Proces oceny dostawców

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

1. Dokładne monitorowanie dostaw w celu wyciągania wniosków
2. Zapisywanie danych o dostawach w celu późniejszej analizy
3. Aktualna ocena i ranking dostawców współpracujących z firmą

Cele polepszenia procesu:

1. Zmniejszenie średniego opóźnienia dostaw do max. 2 dni
2. Zmniejszenie średniego czasu trwania dostawy do max. 7 dni
3. Wydłużenie średniego terminu płatności do min. 20 dni.

Charakterystyka procesu

Proces oceny i kwalifikacji dostawców charakteryzuje się dużą cyklicznością. Dla bieżącej oceny wymagane jest śledzenie każdej dostawy, tak, by po jej zamknięciu (realizacji) mogła ona uzupełnić dane na temat konkretnego dostawcy.

Wyjścia procesu muszą być stale dostępne dla innych procesów zachodzących w firmie (np. zaopatrzenia) tak, by w razie zapotrzebowania na produkty decydenci dysponowali pełną informacją na temat dostawców - kto, za ile, na kiedy może dany produkt dostarczyć.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

a) Specjalista ds. dostaw

wymagania: wykształcenie wyższe (ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, wysokie zdolności interpersonalne, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana znajomość języka angielskiego i orientacja w branży rowerowej,

b) Pracownik działu dostaw

wymagania: wykształcenie minimum średnie, mile widziany licencjat (kierunki ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana orientacja w branży rowerowej,

2. Zasoby materialne

• Komputery PC (Desktop/Laptop)
• Oprogramowanie (na potrzeby procesu wystarczy w pełni funkcjonalność rozwiązań Open Source - system operacyjny Linux + pakiet Open Office)
• Telefony - stacjonarne (w biurze) oraz komórkowe (w przypadku pracy poza biurem)

3. Zasoby informacyjne

• informacje z działu zamówień o potrzebnych produktach
• informacje z działu zamówień o złożonych zamówieniach
• informacje z działu zamówień o zamkniętych (zrealizowanych) zamówieniach
• tworzona w procesie baza danych na temat dostawców

4. Narzędzia, metody i techniki

• Komputery klasy PC na których tworzona będzie baza informacji na temat dostaw
• Aktywne śledzenie dostaw (kontakt z dostawcami, rozwiązywanie problemów z dostawami)
• Rzetelne raportowanie przebiegu dostawy
• Okresowa analiza danych zrealizowanych dostaw i tworzenie w oparciu o nie rankingu dostawców

Opis procesu

1. Rozpoznanie dostawcy

Specjalista ds. dostaw, w przypadku zapotrzebowania na towar dostępny od dostawcy, z którego usług firma jeszcze nie korzystała, przeprowadza wywiad na temat dostawcy. Wywiad ten ma na celu wstępne zapoznanie się z dostawcą - jak długo działa na rynku, w czym się specjalizuje, jak prawdopodobny jest pomyślny przebieg dostawy. Jest to zadanie najmniej ustrukturalizowane, ponieważ Specjalista ds. dostaw musi użyć wszelkich możliwych środków, by zebrać jak najwięcej informacji. Dużą rolę grają tutaj źródła nieoficjalne - opinia o dostawcy w branży, prywatne kontakty Specjalisty ds. dostaw, doświadczenia kontrahentów z danym dostawcą, opinie znajomych itp. Kolejnym źródłem mogą być informacje z czasopism branżowych, takich jak bikeBoard, Magazyn Rowerowy, BikeAction. Również opinie na forach internetowych o tematyce rowerowej mogą się okazać pomocne.

2. Zebranie informacji o zapotrzebowaniu

Pracownik działu dostaw w momencie powstania zapotrzebowania na towar otrzymuje zamówienie wewnętrzne. Zawiera ono typ i ilość towaru, oraz pożądaną datę jego dostarczenia do firmy. Na podstawie tych danych, mając do dyspozycji ranking dostawców, Pracownik działu dostaw generuje informację zwrotną dla zaopatrzenia, doradzającą, któremu dostawcy powierzyć dostarczenie produktu.

3. Zebranie informacji o uruchomieniu dostawy

Pracownik działu dostaw w momencie złożenia zamówienia przez Specjalistę ds. zaopatrzenia otrzymuje pełną informację o tym zamówieniu: rodzaj i ilość towaru, cena, umówiony termin dostawy, dane dostawcy, termin płatności. Pracownik działu dostaw poprzez wykorzystanie odpowiedniego formularza wprowadza ją bazy ze statusem "w toku".

4. Zebranie informacji o finalizacji dostawy

Pracownik działu dostaw zmienia status dostawy na "zamknięta" po jej zrealizowaniu. Jest ona wtedy podsumowywana w celu dalszej analizy. Przy zamykaniu dostawy zapisywane są informacje o opóźnieniu (wyprzedzeniu) w stosunku do umówionego terminu, ewentualnych problemach oraz o sposobach, w jaki zostały rozwiązane.

5. Dodawanie informacji o dostawach do danych dostawców

Pracownik działu dostaw każdą "zamkniętą" dostawę dodaje do informacji o poprzednich usługach danego dostawcy (Przenosi informacje z formularza "w toku" do formularza właściwego dla danego dostawcy).

6. Obliczanie wskaźników oceny dostawców

Pracownik działu dostaw za pomocą posortowanych (wg dostawcy) informacji o zrealizowanych dostawach wylicza mierniki w programie Calc, za pomocą odpowiednich formuł. Przyjmują wartości na skali punktowej od 1 do 10. Mierniki oraz sposób ich obliczania obrazuje poniższa tabela:

Miernik	Sposób otrzymywania
Średnie opóźnienie dostawy	Σ (Faktyczna data dostarczenia - Umówiona data dostarczenia) / ilość dostaw
Średni czas trwania dostawy	Σ (Umówiona data dostarczenia - Data złożenia zamówienia) / ilość dostaw
Średni termin płatności	Σ (Data płatności - Data złożenia zamówienia) / ilość dostaw

Punktację dla mierników przedstawiają tabele:

• Średnie opóźnienie dostawy:

Wartość	Punkty
<0	10
0-1	9
1-2	7
2-3	5
3-5	3
>5	1

• Średni czas trwania dostawy:

Wartość	Punkty
0-1	10
1-2	9
2-3	8
3-4	7
4-5	6
5-7	5
7-10	4
10-14	2
>14	1

• Średni termin płatności:

Wartość	Punkty
>60	10
45-60	9
30-45	8
20-30	7
15-20	6
7-15	4
<7	1

7. Zastosowanie ważonej oceny

Specjalista ds. dostaw jest odpowiedzialny za dalszą część analizy. Wskaźniki obliczone w punkcie6. są przemnażane przez wagi i sumowane. Zarząd raz w miesiącu, w drodze zarządzenia ustala, jakie kryteria są brane pod uwagę i jakie są ich współczynniki wagowe (a tym samym pryzmat patrzenia na dostawców). Oprócz obliczonej ważonej oceny zawsze istnieje możliwość przeanalizowania wskaźników, z których się ona wzięła (by móc stwierdzić, że np. dany dostawca jest dobry pod względem terminowości, natomiast jego ceny są wygórowane). Współczynniki wagowe mogą przyjmować wartości od 0 do 1, przy czym Σ współczynników = 1.

8. Tworzenie (aktualizacja) rankingu

Specjalista ds. dostaw za pomocą zabiegów z pkt.6. i7. tworzy i aktualizuje ranking dostawców - główne wyjście naszego procesu, dostępne dla reszty firmy w celu wyboru właściwych dostawców. Jak wynika z punktów6. i7. w rankingu ocena dostawcy przedstawia się w skali od 1 do 10. Wyróżniamy trzy grupy dostawców:

• ocena 7-10 - Rzetelny dostawca - należy skupić się na zacieśnianiu współpracy
• ocena 3,5-7 - Dostawca średnio wiarygodny - należy negocjować korzystniejsze warunki lub poszukać dostawcy alternatywnego dla danych produktów
• ocena niższa niż 3,5 - Dostawca niewiarygodny - należy jak najszybciej znaleźć inne źródło danych produktów, po czym przestać korzystać z usług dotychczasowego dostawcy.

7. Wyjścia (dane wyjściowe)

• ranking dostawców (do wglądu dla zarządu)
• informacje na temat dostawców danego produktu (dla działu zaopatrzenia)
• baza danych na temat dostawców (do użytku wewnętrznego w procesie)

8. Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Zadanie (numer)	Uprawniony do	Odpowiada za
Specjalista ds. dostaw	1	- zbierania wszelkich dostępnych informacji na temat nowego dostawcy; pełna dowolność wyboru źródeł	- wydanie trafnej opinii wstępnej na temat nowego dostawcy
	4	- kontaktu z dostawcami w przypadku wystąpienia problemów; reprezentowania firmy w sytuacjach spornych	- szybkie, sprawne i efektowne rozwiązywanie ewentualnych problemów z dostawami
	8	- kształtowania ocen poszczególnych dostawców	- zastosowanie wag dla wskaźników zgodnie z życzeniami kierownictwa
	9	- tworzenia głównego wyjścia informacyjnego procesu - rankingu dostawców	- utrzymywanie aktualności rankingu; wydawanie oceny dostawcy w oparciu o ranking
Pracownik działu dostaw	2	- wglądu w ranking w celu dobrania dostawcy	- dobranie dostawcy najbardziej odpowiedniego dla potrzeb zaopatrzenia
	3	- wprowadzania informacji o dostawie do bazy	- poprawne wprowadzenie wszystkich informacji na temat danej dostawy
	5	- zmiany statusu dostawy z "w toku" na "zamknięta"	- poprawne uwzględnienie okoliczności zaistniałych przy realizacji dostawy
	6	- przeniesienia danych dostawy do danych odpowiedniego dostawcy	- właściwe łączenie "zamkniętych" dostaw z podmiotami, które je wykonały
	7	- przeliczania wskaźników z uwzględnieniem nowych danych	- utrzymywanie wskaźników na bieżąco

Formularze

Formularze papierowe będą w procesie ograniczone do minimum. Do normalnego funkcjonowania będą używane wyłącznie nośniki elektroniczne - formularze będą miały postać arkuszy kalkulacyjnych. Przykłady poniżej:

• dostawy o statusie "w toku"

Nazwa dostawcy	Nazwa towaru	Ilość	Cena jedn.	Data złożenia zamówienia	Umówiona data dostarczenia	Faktyczna data dostarczenia	Data płatności
&nbsp,
&nbsp,

• dostawy o statusie "zamknięta", segregowane według dostawców

Nazwa towaru	Ilość	Cena jedn.	Data złożenia zamówienia	Umówiona data dostarczenia	Faktyczna data dostarczenia	Data płatności	Opóźnienie	Czas trwania dostawy	Termin płatności
&nbsp,
&nbsp,

Diagram procesu

Zadania/Uczestnicy	Specjalista ds. dostaw	Pracownik działu dostaw	Zarząd
1	W
2	I	W
3	No	W
4	K
5		W
6	Z	W
7	N	W
8	W		K
9	O		N

Autor: Marek Dudek, Michał Dutkowski