Oszczędność w projekcie

Oszczędność w projekcie - by projekt został przeprowadzony zgodnie z planowanym czasem, wykorzystaną ilością zasobów i innych elementów projektu, ważny jest szczegółowy plan jego przebiegu, odpowiednie kierowanie pracą zespołową, określony budżet oraz jego monitorowanie. By nie doprowadzić do powstawania opóźnień i tym samym zwiększenia kosztów, istotnym jest zaplanowanie kontroli jego poszczególnych etapów.

TL;DR

W projekcie ważne jest szczegółowe planowanie, zarządzanie budżetem i czasem oraz kontrola ryzyka. Efektywne zarządzanie zespołem i rozwiązywanie konfliktów są kluczowe dla oszczędności w projekcie. Zarządzanie ryzykiem pomaga minimalizować negatywne skutki.

Planowanie projektu a oszczędność

Kluczowym elementem w projekcie jest zaplanowanie jego przebiegu. Planowanie projektu powinno obejmować:

1. jego zakres
2. czas trwania
3. potrzebne zasoby
4. koszt projektu

Po otrzymaniu zgody na rozpoczęcie procesu planowania, można przystąpić do poszczególnych etapów (M. Szwabe, 2007, s. 32)

1. dobór zespołu projektowego - podczas doboru zespołu projektowego, konieczne jest również określenie planu komunikacji.
2. określenie struktury projektu - potrzebne jest opracowanie czynności w projekcie, stworzenie harmonogramu prac, jak i również określenie ścieżki krytycznej oraz rezerwy czasu.
3. planowanie przebiegu projektu - na tym etapie konieczne jest określenie czasu poszczególnych czynności oraz wyznaczenie kamieni milowych projektu.
4. planowanie zasobów projektu - jednym z ważniejszych elementów podczas planowania zasobów jest określenie budżetu projektu oraz wymaganych do projektu zasobów, wraz z ich przydziałem do poszczególnych czynności.
5. planowanie wykonawstwa projektu - w przypadku braku finansowania - potrzebne jest jego pozyskanie, należy również wybrać dostawców i podwykonawców projektu oraz przydzielić zadania poszczególnym członkom projektu

Budżet i pomiar postępu kosztów

Budżet jest nieodłącznym elementem projektu. Podczas planowania procesu, należy określić ilość środków pieniężnych, przeznaczonych na wykonanie danego projektu. Często niemożliwe jest dokładne sprecyzowanie budżetu, ponieważ podczas planowania projektu istnieje wiele niewiadomych. Zadaniem członków zespołu jest jednak określenie najbardziej prawdopodobnych kosztów.

Budżet projektu jest określany poprzez obliczenie kosztów poszczególnych zadań, ich późniejszego zsumowania do postaci kosztów pakietów roboczych, a następnie do budżetu przedsięwzięcia.

Podczas pracy nad projektem, jedną z najważniejszych informacji jest wiadomość o końcowym budżecie. Jedną z najczęściej wykonywanych więc analiz jest analiza budżetu. Choć metod jej przeprowadzenia jest wiele, do najpopularniejszych z nich należą:

1. metoda tradycyjna - podczas stosowania metody tradycyjnej, porównuje się koszty rzeczywiste z planowanymi.
2. metoda trendu kosztów - używa się jej do porównania kosztów rzeczywistych, z kosztami, które powinny zostać poniesione na pracę, która została wykonana w rzeczywistości.

Odpowiednie zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem bezpośrednio wpływa na sukces projektu oraz na jego oszczędność. Planowanie czasu projektu, powinno odbywać się przy użyciu reguły SMART (M. Sołtysik, 2018, s. 72). Jednym z najważniejszych elementów w projekcie jest opracowanie listy działań. Lista ta może zostać stworzona poprzez opinie ekspertów lub dekompozycję. Następnie, konieczne jest określenie kolejności zaplanowanych działań. Podczas określenia kolejności zadań, używana jest najczęściej metoda następstw. Podstawą tej metody jest diagram i graficzne prezentowanie działań.

Wyróżnić można dwa pojęcia ściśle związane z oszczędnością w projekcie:

1. wyprzedzenie (leads) - jest to okres czasu, o jaki można przyspieszyć następnik w ramach jego relacji z poprzednikiem.
2. zwłokę (lags) - jest to natomiast czas, o jaki będzie opóźniony następnik, w jego relacji z poprzednikiem

Szacowanie czasu działań w projekcie jest procesem skomplikowanym. By precyzyjniej określić ramy czasowe używa się narzędzi takich jak:

1. opinie ekspertów
2. szacowanie parametryczne
3. szacowanie trzypunktowe
4. szacowanie porównawcze

Kluczową częścią zarządzania czasem w projekcie jest zaprojektowanie jego ścieżki krytycznej. Pojęcie ścieżki krytycznej zakłada, iż w każdym projekcie istnieje ścieżka wpływająca na czas jego zakończenia. Określenie ścieżki krytycznej pozwala oszacować najkrótszy czas trwania projektu. Dokonuje się tego poprzez przeprowadzenie analizy kalkulacji w przód oraz kalkulacji wstecz.

W projekcie niezbędne jest również określenie kamieni milowych (milestones). Są to istotne zdarzenia w projekcie, które są jednocześnie punktami kontrolnymi dotychczas wykonanych zadań.

Efektywne zarządzanie zespołem w projekcie

By praca w zespole przebiegała efektywnie, a tym samym generowała oszczędności w czasie, niezbędne jest odpowiednie pokierowanie pracą zespołu. Bardzo ważna jest dobra komunikacja i współpraca członków zespołu. Gdy pojawiają się konflikty, wymagają one natychmiastowego rozwiązania przez kierownika projektu, by nie zakłócać przebiegu projektu.

Kierownik projektu powinien wiedzieć, jakich metod użyć, by skutecznie rozwiązywać konflikty:

1. Usuwanie problemu (problem solving)
2. Łagodzenie (smoothing)
3. Wycofanie (withdrawal)
4. Szukanie kompromisu (compromising)
5. Wymuszanie (forcing)

Ryzyko a oszczędność w projekcie

Zarządzanie ryzykiem i jego kontrola w projekcie wymaga nadzoru przez zespół projektowy. Każde potencjalne zagrożenie może spowolnić projekt lub wymagać większego nakładu zasobów. W rezultacie, oszczędność w projekcie nie jest możliwa, rosną natomiast jego koszty.

Zarządzanie ryzykiem obejmuje takie elementy jak:

1. rozpoznanie potencjalnego zagrożenia
2. ocena skutków potencjalnego zagrożenia
3. ustalenie działań minimalizujących zagrożenie
4. oszacowanie niesprzyjających zdarzeń

Trudno z całkowitą pewnością przewidzieć zagrożenia, które mogą doprowadzić do opóźnienia lub niepowodzenia projektu, należy jednak minimalizować ich skutki, starać się je zidentyfikować oraz przygotować scenariusze, które mogą być zastosowane w przypadku wystąpienia ryzyka.

Oszczędność w projekcie — artykuły polecane

Metody kontroli w projekcie — Szacowanie czasu trwania zadań — Kamień milowy — Metody kontroli zasobów — Matryca logiczna — Bilansowanie zasobów — Kontrola w projekcie — Zarządzanie zmianą w projekcie — Rezerwy w projekcie

Bibliografia

• Jędrych E. (2012). Zarządzanie projektami, Technical University, Łódź
• Lock D. (2009). Podstawy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza Horyzont, Łódź
• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami], Mfiles.pl, Kraków
• Strelnik S. (2016). Zarządzanie projektami, teoria vs praktyka., Ernst&Young, Kraków
• Szwabe M. (red.) (2007), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Joanna Brzezińska