Lista kontrolna audytora

Lista kontrolna audytora
Polecane artykuły
Plan komunikacji w projekcie Proces audytu wewnętrznego Proces badania satysfakcji pracowników i klientów Zasady pracy audytora Proces rekrutacji Księga jakości Proces public relations Plan audytów Tajemniczy klient

Lista kontrolna to szereg pytań które powinien zadać sobie audytor przed przystąpieniem do samego audyty. Ma to na celu odpowiednie przygotowanie się audytora do pracy.

Zestaw pytań można podzielić na 10 grup:

• 1. Podjęcie się prowadzenia audytu
  • a. Czy jestem odpowiednio przygotowany do podjęcia się tego zadania?
  • b. Czy audytowany jest w jasny sposób zidentyfikowany?
  • c. Czy określony jest zakres audytu?
  • itd.
• 2. Uzyskanie informacji od klienta
  • a. Czy klient określił: dokumenty które należy uwzględnić, wszystkie stosowne wymagania?
  • b. Czy zastrzegłem sobie u klienta prawo dostępu do wszystkich źródeł informacji, niezbędnych dla wstępnych ustaleń?
  • c. Wstępny kontakt z audytowanym
  • d. Czy przygotowałem listę pytań przydatną do skompletowania wstępnych informacji do przygotowywanego audytu?
    • dla potwierdzenia mojej koncepcji przez klienta,
    • dla poznania warunków otoczenia,
    • dla poznania systemu jakości?

• 4. Przygotowanie audytu
  • a. `Czy plan audytu zawiera:
    • cel i zakres,
    • dane osób odpowiedzialnych w audytowanych obszarach,
    • powołanie na wykorzystywane dokumenty,
    • skład zespołu audytorów,
    • język w jakim odbędzie się audyt (jeśli to konieczne),
    • datę i miejsce audytu,
    • wydziały które będą audytowane,
    • przewidywaną kolejność działań,
    • terminy spotkań z dyrekcją,
    • wymagania dotyczące poufności,
    • listę osób które otrzymają raport z audytu?
• 5. Spotkanie otwierające
  • a. Czy zastanowiłem się nad informacjami, jakie powinienem przekazać podczas spotkania:
    • cel audytu,
    • sposób prowadzenia audytu,
    • przewidywane metody pracy?
    • itp.
  • b. czy mam odpowiednie dokumenty do przekazania audytowanym?
  • c. Jak audytowani odebrali plan audytu?
• 6. Przebieg wizyty w zakładzie
  • a. Czy pamiętam nazwisko i funkcję mojego rozmówcy?
  • b. Czy mój rozmówca mówi na temat, czy omija go?
  • c. Czy potrzebne są dodatkowe badania stwierdzonych faktów?
• 7. Spotkanie audytorów
  • a. Czy posiadam całość zebranych informacji zebranych przez audytorów?
  • b. Czy informacje te są zgodne ze sobą?
  • c. Czy przewidziane działania zostały zrealizowane?
• 8. Spotkanie zamykające
  • a. Czy moje wystąpienie jest zrozumiałe dla wszystkich?
  • b. Czy wyraziłem uznanie dla zespołu audytorów za współpracę?
  • c. Czy osoby z kierownictwa wykazują zainteresowanie stwierdzonymi obserwacjami?
• 9. Raport z audytu
  • a. Czy wnioski audytorów są wystarczająco wnikliwe?
  • b. Czy wymagane dokumenty są zadowalające?
  • c. Czy określiłem audytorom wystarczający okres na zastanowienie się?
• 10. Po audycie
  • a. Czy audyt przebiegł w zadowalający sposób?
  • b. Czy klient uzyskał efekt na miarę swoich oczekiwań?
  • c. Co można by zmienić?

Zasady prowadzenia audytu

Efektywne zarządzanie audytem jest kluczowe dla zapewnienia uczciwości, dokładności i skuteczności procesu audytu. Oto lista zasad i wytycznych pracy audytora:

• Niezależność i obiektywizm: Audytorzy powinni być niezależni od obszaru lub procesu, który jest przedmiotem audytu. Audytorzy powinni zachować obiektywizm i unikać konfliktów interesów.
• Planowanie audytu: Audytorzy powinni dokładnie zaplanować audyt, włączając w to cele, zakres i harmonogram prac. Określenie priorytetów i ryzyka audytu jest kluczowe.
• Dokumentacja: Audytorzy powinni prowadzić dokładną dokumentację wszystkich działań audytowych, w tym notatki, sprawozdania i dowody.
• Ryzyko i zgodność: Audytorzy powinni identyfikować obszary ryzyka i oceniać stopień zgodności z obowiązującymi przepisami i standardami.
• Dowody i testy: Audytorzy powinni zbierać odpowiednie dowody i przeprowadzać testy w celu oceny zgodności z zasadami audytu.
• Komunikacja: Audytorzy powinni skutecznie komunikować swoje obserwacje i wyniki zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
• Kwalifikacje i rozwój zawodowy: Audytorzy powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje i stale rozwijać swoje umiejętności i wiedzę.
• Niezależne oceny i recenzje: Audytorzy powinni poddawać swoje działania niezależnym ocenom i recenzjom w celu zapewnienia jakości audytu.
• Etyka: Audytorzy powinni przestrzegać zasad etyki zawodowej, takie jak poufność, uczciwość i rzetelność.
• Ciągłe doskonalenie: Audytorzy powinni stale doskonalić swoje procesy i praktyki w oparciu o wyniki audytów i najlepsze praktyki branżowe.
• Monitorowanie i kontrola działań: Audytorzy powinni regularnie monitorować i kontrolować swoje działania audytowe, aby zapewnić zgodność z planem i standardami.
• Nauka na błędach: Audytorzy powinni wyciągać wnioski z przeszłych błędów i problemów audytowych i wdrażać działania naprawcze.
• Klient i interesariusze: Audytorzy powinni uwzględniać opinie klienta i innych interesariuszy oraz reagować na ich potrzeby i oczekiwania.

Te zasady i wytyczne pomagają audytorom prowadzić audyty w sposób rzetelny, skuteczny i profesjonalny, co z kolei przyczynia się do budowania zaufania do procesu audytu i wyników, które są generowane.

Bibliografia

• Halina Pawłowska, Marek Rączka, Adam Tabor, Stanisław Truś, Nowoczesna zarządzanie jakością, Kraków 2004, str. 159-163
• Wolska, E. (2012). Audyt zgodności z normą ISO-IEC 27001-2005. Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki.

Autor: Krzysztof Palka