Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia systemu informatycznego

Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia systemu informatycznego
Polecane artykuły
Metodyka badania potrzeb informacyjnych Cykl życia systemu informatycznego Controlling personalny w zarządzaniu jakością System informacyjny negocjacji ISO 9004 Strategia personalna Plan projektu Controlling personalny Procesowe podejście do controllingu

Jako kluczowe czynniki sukcesu realizacji projektów informatycznych w USA wymienia się:

• zaangażowanie użytkownika końcowego,
• poparcie kierownictwa,
• jasne wymagania dotyczące całości projektu,
• prawidłowe planowanie,
• realistyczne oczekiwania,
• krótkie okresy między punktami węzłowymi,
• kompetentny personel,
• identyfikowanie się z projektem,
• jasna misja i wizja i cel projektu,
• ciężko pracujący zespół, oddany personel.

TL;DR

Kluczowe czynniki sukcesu w realizacji projektów informatycznych w USA to zaangażowanie użytkownika, poparcie kierownictwa, jasne wymagania, planowanie, realistyczne oczekiwania, krótkie okresy między punktami węzłowymi, kompetentny personel, identyfikowanie się z projektem, jasna misja i wizja, praca zespołowa. Rola użytkownika polega na współpracy z analitykiem systemu i ocenie systemu. Efektywność wykorzystania systemów informatycznych zależy od jakości przywództwa, logiki procesów zarządczych, włączenia kierownictwa operacyjnego i roli naczelnego kierownictwa. Włączanie kadr kierowniczych w projektowanie i wdrażanie systemu jest istotne dla sukcesu projektu.

Rola użytkowników dla sukcesu przedsięwzięć informatycznych

Należy odróżnić sam proces uczestniczenia użytkownika w tworzeniu SIM od dokonywania przez niego oceny tego systemu. Włączenie użytkownika polega na jego ścisłym współdziałaniu z analitykiem systemu (projektantem). W ten sposób użytkownik korzysta z ocen. Sama ocena jednak, bez jego udziału, jest w praktyce bezużyteczna. Ten szeroki zakres uczestnictwa użytkownika oraz projektanta warunkuje stworzenie systemu celowego, tzn. ukierunkowanego zarówno na ustalenie celów, jak i środków do jego budowy. Można uznać, że użytkownik jest włączony w budowę systemu jeśli jego działanie, polegające na wprowadzeniu do systemu pytania za pomocą komputera, wzbogaca jego możliwości oraz jeśli jego własne potrzeby informacyjne są zaspokojone przez raporty generowane przez SIM. Jednocześnie, dla użytkownika jakość funkcjonowania systemu dotyczy zwłaszcza tego, czy otrzymywane z systemu informacje są terminowe, łatwe do zrozumienia, pouczające, istotne, trafne, jednoznaczne, właściwie zredagowane, wymagające zmian (korekt) itp.

Uwarunkowania efektywności wykorzystania systemów informatycznych

W związku z tym już we wczesnej fazie rozwoju SIM (połowa lat sześćdziesiątych) podkreślono konieczność zbadania następujących uwarunkowań wpływających na efektywność wykorzystania SIM przez użytkowników, a mianowicie:

1. Jakość przywództwa. Wynikiem analizy w tym zakresie są odpowiedzi na takie pytania, jak:
   • czy naczelne kierownictwo poświęca odpowiednią ilość czasu na pracę z systemem komputerowym w proporcji do kosztów i możliwości danego systemu?
   • czy naczelne kierownictwo analizuje plany rozwoju systemu komputerowego oraz czy nadąża za możliwościami, które on stwarza dla zarządzania?
   • ile szczebli zarządzania dzieli naczelne kierownictwo od kierownictwa nadzorującego przetwarzanie danych (maksimum dwa)?
   • czy kierownictwo działów przetwarzania danych jest włączone w obszar kompetencji komórek finansowo-księgowych? (jeśli tak, to jest to objaw prawidłowy).
   • czy użytkownicy rozumieją, w jaki sposób system zmodyfikuje ich środowisko pracy i codzienne procedury?
   • czy znaczące zmiany w formalnej strukturze organizacyjnej stanowią warunek zastosowania systemu lub uzyskania korzyści?
2. Logika procesów zarządczych. Pytania w tym zakresie są następujące:
   • czy zastosowanie technologii komputerowej w zarządzaniu było poprzedzone szczegółową analizą przebiegu procesów organizacyjnych?
   • czy są tworzone projekty planów rozwoju komputeryzacji i czy sporządza się w tym zakresie okresowe raporty?
   • czy plany i sterowanie rozwojem komputeryzacji są równie efektywne, jak podobne działania w innych obszarach?
3. Zakres włączenia kierownictwa szczebla operacyjnego. Analizując ten obszar odpowiedzieć należy na następujące pytania:
   • czy kierownicy tego szczebla uczestniczą w projektowaniu i planowaniu technologii komputerowej ?
   • czy odgrywają oni właściwą rolę w planowaniu rozwoju technologii komputerowej?
   • czy są oni odpowiedzialni za postęp i rozwój tej technologu w firmie?
   • czy użytkownicy rozumieją konieczność szkolenia, nieodzownego w przypadku nowoczesnych systemów informatycznych?
4. Rola naczelnego kierownictwa. Występują tu następujące zagadnienia:
   • jaką rolę odgrywa kierownictwo we wspieraniu postępu i ocenie wyników systemu informatycznego?
   • czy uczestniczy ono w decydowaniu o zakupach sprzętu informatycznego oraz w ocenie fachowych kwalifikacji podstawowego personelu informatycznego firmy?

Jeśli przy tym uwzględnimy współpracę z informatykiem (analitykiem systemów informatycznych) przy ustalaniu informacyjnej struktury systemu; podstawowa rola kierownictwa instytucji w pracach nad tym systemem staje się oczywista i stanowi niezbędny warunek jego powodzenia. Dochodzimy tu do niezmiernie istotnej kwestii metodyki projektowania SIM. W tej dziedzinie, bowiem włączanie się kadr kierowniczych w proces projektowania i wdrażania jest wyjątkowo istotne i potrzebne dla sprawnego zrealizowania przedsięwzięcia.

Bibliografia

• Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005

Autor: Krzysztof Woźniak