Podejście systemowe do diagnozy organizacji

Podejście systemowe kładzie nacisk na związki między częściami organizacji. Organizacja jest tu traktowana jako jednorodny, celowy, otwarty system, który składa się z wzajemnie powiązanych części w taki sposób, że tworzą one pewną całość wyróżniającą się w otoczeniu. Podejście systemowe umożliwia kierownikowi spojrzenie na organizację jako na kompletny system, jak i również na część jego środowiska zewnętrznego. Teoria systemów wskazuje, że działanie każdej pojedynczego elementu organizacji wpływa na działanie wszystkich pozostałych.

TL;DR

Artykuł przedstawia podejście systemowe w diagnozie organizacji. Podejście to pozwala spojrzeć na organizację jako na kompletny system i uwzględnić jej związki z otoczeniem. Autorzy artykułu skupiają się na wejściach, transformacji i wyjściach systemu oraz na efektywności organizacji w dłuższym okresie czasu. Diagnoza może mieć zarówno znaczenie węższe, polegające na opisie i ocenie stanu organizacji, jak i znaczenie szersze, które obejmuje wyjaśnienie przyczyn stanu istniejącego i formułowanie hipotez zmiany. Podejście systemowe pozwala kierownikom utrzymać równowagę między potrzebami różnych części organizacji a celami firmy jako całości.

Zastosowanie w diagnozie

Podejście systemowe do diagnozy organizacji zapoczątkowano w związku z wykorzystaniem ogólnej teorii systemów, a także niepewności co do precyzyjnego określenia celów organizacji. Twórcy tego podejścia uważali, że jedynym niedyskusyjnym i wyraźnym celem organizacji jest przetrwanie i rozwój. Zdolność organizacji w tym aspekcie zapewnia siła i zwartość systemu, jego pozycja w otoczeniu oraz zdolność do jej utrzymania i umacniania.

Taki sposób myślenia prezentowali E. Yuchtman i S. E. Seashore oraz D. Katz i R. L. Kahn. Obie te koncepcje zakładają, że organizacje to systemy otwarte, połączone z otoczeniem, dążące do rozwoju i starające się optymalizować wyszukiwanie i wykorzystanie zasobów, jak również własną pozycję w stosunku do otoczenia. Kolejnym założeniem jest wyjątkowość zasobów niezbędnych do integralności i rozwoju organizacji. W obu tych myślach mówi się o wejściach, transformacji i wyjściach systemu.

Yuchtman i Seashore zwracają uwagę na wejściach (informacjach i zasobach), natomiast Katz i Kahn na transformacji i wyjść (efektów) systemu. Yuchtman i Seashore za podstawowy czynnik efektywności uznają jej umiejętności i zdolności do znalezienia i zdobycia rzadkich zasobów. Zasoby definiowane są jako środki wykorzystywane przez organizacje w jej działaniu oraz kontaktach z otoczeniem, a więc są to zarówno środki materialne jak i ludzie o określonych umiejętnościach i kwalifikacjach. Przedstawiciele tej teorii twierdzą, że rzadkie i cenne zasoby są przedmiotem rywalizacji między organizacjami. W rezultacie tej konkurencji jest hierarchia organizacji, współzawodnictwa i pozycji przetargowej danej organizacji w stosunku do innych, działających w podobnej sferze. Według Yuchtmana i Seashore'a właśnie ta pozycja przetargowa jest wyrazem efektywności organizacji.

D. Katz i R. L. Kahn nie poprzestają na analizie organizacji z otoczeniem (co także uważają za kluczowy czynnik efektywności), zwracają jednakże uwagę na wewnętrzną wydajność organizacji, rozumianą jako odwrotność kosztu transformacji. Koszt ten jest mierzony stratą energii powodującą, że energia wyjść jest zwykle niższa niż energia wprowadzana na wejściach. Koszt ten jest niewymierny, dlatego jedynym wspólnym miernikiem jest pieniądz. Wydajność systemu jest podstawą do maksymalizacji dochodów, a w długim okresie przyczynia się do wzrostu organizacji i zwiększenia możliwości jej przetrwania.

Ujęcie wąskie i szerokie

Rozróżnienia szerokiego i wąskiego znaczenia pojęcia diagnozy można dokonać wykorzystując podejście zaprezentowane w pracy W. W. Jakóbca [1987] oraz wyróżnione przez T. Pszczołowskiego [1978] zadania składające się na proces diagnozy. Diagnoza w węższym znaczeniu może zostać potraktowana jako opis i ocena stanu badanego obiektu oraz sformułowanie konkluzji oceniającej. W szerszym ujęciu zaś obejmuje zakres zadań uwzględnionych w węższym ujęciu oraz wyjaśnienie genetyczne i przyczynowe stanu istniejącego wraz z postulowaniem i stawianiem hipotezy określającej sposób dalszych działań usprawniających lub doskonalących.

Wg W. Jakóbca diagnozę w węższym ujęciu można określić właśnie jako diagnozę wstępną, stosowaną w badaniach opisowych, nie zawierającą sugestii, w jaki sposób zmienić zidentyfikowany stan istniejący. Diagnozę w szerszym ujęciu, realizowaną w całym cyklu postępowania diagnostycznego autor proponuje natomiast określić mianem diagnozy właściwej, którą traktuje jako odpowiednią w zastosowaniu do działalności przedsiębiorstwa [W. W. Jakóbiec, 1987, s. 17-18].

Podsumowanie

Podsumowując, podejście systemowe do diagnozy organizacji posługuje się podstawowym schematem systemu otwartego: wejścia- transformacja - wyjścia. Zwraca się tu także szczególną uwagę na granice systemu, które oddzielają go od otoczenia i różnicują w stosunku do innych organizacji. Rozpatruje się efektywność w dłuższym okresie czasu, najważniejsze jest przetrwanie i rozwój organizacji. Warto także wspomnieć tu o synergii, która także jest jedną z koncepcji podejścia systemowego. W znaczeniu organizacyjnym synergia oznacza, że poszczególne działy organizacji współpracują ze sobą i oddziałując na siebie stają się wydajniejsze, niż gdyby każdy z nich działał w odosobnieniu. Kierownicy posługując się systemowym punktem widzenia, mogą łatwiej utrzymać równowagę między potrzebami rozmaitych części organizacji a potrzebami i celami firmy jako całości.

Podejście systemowe do diagnozy organizacji — artykuły polecane

Model organizacji — Strategia — Polityka personalna — Teoria zarządzania — Szkoła systemowa — Rozwój zarządzania personelem — Misja i wizja — Model Leavitta — Kapitał ludzki

Bibliografia

• Bielski M. (2004), Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa
• Jakóbiec W. (1987), Metodyka diagnozy organizacji przedsiębiorstwa przemysłowego, Instytut Wydawniczy Związków Zawodowych, Warszawa
• Lichtarski J. (red.) (2001), Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław
• Martyniak Z. (2001), Organizacja i zarządzanie, Antykwa, Kraków-Kluczbork
• Pszczołowski T. (1978), Mała encyklopedia prakseologii i teorii organizacji, Zakład Narodowy im. Ossolińskich, Wrocław, Warszawa, Kraków, Gdańsk
• Stoner J., Wankel C. (1996), Kierowanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Magdalena Cyrańska, Tomasz Małkus