Zarządzanie zasobami ludzkimi wg PMBOK

Zarządzanie zasobami ludzkimi to zbiór procesów mających za zadanie organizować i prowadzić zespół projektowy. Celem zespołu jest wykonanie powierzonych im zadań, które w efekcie mają doprowadzić do zakończenia projektu sukcesem. Członkowie zespołu mogą posiadać zróżnicowany zestaw umiejętności, wiedzy i doświadczenia. Mogą być w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin oraz mogą być dodawani lub usuwani w trakcie realizacji projektu. Pomimo zdefiniowanych ról i zakresu odpowiedzialności, członkowie zespołu powinni być zaangażowani w proces planowania projektu i podejmowania decyzji. Ich uczestnictwo dostarcza dodatkowej wiedzy eksperckiej do procesu oraz wzmacnia zaangażowanie w projekt.

Proces zarządzania zasobami ludzkimi według PMBOK (Project Management Body of Knowledge) składa się z następujących elementów:

1. Planowanie Zarządzania Zasobami Ludzkimi - polega na identyfikacji i dokumentacji ról, odpowiedzialności, umiejętności potrzebnych do stworzenia zespołu projektowego.
2. Pozyskiwanie Zespołu Projektowego - polega na potwierdzeniu dostępności oraz pozyskiwaniu potrzebnych zasobów do utworzenia zespołu.
3. Rozwój Zespołu Projektowego - polega na podwyższaniu kompetencji, budowaniu relacji i odpowiedniego środowiska pracy wewnątrz zespołu projektowego.
4. Zarządzanie Zespołem Projektowym - polega na śledzeniu skuteczności zespołu, wymianie informacji, rozwiązywaniu problemów i optymalizacji wydajności.

TL;DR

Zarządzanie zasobami ludzkimi w projektach polega na organizowaniu i prowadzeniu zespołu w celu osiągnięcia sukcesu projektu. Proces ten składa się z planowania, pozyskiwania, rozwoju i zarządzania zespołem. W planowaniu identyfikuje się role i umiejętności potrzebne do stworzenia zespołu. W pozyskiwaniu rekrutuje się odpowiednich członków zespołu. W rozwoju rozwija się umiejętności i buduje relacje w zespole. W zarządzaniu śledzi się skuteczność zespołu i rozwiązuje problemy. Narzędzia i techniki obejmują hierarchiczne schematy organizacyjne, ocenę ekspercką, negocjacje i szkolenia. Kluczowe korzyści to lepsza struktura zespołu, wyższa wydajność i silniejsze relacje.

Planowanie Zarządzania Zasobami Ludzkimi

Jest to proces polegający na identyfikacji a następnie udokumentowaniu ról w projekcie oraz ich zakresów odpowiedzialności i potrzebnych umiejętności. Kluczową korzyścią tych działań jest wczesne zaplanowanie i zainicjowanie struktury zespołowej, zbudowanie planu zarządzania w tym ilości potrzebnych zasobów oraz czasu na jak długo będą one potrzebne. Narzędzia i techniki:

• Hierarchiczne schematy organizacyjne - Tradycyjny schemat struktury organizacyjnej i projektowej przedstawiający pozycje i relacje pomiędzy pracownikami w sposób graficzny.
• Macierz odpowiedzialności - Przypisanie osoby, roli i zakresu odpowiedzialności. Wstępne dopasowanie wymagań projektowych do ról.
• Sieci powiązań - Identyfikacja formalnej i nieformalnej sieci powiązań w organizacji oraz pomiędzy członkami zespołu projektowego.
• Ocena ekspercka - zasięgnięcie opinii eksperta w ramach zestawu niezbędnych umiejętności przypisanych do danej roli, struktury organizacyjnej i sieci powiązań, wymagań projektowych, itp.

Pozyskiwanie Zespołu Projektowego

Jest to proces polegający na pozyskaniu niezbędnych zasobów ludzkich w celu zbudowania zespołu projektowego. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi i technik w tym procesie, budowany jest udany, dobrze zorganizowany i wyważony zespół projektowy.

Narzędzia i techniki:

• Wstępny dobór zespołu - Analiza zasobów dostępnych w organizacji i na rynku pracy. Wybór odpowiednich kandydatów na rozmowy rekrutacyjne.
• Negocjacje - Przedstawienie warunków projektu dla interesariuszy wewnątrz organizacji, jak i rozmowy z kandydatami na określone stanowiska.
• Zatrudnienie konsultanta - w przypadku zapotrzebowania na niestandardowy pakiet umiejętności lub wiedzy eksperckiej, możliwość zatrudnienia konsultanta z firmy zewnętrznej.
• Budowa zespołów wirtualnych - możliwość pozyskania członków zespołu rozlokowanych po całym świecie. Możliwość pracy zdalnej przy użyciu szeroko dostępnych narzędzi telekonferencyjnych.

Rozwój Zespołu Projektowego

Na tym etapie nacisk kładziony jest na rozwój kompetencji członków zespołu ukierunkowany na ukończenie projektu. Budowane są relacje pomiędzy osobami i kształtowane jest środowisko pracy w celu uzyskania jak najwyższej wydajności. Korzyści płynące z tego etapu to silnie zmotywowany zespół, wysoki poziom umiejętności, uformowany zespół gotowy do pracy.

Narzędzia i techniki:

• Rozwój umiejętności interpersonalnych - Szkolenia rozwijające umiejętności komunikacyjne, inteligencję emocjonalną, negocjacje, rozwiązywanie konfliktów.
• Treningi i szkolenia - Formalnie lub nieformalnie zorganizowane szkolenia mające na celu podniesienie kompetencji członków zespołu projektowego.
• Integracja - Inicjowanie aktywności budujących relacje wewnątrz zespołu. Jest to jeden z kluczowych warunków sukcesu zespołu projektowego.
• Ustalenie zasad - Utworzenie podstawowych zasad współpracy, zaakceptowanych przez wszystkich członków zespołu.
• Nagradzanie - Wprowadzenie systemu rozpoznawania i nagradzania pożądanych zachowań.

Zarządzanie Zespołem Projektowym

Jest to ostatni element procesu, który skupia się na śledzeniu wskaźników, efektywności i wydajności zespołu. Istotną częścią jest dostarczanie informacji zwrotnych w tym konstruktywnej krytyki czy pochwał dotyczących pracy wykonywanej przez członków zespołu. Na tym etapie rozwiązywane są wszystkie problemy i nieporozumienia czy konflikty pomiędzy osobami, optymalizuje się pracę i utrzymuje wypracowane wartości na wysokim poziomie. Kluczową korzyścią tego procesu jest wpływ na zachowanie zespołu, motywowanie, rozwiązywanie konfliktów i wyciąganie z nich wniosków i lekcji na przyszłość.

Narzędzia i techniki:

1. Obserwacja - Monitorowanie wydajności, zachowania, dostarczanego produktu.
2. Dialog - Spotkania 1 na 1 z członkami zespołu, cykliczne spotkania informacyjne
3. Ocena Wydajności - Struktura nagród, konstruktywna krytyka, wyszukiwanie i rozwiązywanie problemów.
4. Zarządzanie Konfliktem - Konflikt jest rzeczą nieuniknioną w zespole, lecz zarządzanie nim w udany sposób może w znaczny sposób podnieść produktywność zespołu i zbudować mocne więzi pomiędzy członkami. Technikami rozwiązywania konfliktów mogą być: Unikanie, Łagodzenie, Kompromis, Nakierowanie, Współpraca.
5. Umiejętności interpersonalne - Przykładem może być silny przywódca, prowadzący zespół lub umiejętność wpływania na interesariuszy w celu podjęcia decyzji

Zarządzanie zasobami ludzkimi wg PMBOK — artykuły polecane

Procesy realizacji wg PMBOK — Wdrażanie systemu zarządzania projektami — Zalety pracy zespołowej — Analityk biznesowy — Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK — Zadania kierownika projektu — Funkcje zarządzania — Techniki doboru pracowników do zespołu — Zadania lidera

Bibliografia

• Krysiński M., Miller P. (2016), Rola konfliktu w zarządzaniu projektami realizowanymi w metodyce PMBOK, Ekonomia i Zarządzanie w Teorii i Praktyce, Tom 9
• Kulejewski J. (2009), Zarządzanie projektem według PMBoK. Cz.1, Przegląd budowlany, nr 4
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management