewnia:

• dokumentację zmian i ich wpływu,
• formalną analizę zmian,
• ocenę oraz akceptację lub odrzucenie zmian.

System ten obejmuje zarówno możliwe jak i rzeczywiste zmiany.

W przypadku gdy wnioskowane są zmiany w dużych projektach, zazwyczaj istnieją oficjalne procedury ustalające sposób zgłaszania i inicjacji zmian w projekcie (ang. change request). Jednak sama procedura rozważenia wniosku (bez względu na jego formalność lub jej brak) powinna składać się z następujących etapów:

1. Po złożeniu wniosku kierownicy projektu badają, czy modyfikacja jest potrzebna i konieczna.
2. Każda firma powinna mieć ustaloną procedurę kontroli zmian, która ułatwi rozpatrzenie zgłoszonej modyfikacji na tle wszystkich aspektów projektu.
3. Każdy wniosek zostaje starannie przeanalizowany. Aby ustalić jaki wpływ na projekt będzie mieć modyfikacja eksperci mogą korzystać z laboratoriów i różnego rodzaju scenariuszy wydarzeń.
4. Wniosek zostaje oceniony biorąc pod uwagę wszystkie kryteria, które musi spełnić zaproponowana zmiana w razie jej przyjęcia do projektu. Bardzo ważnym czynnikiem wprowadzenia zmian jest ich wpływ na terminowość, koszty, zakres i jakość projektu.
5. Gdy propozycja nie spełnia wszystkich wymaganych parametrów Komisja Kontroli Zmian podejmuje decyzje dotyczącą jej realizacji w projekcie.
6. Gdy zmiana zostaje wprowadzona do projektu należy włączyć ją do harmonogramu prac.
7. Odrzucane modyfikacje nie są wprowadzane, gdyż często kwalifikują się jako oddzielny, nowy projekt.

Sama realizacja planu kontroli zmian to zbiór sugestii zmian i ich przedstawienie osobom decyzyjnym w kwestii wdrożenia lub odrzucenia zmian. Pracownicy powinni zostać poinformowani o podjętej decyzji i ewentualnym wprowadzeniu zmian i jej efektów.

Bibliografia

• Harrison F., Lock D. (2016). Advanced Project Management: Managing Project Changes, Routledge, New York
• Harrison F.L. (1981). Advanced Project Management, Gower, Hants
• Kapusta M. (2013). Zarządzanie projektami krok po kroku, Edgard, Warszawa
• Mingus N., (2002). Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice s. 70-71
• Nicholas J., Steyn H. (2015). Zarządzanie projektami zastosowania w biznesie, inżynierii i nowoczesnych technologiach, Wolters Kluwer SA, Warszawa
• Philips J. (2005). Zarządzanie projektami IT, Helion
• Portny S. (2013). Zarządzanie projektami dla bystrzaków, Helion, Gliwice
• Szmit M., Pietras P. (2003) Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki: Podejmowanie działań zapobiegawczych, Interdruk, Łódź

Autor: Anna Madej, Anna Lech