Zasady prowadzenia inwentaryzacji

Zasady prowadzenia inwentaryzacji wpływają na rzetelność jej wykonania. Zdefiniowanie inwentaryzacji jako składowej części rachunkowości nakazuje przestrzeganie ogólnych zasad, które zostały sformułowane zarówno przez naukę rachunkowości jak i praktykę gospodarczą. Dlatego inwentaryzację należy przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących przepisach oraz zasadami, które wyłoniły się z zasad ogólnych rachunkowości, jak też z praktyki gospodarczej i są traktowane obecnie jako powszechnie uznane zwyczaje i wskazówki w przeprowadzaniu inwentaryzacji. (Małkowska D., 2017, s. 13)

TL;DR

Artykuł omawia zasady prowadzenia inwentaryzacji, takie jak zasady uniwersalne, terminowości, częstotliwości, zamkniętych drzwi, dokładności, ograniczonego zaufania, kolejnych czynności, komisyjności, fachowości komisji spisowej, uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej, zaskoczenia, kompletności i kompleksowości, porównywalności, jednokrotności oraz podwójnej kontroli. Artykuł omawia również terminy, w jakich należy przeprowadzać inwentaryzację oraz różne formy przeprowadzania inwentaryzacji, takie jak inwentaryzacja okresowa, ciągła i wyrywkowa.

Zasady inwentaryzacji

• Zasada uniwersalna - jest zasadą podstawową, koncentruje się na zastosowaniu obowiązujących przepisów prawa i dobieraniu do spisowych zespołów tylko fachowych osób, które znają specyfikę danego obszaru spisowego oraz wykazują się znajomością asortymentową składników spisywanych (Małkowska D., 2017, s. 14)
• Zasada terminowości - obliguje jednostki do tego, aby inwentaryzacja była przeprowadzana w określonych przepisami ustawy terminach, spełnienie tej zasady decyduje o wypełnieniu warunku ustawowego dotyczącego inwentaryzacji. (Świderek I., 2016, s. 21)
• Zasada częstotliwości - polega ona na zachowaniu częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, która wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, ma ona znaczenie decydujące dla prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych minionego roku oraz dla prawidłowego ustalenia początkowych sald kolejnego okresu obrachunkowego. Przestrzeganie tej zasady minimalizuje czas przebiegu inwentaryzacji oraz umożliwia przygotowanie rocznego zamknięcia kont w sposób harmonijny. (Świderek I., 2016, s. 21)
• Zasada tzw. zamkniętych drzwi - polega ona na tym, aby na czas czynności inwentaryzacyjnych został wyłączony obrót magazynowy. Zasada ta pozwala na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych. Możliwość taką daje przeprowadzanie inwentaryzacji w dni wolne od pracy lub po godzinach pracy (Małkowska D., 2017, s. 14; Świderek I., 2016, s. 21)
• Zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Polega ona na dokładnym pomiarze, identyfikacji co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością, tak aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji. (Małkowska D., 2017, s. 14; Świderek I., 2016, s. 21)
• Zasada ograniczonego zaufania - zasada ta powinna być stosowana w stosunku do wszystkich osób materialnie odpowiedzialnych, a w szczególności w stosunku do pracowników nowych, mało znanych i nie mających doświadczenia w prowadzeniu danej placówki. Zasada ta przejawia się również w częstotliwości, zakresie i formie prowadzenia remanentu. (Świderek I., 2016, s. 22)
• Zasada kolejnych czynności - zasada ta określa kolejność wykonywanych podczas inwentaryzacji prac, co przyczynia się do usprawnienia całego przebiegu procesu inwentaryzacyjnego i skrócenia czasu jego trwania. Kolejność prac powinna być ustalona w regulaminie inwentaryzacji danej jednostki lub przez komisję inwentaryzacyjną. (Małkowska D., 2017, s. 14)
• Zasada komisyjności - według tej zasady spis z natury powinien być przeprowadzany przez co najmniej dwie osoby, ponieważ zwiększa to wiarygodność, niepodważalność i rzetelność takiego spisu, także w procesach sądowych o roszczenia z tytułu niedoborów. Podczas inwentaryzacji powinien nastąpić jasny i precyzyjny podział zadań pomiędzy członków zespołu spisowego (komisji inwentaryzacyjnej w małych jednostkach) i osoby odpowiedzialne materialnie, ponieważ jest on gwarancją poprawności spisu. (Świderek I., 2016, s. 22)
• Zasada fachowości komisji spisowej - zasada ta mówi o dobieraniu do prac komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych tylko osób fachowych, doświadczonych, które dobrze znają gospodarkę magazynową, specyfikę danego obszaru spisowego oraz wykazują się znajomością spisywanego asortymentu składników majątkowych. (Świderek I., 2016, s. 22)
• Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej - nieobecność podczas spisu osoby materialnie odpowiedzialnej uniemożliwia potraktowanie spisu z natury jako podstawy do rozliczenia danej osoby z powierzonego jej majątku. Jedynie w uzasadnionych i wyjątkowych przypadkach (np. długotrwała choroba) można prowadzić inwentaryzację pod jej nieobecność. Jednakże nawet wówczas powinna ją zastąpić inna osoba zainteresowana (poręczyciel, żyrant) lub zaufana np. ktoś z rodziny. W takiej sytuacji komisja powinna liczyć nie mniej niż trzy osoby (Małkowska D., 2017, s. 14, 15)
• Zasada zaskoczenia - zasada ta mówi o dokonaniu spisu z natury w momencie nieoczekiwanym. Jest ona szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, do których istnieje ograniczone zaufanie. (Administracja Księgowego Vademecum Głównego, 2015, s. 18)
• Zasada kompletności i kompleksowości - jest to zasada polegająca na kompletnym objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych zarówno ewidencją bilansową, jak i nieobjętych tą ewidencją lecz będących na stanie (Administracja Księgowego Vademecum Głównego, 2015, s. 18) Ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych oraz w związku ze zmianą formy własności lub przy prywatyzacji i przekształceniach własnościowych. Mówi ona również o tym, że każdy składnik podlegający inwentaryzacji wymaga ujęcia w dokumentacji inwentaryzacyjnej (arkuszu spisu z natury, w protokole inwentaryzacyjnym, itp.).
• Zasada porównywalności - wymaga ona, aby stan każdego składnika majątku, ustalony w czasie inwentaryzacji na określony dzień mógł być porównany z jego stanem ewidencyjnym.
• Zasada jednokrotności - zasada ta jest rozumiana w ten sposób, że każdy składnik majątku może być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej tylko jeden raz.
• Zasada podwójnej kontroli - zasada ta informuje o tym, że pomiar składników majątkowych powinien być przeprowadzany przez dwie osoby w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskaniu pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym. Ponadto, aby kontrola taka była skuteczna powinna być przeprowadzana zarówno przed przystąpieniem do spisu jak i w jego czasie trwania oraz po zakończeniu czynności spisowych.

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzana w terminach zgodnych z planem oraz z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości. Umożliwia to przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych w sposób harmonijny. Składniki aktywów i pasywów podlegają inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednakże obowiązek zinwentaryzowania składników majątku i źródeł ich pochodzenia uważa się za dotrzymany, jeżeli:

• inwentaryzacja składników aktywów (z wyłączeniem papierów wartościowych towarów i produktów gotowych, produktów w toku produkcji i materiałów, aktywów pieniężnych) została rozpoczęta nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do piętnastego dnia roku następnego, zaś ustalenie stanu nastąpiło poprzez dopisanie bądź odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury albo potwierdzenia salda- przychodów oraz rozchodów, które miały miejsce między datą spisu bądź potwierdzenia a dniem ustalenia stanu, który wynika z ksiąg rachunkowych, stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może zostać ustalony po dniu bilansowym;
• raz w ciągu dwóch lat przeprowadzono inwentaryzację zapasów produktów gotowych, towarów, materiałów, półproduktów oraz produktów gotowych znajdujących się składowiskach strzeżonych oraz objętych ewidencją ilościowo-wartościową;
• raz w ciągu czterech lat przeprowadzono inwentaryzację nieruchomości, które są zaliczane do środków trwałych i inwestycji, jak również znajdujących się na strzeżonym terenie innych środków trwałych oraz urządzeń i maszyn, które wchodzą w skład środków trwałych w budowie;
• raz w roku przeprowadzono inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań), które są objęte ewidencją wartościową w punktach detalicznego obrotu jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach, które prowadzą gospodarkę leśną. (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r., Art. 26)

Oprócz szczegółowo określonych terminów inwentaryzację należy również przeprowadzić na dzień:

• zakończenia przez jednostkę działalności - w takim przypadku inwentaryzacja dotyczy wszystkich składników zarówno aktywów jak i pasywów jednostki,
• poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji- inwentaryzacja dotyczy wszystkich składników aktywów i pasywów posiadanych przez jednostkę,
• poprzedzający wszczęcie postępowania upadłościowego.

Jednak nie zawsze jest konieczne przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów posiadanych przez jednostkę. Zgodnie z art. 5 ustawy o rachunkowości od przeprowadzania inwentaryzacji można odstąpić w sytuacji:

• ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu, gdy jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,
• połączenia bądź podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeśli w pisemnej drodze umowy strony odstąpią od dokonywania inwentaryzacji,
• zawieszenia działalności, jeśli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych (Administracja Księgowego Vademecum Głównego, 2015, s. 24)

Zasadnicze formy przeprowadzania inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja okresowa - polega ona na określeniu rzeczywistego stanu składników aktywów oraz pasywów na określony dzień. Termin inwentaryzacji okresowej wynika z ustawy o rachunkowości.
2. Inwentaryzacja ciągła - polega ona na systematycznym dokonywaniu w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w różnych, określonych planowo terminach, spisów z natury określonych składników aktywów w taki sposób, by składniki te objęte zostały inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością (np. co 2 lata). Inwentaryzacja ta wymaga opracowania harmonogramu przeprowadzenia inwentaryzacji, który obejmuje daty oraz zakres inwentaryzowania poszczególnych składników.
3. Wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła - polega ona na określeniu rzeczywistego stanu fragmentu składników aktywów na wyznaczony dzień lub w określonym terminie. Może ona być stosowana w przypadku:

• rozliczenia kontrolnego osoby materialnie odpowiedzialnej z mienia jej powierzonego;
• zmiany materialnie odpowiedzialnej osoby;
• określenia strat w związku ze zdarzeniami losowymi (Małkowska D., 2017, s. 16)

Zasady prowadzenia inwentaryzacji — artykuły polecane

Inwentaryzacja — Bilans otwarcia — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Operat szacunkowy — Moment bilansowy — Sprawozdanie finansowe - informacja dodatkowa — Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego — Badanie sprawozdania finansowego

Bibliografia

• Adamek-Hyska D. (2015), Inwentaryzacja jako istotny element kontroli zarządczej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 864
• Jedynak Z. (2016), Charakterystyka procesu inwentaryzacji w systemie logistycznym przedsiębiorstwa handlu detalicznego wielkopowierzchniowego, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej
• Kiziukiewicz T. (2002), Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
• Małkowska D. (2017), Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
• Małkowska D. (2017), Inwentaryzacja od A do Z z uwzględnieniem stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
• Naumiuk T. (2002), Inwentaryzacja, INFOR
• Sołtyk P. (2016), Proces inwentaryzacji w jednostce samorządu terytorialnego jako przedmiot oceny audytu wewnętrznego - założenia organizacyjne, nr 6
• Świderek I. (2016), Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Vademecum Głównego Księgowego (2015), Inwentaryzacja, rachunkowość, podatki i gospodarka finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Katarzyna Klocek, Klaudia Rzadkosz

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.