Zasady pracy audytora

Zasady pracy audytora
Polecane artykuły
Lista kontrolna audytora Plan szkoleń Plan naprawczy Coaching Przygotowanie projektu wdrożenia ISO 9001 Dlaczego ISO nie działa Koła jakości Określanie celów jakości Audyt jakości

Po zakończeniu szkolenia audytor zapomina około połowy informacji. Celem tego artykułu jest zebranie tego, o czym powinien pamiętać przy każdym audycie. Lista nie jest zamknięta. W dyskusji do tego artykułu możesz zaproponować kolejne zasady.

• audytor pomocniczy też musi być przygotowany,
• audytor wiodący prowadzi audyt - inni powinni się mu podporządkować, niezależnie od pełnionego stanowiska,
• przed audytem każdy audytor przygotowuje własną listę pytań, którą uzgadnia z pozostałymi,
• audytor pomocniczy powinien notować wszelkie spostrzeżenia, pomagając w ten sposób wiodącemu,
• korzystaj tylko z dokumentów dopuszczonych do użytku (otrzymasz je od pełnomocnika),
• pytaj krótko - pytania powinny być krótkie i zadawane tak, aby odpowiedzi były długie,
• nie doradzaj - to nie Twoja rola, nie mów jak Ty byś to zrobił,
• pytaj nawet wtedy, gdy z góry znasz odpowiedź,
• rozmawiaj zawsze na stanowisku pracy,
• uzyskuj odpowiedzi na swoje pytania - jeśli audytowany mówi nie na temat - przerwij mu,
• weryfikuj niezgodności - zawsze staraj się zapytać o stwierdzoną niezgodność w kilku miejscach,
• o stwierdzeniu niezgodności informuj wyraźnie, najszybciej jak to możliwe; tłumacz co to oznacza,
• spotkanie otwierające jest ważne - mów co chcesz zrobić, z kim rozmawiać; przedstaw plan,
• ufać, ale kontrolować - sprawdzaj to co usłyszysz w dokumentach i zapisach lub pytając innych pracowników,
• pytaj również o szczegóły, szukaj głęboko,

• gdy stwierdzisz przy okazji niezgodność w innym procesie, również powinieneś wystawić kartę niezgodności,
• audytuj nie tylko procedury - sprawdź związane instrukcje i zarządzenia,
• szukaj możliwości doskonalenia - pytaj o to pracowników,
• zrób spotkanie zamykające - przedstaw stwierdzone uwagi i niezgodności,
• raport powinien być obszerny - opisz swoje uwagi i spostrzeżenia,
• przygotowując się do audytu przejrzyj raporty z wcześniejszych audytów dotyczących procesu (najlepiej ze wszystkich rejonów) - w pierwszej kolejności sprawdź usunięcie wcześniejszych niezgodności i uwag,
• nie stresuj audytowanych - uśmiechnij się, zażartuj, staraj się rozluźnić atmosferę, ale jednocześnie zrealizuj cele audytu,
• zawsze sprawdzaj czy dokumenty i zapisy są właściwie nadzorowane,
• zawsze sprawdzaj aktualność i poprawność kart stanowiskowych, pytaj o pełnomocnictwa i uprawnienia,
• staraj się sprawdzić czy proces jest realizowany efektywnie,
• szukasz zgodności - pytaj więc także o sprawy, w których wydaje Ci się, że nie ma niezgodności,
• możesz przerwać audyt, jeśli: brak najważniejszych osób w procesie, a zastępcy nie potrafią ich zastąpić; audytowany odmawia współpracy mimo wyjaśnienia celów auditu; proces nie jest realizowany,
• audytor badając procedurę ma również obowiązek sprawdzić instrukcje związane,
• weryfikuj proces, nie tylko procedurę.

Dekalog audytora

• 1. Przestrzegaj celów wyznaczonych do badań wyznaczonego obszaru.
• 2. Rozpoznaj zakres planowanego badania.
• 3. Ustal kryteria.
• 4. Porównaj stosunek zakresu audytu do obszaru, który ma być badany.
• 5. W ustaleniach diagnozy trzymaj się stanu rzeczywistego.
• 6. Rozpoznawaj przyczyny z myślą o eliminacji źródeł wad, a nie samego stwierdzenia wady.
• 7. Koncentruj się na sprawach istotnych.
• 8. Zachowaj się w sposób partnerski.
• 9. Zwracaj uwagę na komunikatywność.
• 10. Realizuj działania w wyznaczonych terminach.

Bibliografia

• Halina Pawłowska, Marek Rączka, Adam Tabor, Stanisław Truś, Nowoczesne zarządzanie jakość|jakością, Kraków 2004, s. 163

Autor: Sławomir Wawak