Zespół projektowy

Zespół projektowy jest to jednostka organizacyjna, powołana na zasadzie specjalizacji przedmiotowej, realizująca projekt pod bezpośrednim nadzorem kierownika projektu. J. Katzenbach i D. Smith (J.Katzenach, D.Smith 2001, s. 26) definiują zespół projektowy jako: "niewielka liczba ludzi posiadających komplementarne umiejętności, zaangażowanych w realizację wspólnego celu ogólnego oraz celów cząstkowych, których podejście opiera się na współodpowiedzialności".

TL;DR

Zespół projektowy to mała grupa ludzi o różnych umiejętnościach, która pracuje razem nad realizacją wspólnego celu. W zespole każdy pełni inną rolę, np. lidera, organizatora, kreatywnego pomysłodawcę. Budowanie zespołu projektowego to proces, który wymaga czasu i umiejętności kierownika. Zespoły projektowe są ważne, ponieważ umożliwiają skuteczną realizację trudnych zadań, wymagających różnych kompetencji. Praca zespołowa przynosi lepsze rezultaty niż praca indywidualna.

Cechy

Zespół projektowy charakteryzują następujące cechy (Krzysztof Janasz i in. 2014, s. 93-94):

• mała liczba osób,
• chęć współdziałania w zdobywaniu tych samych celów,
• wiedza i umiejętności wzajemnie się uzupełniające - podejście do tego samego problemu z różnych punktów widzenia,
• pełne zaangażowanie w realizację zadania,
• wspólna odpowiedzialność,
• określenie reguł, norm postępowania, które pozwalają na minimalizację konfliktów w zespole,
• określenie i zrozumienie wzajemnych zależności w grupie,
• poczucie wspólnoty,
• tworzenie atmosfery wzajemnego szacunku, popieranie innowacyjności i dążenie do doskonałości,
• zbieżność celów indywidualnych i zespołowych,
• działa w trybie okresowym.

Głównym celem powstania zespołu projektowego jest wykonania zadania, dlatego opisują go pewne szczególne, nieodłączne cechy dotyczące sfery zarządzania wśród których możemy wymienić:

• formułowanie wysokich wymagań w stosunku do zespołu,
• mniejszy nacisk na szkolenia pracowników ze względu na ramy czasowy określonego projektu,
• pracę zespołową,
• występowanie specyficznych problemów personalnych,
• pozyskanie i utrzymanie pracowników.

Role w zespole projektowym

Uczestnicy zespołu mogą pełnić w nim różne role. Meredith Belbin opracował teorię ról zespołowych. Przedstawił 9 ról zespołowych (Renata Walczak 2014, 253-255):

• Praktyczny organizator, implementator - osoba realizująca zadania, konserwatywna, obowiązkowa, zdyscyplinowana i praktyczna, mająca zdolności organizacyjne, umiejąca pracować samodzielnie, trzeźwo myśląca.
• Koordynator - lider - potrafiący wytyczyć cele, umiejący podejmować decyzje, zdyscyplinowany, pewny siebie, niezbyt twórczy.
• Lokomotywa - osoba ambitna i dynamiczna, stawiająca wyzwania, odważna, nieznosząca rutyny i stagnacji, umiejąca zaktywizować zespół.
• Siewca idei, kreator - osoba pomysłowa, optymistyczna, niekonwencjonalna i postępowa. Umiejąca rozwiązywać trudne problemy.
• Koordynator - osoba odpowiedzialna za kontakty w zespole, zwykle komunikatywny ekstrawertyk, osoba entuzjastycznie nastawiona i ciekawa świata.
• Sędzia, ewaluator - trzeźwo patrzący na świat, obiektywnie oceniający sytuację, wnikliwy i rzeczowy, umiejący zauważyć różne możliwości działania.
• Dusza zespołu - osoba wrażliwa, empatyczna, łagodna, potrafiąca wzbudził "ducha zespołu".
• Perfekcjonista - osoba pedantyczna, uporządkowana i staranna, zdarza się, że czasem zbyt staranna, tracąca z oczu całość projektu, a skupiająca się na szczegółach, nadmiernie drobiazgowa, potrafiąca jednak konsekwentnie doprowadzić działanie do końca.
• Specjalista - merytoryczny fachowiec, posiadający umiejętności, których inni nie mają. Osoba samodzielna, realizująca swoje cele, pracuje w wąskim zakresie.

Do zespołu projektowego należy dobrać osoby uprzednio robiąc analizę, jacy specjaliści będą potrzebni w projekcie, kto konkretnie powinien być członkiem zespołu, kto jest dostępny, kto jest godny zaufania. Warto zwracać uwagę na zatrudnianie w projekcie różnych osób zgodnie z klasyfikacją znajdującą się powyżej. Zaleca się wybierać do projektu osoby mające różne cechy osobowościowe, kulturowe i zdolności komunikacji odpowiadające rolom zdefiniowanym w projekcie.

Budowanie zespołu projektowego

Budowanie zespołu projektowego od podstaw jest procesem żmudnym i wymaga odpowiedniego kształtowania ze strony kierownika zespołu. Na poszczególnych etapach tego procesu pojawiają się różnorodne problemy, które kierownik zespołu musi rozpoznać, a następnie umiejętnie rozwiązać. Ogólny model kształtowania się zespołu został opracowany w końcu lat 60-tych XX wieku przez Hersey`a i Blancharda. Wyodrębnia się w nim cztery fazy. W odniesieniu do zespołów projektowych, można je opisać następująco (Bogdan Miedziński 2012, 310-311):

• Formowanie (forming) - członkowie zespołu zbierają informacje o projekcie. Ich uwaga skupia się na rozpoznaniu tego, jakie obowiązki na nich spadną, z kim będą współpracować w zespole, jak dostosowywać się do otoczenia, jaki styl kierowania ma kierownik projektu.
• Dostosowanie (storming) - członkowie projektu odnoszą się do tego, co rozpoznali w fazie formowania. Wyraża się to nasileniem konfliktów w zespole na tle różnorodnych spraw, które zostały wcześniej rozpoznane przez członków zespołu. Zajmują oni stanowisko - często negatywne - wobec tego jak określono cele projektu, jakie są ich role w zespole, ich obowiązki oraz oczekiwania formułowane wobec nich przez kierownika zespołu, a także wobec stylu kierowania przyjętego przez lidera.
• Częściowe zintegrowanie (norming) - jeżeli konflikty, które ujawniły się w fazie uruchamiania zostaną rozładowane, członkowie zespołu zaczynają stopniowo rewidować swoje krytyczne poglądy na projekt oraz wyznaczoną im rolę. Zaczynają się kształtować pewne normy zachowania, które pozwalają członkom zespołu orientować się, czego mogą oczekiwać od innych.
• Pełne zintegrowanie (performing) - współpraca w zespole staje się niemalże rutyną. Wszyscy członkowie zespołu rozumieją, na czym polegają obowiązki innych członków zespołu. Mają oni także już przyswojone wzorce zachowań niezbędne do kontaktowania się z innymi członkami zespołu. Wspólnie rozwiązują powstające problemy, podejmują konieczne decyzje oraz komunikują się między sobą.

Przesłanki powoływania

W zespołach projektowych działają pracownicy, którzy bezpośrednio zajmują się realizacją prac przy pomocy oraz wsparciu konsultantów z zewnątrz. Zadania projektowe bywają trudne, dlatego też uczestnictwo w takim zespole wymusza od członków będących w zespole większe zaangażowanie w przedsięwzięcie. Razem z wykonywaniem codziennych prac oznacza to często dłuższy dzień pracy. Tym bardziej ważny jest właściwy dobór członków zespołu, jak również właściwy system motywacyjny.

Do zespołu projektowego nie powinno się dobierać przypadkowych osób, postawić przed problemem, wierząc, że zostanie rozwiązany. Kierownik projektu powinien zastanowić się, które osoby będą najbardziej nadawać się do pracy nad danym projektem.

Zespoły projektowe można oceniać poprzez kompetencje, wiedzę umiejętności oraz know-how. Do zespołów projektowych zbliżone są komitety, rady oraz komisje. Są to organizacje wspomagające kierownictwo organizacji, poprzez formułę partycypacji w zarządzaniu.Sens istnienia zespołów projektowych uzasadnia skomplikowanie projektów (dotyczą często szczegółowych ustaleń), które sprawia trudności, lub nawet uniemożliwia wykonanie ich przez jedna osobę.

Trudny projekt wymaga często wiedzy z różnych obszarów przedsiębiorstwa. Dzięki utworzeniu zespołu projektowego, możliwe jest wprowadzenie do przedsięwzięcia obszernego kapitału jakim jest wiedza. Poza tym praca zespołowa przynosi lepsze rezultaty niż działanie w pojedynkę. Warto stosować taką synergię, aby osiągnąć lepsze efekty przedsięwzięcia.

Patrz także:

• Kalendarz niko-niko
• Rejestracja czasu pracy

Zespół projektowy — artykuły polecane

Rodzaje zespołów — Praca zespołowa — Zadania lidera — Cechy zespołu — Etapy tworzenia zespołu — Przywództwo — Przywództwo sytuacyjne — Kształtowanie zespołu — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami

Bibliografia

• Betta J. (2012), Ludzie największą wartością projektu, Zeszyty Naukowe WSOWL, Nr 4
• Janasz K., Wiśniewska J. (red.) (2014), Zarządzanie projektami w organizacji, Difin, Warszawa
• Katzenach J., Smith D. (2001), Siła zespołów. Wpływ pracy zespołowej na efektywność organizacji, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Klimiuk J. (2009), Rola kierownika projektu oraz zespołu projektowego w zarządzaniu projektami, Bezpieczeństwo i Technika Pożarnicza, nr 3
• Miedziński B. (2012), Podstawy zarządzania projektami, Oficyna Wydawniczo-Poligraficzna Adam, Warszawa
• Muszyńska K. (2011), Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania wiki, Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management nr 56
• Stabryła A. (2006), Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Walczak R. (2014), Podstawy zarządzania projektami. Metody i przykłady, Difin, Warszawa

Autor: Zuzanna Sowa, Anna Bobak