Proces archiwizacji: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
m (→‎Diagram procesu: Podejście procesowe --> Zarządzanie procesami)
m (Pozycjonowanie)
 
(Nie pokazano 4 wersji utworzonych przez 2 użytkowników)
Linia 1: Linia 1:
{{infobox4
|list1=
<ul>
<li>[[Proces obsługi klienta]]</li>
<li>[[Proces administrowania systemami informatycznymi]]</li>
<li>[[Proces kontroli jakości]]</li>
<li>[[Dokumenty magazynowe]]</li>
<li>[[Proces utrzymania ruchu]]</li>
<li>[[Proces oceny dostawców]]</li>
<li>[[Proces gospodarki komunalnej]]</li>
<li>[[Archiwizacja dokumentacji]]</li>
<li>[[Proces oceny pracowników]]</li>
</ul>
}}
{{proces}}
{{proces}}
==TL;DR==
Artykuł opisuje proces archiwizacji dokumentów w firmie. Proces ten ma na celu zachowanie dokumentów, odtworzenie skasowanych dokumentów, usuwanie nieużywanych dokumentów oraz przekazanie dokumentów do archiwum państwowego. Proces obejmuje przekazanie dokumentów do archiwizacji, skanowanie, archiwizację fizyczną, indeksowanie, kontrolę przydatności dokumentów, komisyjne niszczenie dokumentów oraz przekazanie dokumentów do archiwum państwowego. Proces ten wymaga udziału różnych uczestników i wykorzystuje różne zasoby. Efektem procesu jest uporządkowanie dokumentów w magazynie oraz komputerowa baza danych z elektronicznymi kopiami dokumentów.


==Cele procesu==
==Cele procesu==
* Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
* Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
* W przypadku roszczeń [[klient]]ów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji
* W przypadku roszczeń [[klient]]ów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji
* Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych [[usługa|usług]] przez spółkę  
* Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych [[usługa|usług]] przez spółkę
* Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
* Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
* Niszczenie dokumentów.
* Niszczenie dokumentów.
Linia 30: Linia 11:
* Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
* Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
* Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.
* Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.
<google>ban728t</google>


'''[[Cele]] doskonalenia procesu'''
'''[[Cele]] doskonalenia procesu'''
Linia 36: Linia 16:
* [[Optymalizacja]] wykorzystania powierzchni w magazynie: Zmniejszenie nieużywanej powierzchni magazynu o 20% w ciągu dwóch miesięcy od zastosowania nowych regałów archiwalnych.
* [[Optymalizacja]] wykorzystania powierzchni w magazynie: Zmniejszenie nieużywanej powierzchni magazynu o 20% w ciągu dwóch miesięcy od zastosowania nowych regałów archiwalnych.
* Minimalizacja [[koszt]]ów zatrudnienia poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii: Zmniejszenie o połowę ilości etatów w magazynie dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji [[archiwum]], w ciągu miesiąca od wprowadzenia usprawnienia.
* Minimalizacja [[koszt]]ów zatrudnienia poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii: Zmniejszenie o połowę ilości etatów w magazynie dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji [[archiwum]], w ciągu miesiąca od wprowadzenia usprawnienia.
<google>n</google>


==Charakterystyka procesu==
==Charakterystyka procesu==
[[Proces]] archiwizacji rozpoczyna się wtedy, gdy [[pracownik biurowy]] stwierdza, że [[dokument]] można przekazać do archiwum. Następnie dokument jest skanowany i [[indeks]]owany. Po upływie określonego w ustawie okresu czasu dokument jest albo niszczony. albo przekazywany do archiwum państwowego
[[Proces]] archiwizacji rozpoczyna się wtedy, gdy [[pracownik biurowy]] stwierdza, że [[dokument]] można przekazać do archiwum. Następnie dokument jest skanowany i [[indeks]]owany. Po upływie określonego w ustawie okresu czasu dokument jest albo niszczony. albo przekazywany do archiwum państwowego


== Zasoby (dane wejściowe)==
==Zasoby (dane wejściowe)==
=== 1. Uczestnicy procesu ===
===1. Uczestnicy procesu===
[[Kierownik]] archiwum
[[Kierownik]] archiwum


Linia 54: Linia 36:
Członkowie komisji nadzorującej niszczenie dokumentów
Członkowie komisji nadzorującej niszczenie dokumentów


=== 2. Zasoby materialne ===
===2. Zasoby materialne===
Komputery osobiste
Komputery osobiste


Linia 71: Linia 53:
Szafy magazynowe w archiwum
Szafy magazynowe w archiwum


=== 3. Zasoby informacyjne===
===3. Zasoby informacyjne===
[[Zadanie]] 1: Lista dokumentów do przekazania do archiwum sporządzana przez pracownika biurowego. Podpisuje ją [[przełożony]] porównaniu jej ze stanem faktycznym
[[Zadanie]] 1: Lista dokumentów do przekazania do archiwum sporządzana przez pracownika biurowego. Podpisuje ją [[przełożony]] porównaniu jej ze stanem faktycznym


Linia 90: Linia 72:
Protokół potwierdzający zniszczenie dokumentów.
Protokół potwierdzający zniszczenie dokumentów.


===4. Narzędzia, metody i techniki ===
===4. Narzędzia, metody i techniki===
[[Metoda]] indeksowania oparta na ścieżce dostępu do dokumentu, ścieżka zawiera numer pudła, teczki i indywidualny numer dokumentu. Metoda ta ułatwia poruszanie się po magazynie.
[[Metoda]] indeksowania oparta na ścieżce dostępu do dokumentu, ścieżka zawiera numer pudła, teczki i indywidualny numer dokumentu. Metoda ta ułatwia poruszanie się po magazynie.


[[Technika]] skanowania  
[[Technika]] skanowania


Technika OCR (rozpoznawanie tekstu) służy zmniejszeniu objętości plików.
Technika OCR (rozpoznawanie tekstu) służy zmniejszeniu objętości plików.
Linia 99: Linia 81:
==Opis procesu==
==Opis procesu==
===1. przekazanie dokumentów do archiwizacji - decyzja===
===1. przekazanie dokumentów do archiwizacji - decyzja===
Kiedy pracownik biurowy stwierdza, że dany dokument można przekazać do archiwum (na podstawie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji), zwraca się on do przełożonego o podjęcie decyzji o archiwizacji.
Kiedy pracownik biurowy stwierdza, że dany dokument można przekazać do archiwum (na podstawie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji), zwraca się on do przełożonego o podjęcie decyzji o archiwizacji.


===2. przekazanie dokumentów do archiwizacji - przygotowanie===
===2. przekazanie dokumentów do archiwizacji - przygotowanie===
Stempluje i wkłada dokumenty przeznaczone do archiwizacji do teczki, a ich listę daje do podpisania przełożonemu.
Stempluje i wkłada dokumenty przeznaczone do archiwizacji do teczki, a ich listę daje do podpisania przełożonemu.


===3. przekazanie dokumentów do archiwizacji===
===3. przekazanie dokumentów do archiwizacji===
Pracownik biurowy zanosi dokumenty do archiwum. kierownik archiwum potwierdza przyjęcie dokumentów podpisem i stemplem archiwum na liście.
Pracownik biurowy zanosi dokumenty do archiwum. kierownik archiwum potwierdza przyjęcie dokumentów podpisem i stemplem archiwum na liście.


===4. skanowanie===
===4. skanowanie===
Pracownik archiwum #2 wyjmuje dokumenty z teczek, oddziela zszywki i spinacze oraz wkłada kartki do skanera przemysłowego. Korzystając z komputera osobistego zapisuje dokumenty sporządzane odręcznie jako skompresowane bitmapy, natomiast dokumenty drukowane poddaje procesowi rozpoznawania tekstu. Efektem pracy są zeskanowane dokumenty. Przekazuje je osobie odpowiedzialnej za indeksowanie - kierownik archiwum.
Pracownik archiwum #2 wyjmuje dokumenty z teczek, oddziela zszywki i spinacze oraz wkłada kartki do skanera przemysłowego. Korzystając z komputera osobistego zapisuje dokumenty sporządzane odręcznie jako skompresowane bitmapy, natomiast dokumenty drukowane poddaje procesowi rozpoznawania tekstu. Efektem pracy są zeskanowane dokumenty. Przekazuje je osobie odpowiedzialnej za indeksowanie - kierownik archiwum.


===5. archiwizacja fizyczna===
===5. archiwizacja fizyczna===
Pracownik magazynu przyjmuje zeskanowane dokumenty od pracownika archiwum i w uzgodnieniu z nim nadaje każdemu dokumentowi "ścieżki dostępu" pudło/teczka/dokument. Korzysta z kartonowych pudeł dostarczanych przez pracownika zaopatrzenia oraz pudeł zwolnionych po zniszczeniu dokumentów. Następnie układa pudła na półkach. Efektem jego pracy są skatalogowane dokumenty papierowe, które są składane w magazynie według kategorii priorytetu dostępu i czasu powstania.
Pracownik magazynu przyjmuje zeskanowane dokumenty od pracownika archiwum i w uzgodnieniu z nim nadaje każdemu dokumentowi "ścieżki dostępu" pudło/teczka/dokument. Korzysta z kartonowych pudeł dostarczanych przez pracownika zaopatrzenia oraz pudeł zwolnionych po zniszczeniu dokumentów. Następnie układa pudła na półkach. Efektem jego pracy są skatalogowane dokumenty papierowe, które są składane w magazynie według kategorii priorytetu dostępu i czasu powstania.


===6. indeksowanie===
===6. indeksowanie===
kierownik archiwum na podstawie wytycznych i wymagań ustawowych pracownik nadaje datę usunięcia dokumentu oraz wiąże dokument elektroniczny z przechowywanym w magazynie załączając ''fizyczną'' ścieżkę dostępu do dokumentu. [[Baza danych]] znajduje się na serwerze wyposażonym w pamięć masową złożoną - nadmiarową macierz dysków.
kierownik archiwum na podstawie wytycznych i wymagań ustawowych pracownik nadaje datę usunięcia dokumentu oraz wiąże dokument elektroniczny z przechowywanym w magazynie załączając ''fizyczną'' ścieżkę dostępu do dokumentu. [[Baza danych]] znajduje się na serwerze wyposażonym w pamięć masową złożoną - nadmiarową macierz dysków.


===7. kontrola przydatności dokumentu===
===7. kontrola przydatności dokumentu===
Pracownik magazynu #3 na podstawie automatycznie generowanej listy wyświetlonej na ekranie rejestratora przenośnego odszukuje dokumenty wyznaczone do zniszczenia od czasu ostatniego niszczenia dokumentów. Efektem pracy są oddzielone dokumenty przeznaczone do zniszczenia.
Pracownik magazynu #3 na podstawie automatycznie generowanej listy wyświetlonej na ekranie rejestratora przenośnego odszukuje dokumenty wyznaczone do zniszczenia od czasu ostatniego niszczenia dokumentów. Efektem pracy są oddzielone dokumenty przeznaczone do zniszczenia.


===8. komisyjne niszczenie dokumentów===
===8. komisyjne niszczenie dokumentów===
W ustalonych okresach czasu zbędne dokumenty są niszczone. Dyrektor oddziału powołuje komisję złożoną z pracowników biurowych. Komisja porównuje listę dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem faktycznym i potwierdza zgodność. Kierownik archiwum ani żaden inny pracownik archiwum nie wchodzi w jej skład. Lista dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest generowana automatycznie na podstawie bazy danych, dokumenty w pudłach są gromadzone przez pracownika magazynu. Zniszczenia dokonuje się za pomocą niszczarki. Następnie jeden z pracowników archiwum zawozi powstałe [[odpady]] do recyklingu/ kompostowania/ spalenia.
W ustalonych okresach czasu zbędne dokumenty są niszczone. Dyrektor oddziału powołuje komisję złożoną z pracowników biurowych. Komisja porównuje listę dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem faktycznym i potwierdza zgodność. Kierownik archiwum ani żaden inny pracownik archiwum nie wchodzi w jej skład. Lista dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest generowana automatycznie na podstawie bazy danych, dokumenty w pudłach są gromadzone przez pracownika magazynu. Zniszczenia dokonuje się za pomocą niszczarki. Następnie jeden z pracowników archiwum zawozi powstałe [[odpady]] do recyklingu/ kompostowania/ spalenia.


===9. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego - decyzja===
===9. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego - decyzja===
Lista dokumentów do przekazania archiwum państwowemu generowana automatycznie na podstawie bazy danych (np. [[dokumentacja]] osobowa i płacowa). Pracownik magazynu #3 na podstawie listy odszukuje w magazynie dokumenty wyznaczone do przekazania, lista jest drukowana i załączana do decyzji o przekazaniu dokumentów do archiwum państwowego. Pracownik archiwum #1 porównuje listę ze stanem faktycznym i potwierdza podpisem. Załącza również elektroniczne kopie wyeksportowane z bazy danych na nośniku optycznym. Dokumenty są pakowane i zapieczętowane.
Lista dokumentów do przekazania archiwum państwowemu generowana automatycznie na podstawie bazy danych (np. [[dokumentacja]] osobowa i płacowa). Pracownik magazynu #3 na podstawie listy odszukuje w magazynie dokumenty wyznaczone do przekazania, lista jest drukowana i załączana do decyzji o przekazaniu dokumentów do archiwum państwowego. Pracownik archiwum #1 porównuje listę ze stanem faktycznym i potwierdza podpisem. Załącza również elektroniczne kopie wyeksportowane z bazy danych na nośniku optycznym. Dokumenty są pakowane i zapieczętowane.


===10. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego===
===10. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego===
Kurier zawozi dokumenty do siedziby archiwum państwowego, gdzie lista jest porównywana ze stanem faktycznym. W razie nieścisłości osobą odpowiedzialną jest pracownik archiwum #1 (kierownik). Po przejęciu dokumentów przez archiwum państwowe są one usuwane z bazy danych.
Kurier zawozi dokumenty do siedziby archiwum państwowego, gdzie lista jest porównywana ze stanem faktycznym. W razie nieścisłości osobą odpowiedzialną jest pracownik archiwum #1 (kierownik). Po przejęciu dokumentów przez archiwum państwowe są one usuwane z bazy danych.


== Wyjścia (dane wyjściowe)==
==Wyjścia (dane wyjściowe)==
Efektami procesu archiwizacji są:
Efektami procesu archiwizacji są:
* Uporządkowane dokumenty w magazynie
* Uporządkowane dokumenty w magazynie
Linia 145: Linia 117:


==Odpowiedzialność i uprawnienia==
==Odpowiedzialność i uprawnienia==
{| border=1
{| border=1
| '''''pracownik'''''
| '''pracownik'''
|  
|
| '''''upoważniony do'''''
| '''upoważniony do'''
| '''''odpowiedzialny za'''''
| '''odpowiedzialny za'''
|-
|-
| dyrektor
| dyrektor
Linia 226: Linia 197:


==Diagram procesu==
==Diagram procesu==
{| border=1
{| border=1
| Zadania \Uczestnicy
| Zadania \Uczestnicy
Linia 239: Linia 209:
|-
|-
| 1
| 1
|  
|
|  
|
|  
|
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
| 2
| 2
|  
|
|  
|
|  
|
| W
| W
| Z
| Z
|  
|
|  
|


|-
|-
| 3
| 3
| Z
| Z
|  
|
|  
|
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
Linia 271: Linia 241:
| K
| K
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
| 5
| 5
| Ng
| Ng
|  
|
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
| 6
| 6
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
| 7
| 7
|  
|
|  
|
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
| 8
| 8
|  
|
|  
|
| W
| W
|  
|
| In
| In
| K
| K
|  
|


|-
|-
| 9
| 9
| Z
| Z
|  
|
| W
| W
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|


|-
|-
| 10
| 10
| K
| K
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|
|  
|
| W
| W


Linia 342: Linia 312:
| W- [[wykonawca]]
| W- [[wykonawca]]


I- udzielenie informacji wykonawcy
I - udzielenie informacji wykonawcy


In- inicjacja
In - inicjacja


O- opinia
O - opinia


Oo- opinia obowiązująca z uzasadnieniem
Oo - opinia obowiązująca z uzasadnieniem


Wyt- wytyczne
Wyt - wytyczne
| K- kontrola
| K - kontrola


N- [[nadzór]] bezpośredni  
N- [[nadzór]] bezpośredni


No- nadzór ogólny
No - nadzór ogólny


Ng- nadzór ogólny z koordynacją grupową
Ng - nadzór ogólny z koordynacją grupową


Z- zatwierdzenie
Z - zatwierdzenie


|}
|}
 
[[Kategoria:Przykłady procesów]]
[[Kategoria:Zarządzanie procesami]]
{{a|Adam Soński, Marek Suma}}
{{a|Adam Soński, Marek Suma}}


{{#metamaster:description|Archiwizacja - niezbędna działalność w zarządzaniu dokumentami i informacjami. Dowiedz się więcej o jej procesie i znaczeniu dla efektywnego zarządzania informacją.}}
{{#metamaster:description|Archiwizacja - niezbędna działalność w zarządzaniu dokumentami i informacjami. Dowiedz się więcej o jej procesie i znaczeniu dla efektywnego zarządzania informacją.}}

Aktualna wersja na dzień 18:33, 18 lis 2023

Proces.gif

To tylko przykład procesu.

Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

  • Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
  • W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji
  • Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez spółkę
  • Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
  • Niszczenie dokumentów.
  • Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.
  • Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
  • Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
  • Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.

Cele doskonalenia procesu

  • Skrócenie czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów przez każdego pracownika średnio o 2 godziny tygodniowo w porównaniu do czasu potrzebnego przed wprowadzeniem archiwizacji elektronicznej.
  • Optymalizacja wykorzystania powierzchni w magazynie: Zmniejszenie nieużywanej powierzchni magazynu o 20% w ciągu dwóch miesięcy od zastosowania nowych regałów archiwalnych.
  • Minimalizacja kosztów zatrudnienia poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii: Zmniejszenie o połowę ilości etatów w magazynie dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji archiwum, w ciągu miesiąca od wprowadzenia usprawnienia.

Charakterystyka procesu

Proces archiwizacji rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik biurowy stwierdza, że dokument można przekazać do archiwum. Następnie dokument jest skanowany i indeksowany. Po upływie określonego w ustawie okresu czasu dokument jest albo niszczony. albo przekazywany do archiwum państwowego

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

Kierownik archiwum

Pracownik archiwum

Pracownik magazynu

Pracownik biurowy

Dyrektor oddziału firmy

Członkowie komisji nadzorującej niszczenie dokumentów

2. Zasoby materialne

Komputery osobiste

Drukarki

Skaner przemysłowy

Rejestrator przenośny

Materiały biurowe: (pudła kartonowe na dokumenty, teczki i inne)

Niszczarka

Środki Transportu

Szafy magazynowe w archiwum

3. Zasoby informacyjne

Zadanie 1: Lista dokumentów do przekazania do archiwum sporządzana przez pracownika biurowego. Podpisuje ją przełożony porównaniu jej ze stanem faktycznym

Instrukcja dla pracowników biurowych o przekazywaniu dokumentów do archiwizacji

Instrukcja niszczenia dokumentów

Instrukcja postępowania z dokumentami poufnymi

Instrukcja przekazania do archiwum państwowego

Lista dokumentów do zniszczenia (Zadanie 8)

Procedura niszczenia dokumentów, w tym powołania komisji) (Zadanie 8)

Procedura przekazania dokumentów do archiwum państwowego (Zadanie 9)

Protokół potwierdzający zniszczenie dokumentów.

4. Narzędzia, metody i techniki

Metoda indeksowania oparta na ścieżce dostępu do dokumentu, ścieżka zawiera numer pudła, teczki i indywidualny numer dokumentu. Metoda ta ułatwia poruszanie się po magazynie.

Technika skanowania

Technika OCR (rozpoznawanie tekstu) służy zmniejszeniu objętości plików.

Opis procesu

1. przekazanie dokumentów do archiwizacji - decyzja

Kiedy pracownik biurowy stwierdza, że dany dokument można przekazać do archiwum (na podstawie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji), zwraca się on do przełożonego o podjęcie decyzji o archiwizacji.

2. przekazanie dokumentów do archiwizacji - przygotowanie

Stempluje i wkłada dokumenty przeznaczone do archiwizacji do teczki, a ich listę daje do podpisania przełożonemu.

3. przekazanie dokumentów do archiwizacji

Pracownik biurowy zanosi dokumenty do archiwum. kierownik archiwum potwierdza przyjęcie dokumentów podpisem i stemplem archiwum na liście.

4. skanowanie

Pracownik archiwum #2 wyjmuje dokumenty z teczek, oddziela zszywki i spinacze oraz wkłada kartki do skanera przemysłowego. Korzystając z komputera osobistego zapisuje dokumenty sporządzane odręcznie jako skompresowane bitmapy, natomiast dokumenty drukowane poddaje procesowi rozpoznawania tekstu. Efektem pracy są zeskanowane dokumenty. Przekazuje je osobie odpowiedzialnej za indeksowanie - kierownik archiwum.

5. archiwizacja fizyczna

Pracownik magazynu przyjmuje zeskanowane dokumenty od pracownika archiwum i w uzgodnieniu z nim nadaje każdemu dokumentowi "ścieżki dostępu" pudło/teczka/dokument. Korzysta z kartonowych pudeł dostarczanych przez pracownika zaopatrzenia oraz pudeł zwolnionych po zniszczeniu dokumentów. Następnie układa pudła na półkach. Efektem jego pracy są skatalogowane dokumenty papierowe, które są składane w magazynie według kategorii priorytetu dostępu i czasu powstania.

6. indeksowanie

kierownik archiwum na podstawie wytycznych i wymagań ustawowych pracownik nadaje datę usunięcia dokumentu oraz wiąże dokument elektroniczny z przechowywanym w magazynie załączając fizyczną ścieżkę dostępu do dokumentu. Baza danych znajduje się na serwerze wyposażonym w pamięć masową złożoną - nadmiarową macierz dysków.

7. kontrola przydatności dokumentu

Pracownik magazynu #3 na podstawie automatycznie generowanej listy wyświetlonej na ekranie rejestratora przenośnego odszukuje dokumenty wyznaczone do zniszczenia od czasu ostatniego niszczenia dokumentów. Efektem pracy są oddzielone dokumenty przeznaczone do zniszczenia.

8. komisyjne niszczenie dokumentów

W ustalonych okresach czasu zbędne dokumenty są niszczone. Dyrektor oddziału powołuje komisję złożoną z pracowników biurowych. Komisja porównuje listę dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem faktycznym i potwierdza zgodność. Kierownik archiwum ani żaden inny pracownik archiwum nie wchodzi w jej skład. Lista dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest generowana automatycznie na podstawie bazy danych, dokumenty w pudłach są gromadzone przez pracownika magazynu. Zniszczenia dokonuje się za pomocą niszczarki. Następnie jeden z pracowników archiwum zawozi powstałe odpady do recyklingu/ kompostowania/ spalenia.

9. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego - decyzja

Lista dokumentów do przekazania archiwum państwowemu generowana automatycznie na podstawie bazy danych (np. dokumentacja osobowa i płacowa). Pracownik magazynu #3 na podstawie listy odszukuje w magazynie dokumenty wyznaczone do przekazania, lista jest drukowana i załączana do decyzji o przekazaniu dokumentów do archiwum państwowego. Pracownik archiwum #1 porównuje listę ze stanem faktycznym i potwierdza podpisem. Załącza również elektroniczne kopie wyeksportowane z bazy danych na nośniku optycznym. Dokumenty są pakowane i zapieczętowane.

10. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego

Kurier zawozi dokumenty do siedziby archiwum państwowego, gdzie lista jest porównywana ze stanem faktycznym. W razie nieścisłości osobą odpowiedzialną jest pracownik archiwum #1 (kierownik). Po przejęciu dokumentów przez archiwum państwowe są one usuwane z bazy danych.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Efektami procesu archiwizacji są:

  • Uporządkowane dokumenty w magazynie
  • Komputerowa baza danych z zeskanowanymi kopiami elektronicznymi dokumentów
  • Zbiór ważnych dokumentów (np. danych pracowniczych) w zbiorach archiwum państwowego

Odpowiedzialność i uprawnienia

pracownik upoważniony do odpowiedzialny za
dyrektor 1 podjęcie decyzji o przekazaniu zgodność treści dokumentów
pracownik biurowy 2 sporządzenie listy zgodność listy ze stanem rzeczywistym
kierownik archiwum 3 przyjęcie dokumentów zgodność listy ze stanem rzeczywistym
pracownik archiwum 4 dostęp do bazy danych zgodność kopii elektronicznej z oryginałem
kierownik archiwum 4 odbiór dokumentów od pracownika archiwum zgodność listy ze stanem rzeczywistym
pracownik magazynu 5 dostęp do bazy danych (tylko odczyt) nadanie właściwej ścieżki
kierownik archiwum 6 spójność bazy danych prawidłowe indeksowanie, spójność bazy danych
pracownik magazynu 7 dostęp do magazynu, dostęp do bazy danych (tylko odczyt), przenoszenie dokumentów odszukanie właściwych dokumentów przeznaczonych do zniszczenia
członkowie komisji 8 kontrola dok. przeznaczonych do zniszczenia zgodność listy dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem rzeczywistym
kierownik archiwum 8 niszczenie dokumentów przestrzeganie terminów
pracownik magazynu 9 dostęp do bazy danych (tylko odczyt) odszukanie właściwych dokumentów do przekazania
kierownik archiwum 10 usunięcia przekazanych dokumentów z bazy danych zgodność listy przekazywanych dokumentów ze stanem faktycznym

Diagram procesu

Zadania \Uczestnicy Kierownik archiwum Pracownik archiwum Pracownik magazynu Pracownik biurowy Dyrektor Komisja Kurier
1 W
2 W Z
3 Z W
4 K W
5 Ng W
6 W
7 W
8 W In K
9 Z W
10 K W
W- wykonawca

I - udzielenie informacji wykonawcy

In - inicjacja

O - opinia

Oo - opinia obowiązująca z uzasadnieniem

Wyt - wytyczne

K - kontrola

N- nadzór bezpośredni

No - nadzór ogólny

Ng - nadzór ogólny z koordynacją grupową

Z - zatwierdzenie

Autor: Adam Soński, Marek Suma


Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Proces_archiwizacji&oldid=189379”