Osiąganie porozumienia

Na tym etapie mamy do czynienia z rożnymi propozycjami i kontrpropozycjami. Przede wszystkim chodzi o tutaj o to, aby zawrzeć porozumienie. Pytanie tylko, kiedy jest ku temu najlepszy moment. W większości sytuacji należy to zrobić wtedy, kiedy wydaje się, że obie strony są już na to gotowe. W takim momencie należy działać w zdecydowany sposób, aby porozumienie stało się faktem. Wzrastające napięcie skłania w coraz większym stopniu do podjęcia ostatecznej decyzji i zakończenia sprawy. Kiedy już udało się osiągnąć kompleksowe rozwiązanie, które obie strony akceptują, można przejść do fazy zawarcia porozumienia. Kilka ostatnich ustępstw po obu stronach, czasami połączonych w zręczny pakiet, może doprowadzić do rozwiązania w ostatniej minucie.

Podczas osiągania porozumienia przewodniczący, odwołując się do swojego autorytetu, może czasami rozwiązać niektóre sprawy, ułatwiając w ten sposób osiągniecie kompromisu. Również teraz może on położyć kres zachowaniom agresywnym - kiedy to osoby niezbyt dobrze przygotowane do postępowania w sytuacjach impasu w zbyt wielkim stopniu korzystają z nacisku. Bardziej doświadczeni negocjatorzy postrzegają jednak impasy jako test stanowczości drugiej strony, niosą również za sobą ogromny bodziec do poszukania bardziej twórczego kompromisu, uwzględniają z większa korzyścią rożne interesy

Kiedy już osiągnięte jest porozumienie przydatne może się okazać sporządzenie protokołu z negocjacji. Można też niezwłocznie po zakończeniu rozmów potwierdzić decyzję listownie lub faksem. Należy pamiętać iż umowa, która ma być sporządzona na piśmie, nie ma mocy prawnej dopóty, dopóki nie zostanie podpisana przez obie strony. Najlepiej jest podpisać umowę na miejscu zaraz po osiągnięciu porozumienia. Wtedy nie ma ryzyka, że pojawią się jakieś nieporozumienia. Kontrakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja rezultatów negocjacji jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych czy gospodarczych.

Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:

• preambułę (wstęp) - powinna zawierać ogólne informacje o kontrakcie, nawiązanie do innych umów, jednoznaczne określenie negocjujących stron, itp.
• określenie zakresu kontraktu - zawiera szczegółowe dane, m.in. czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron.
• sposób dostarczenia towaru - jest to jedna z najważniejszych spraw, dotyczy bowiem czasu, w jakim towar będzie dostarczony.
• cenę,
• okres płatności,
• dokumentację techniczną,
• gwarancje,
• zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień,
• warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności.

Techniki wspomagające

Aby jak najdłużej cieszyć się porozumieniem osiągniętym w tej fazie, warto zastosować się do wymienionych technik:

Techniki PRWERENCYJNE - przychylny klimat powinien być utrzymany po sfinalizowaniu negocjacji, nie należy dopuścić do nagłej niespodziewanej eskalacji, wycofania się na pozycje mało konstruktywne, procedura wprowadzania nad celu; cel ten skłania do finalizacji sprawy, najkorzystniejsze gdy proponuje to trzecia strona, procedura absorpcji protestu: przyjmowanie wszystkich wątpliwości i protestów, występowanie osób o silnych umiejętnościach perswazyjnych - osoby te eksponują zmierzanie w kierunku kompromisowego rozwiązania, które jest przesadzone. Chodzi tylko o wspólne podpisanie kontraktu

Techniki REDUKCJI NIEZADOWOLENIA - AGRESJI

Techniki PERSFAZYJNE - przekonanie iż wybrane rozwiązanie jest korzystne dla obu stron.

• Modelowanie niezadowolenia - reagowanie spokojem na agresję, wyrazem twarzy, postawą, sposobem mówienia, tonem głosu, doborem słów, treścią wypowiedzi.
• zachęcanie partnera do wyrażenia niezadowolenia - wyjaśnianie oporów, problemów, należy okazać zainteresowanie, zrozumienie.

Osiąganie porozumienia — artykuły polecane

Mediacja — Strategia BATNA — Kompromis — Styl negocjacji — Testowanie partnera negocjacyjnego — Fazy negocjacji — Oferent — Partnerstwo strategiczne a negocjacje — Pertraktacje

Bibliografia

• Bjorn Lunden i Lennart Rosell "Techniki negocjacji - jak odnieść sukces w negocjacjach", Wydawnictwo BL Info Polska, Gdańsk 2003
• Mastenbroek W. (2000), Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Zbiegień-Maciąg L. (2003), Taktyka i techniki negocjacyjne, Wydawnictwo AGH, Kraków

Autor: Magdalena Buczak