Projekt pilotażowy

Projekt pilotażowy - (ang. pilot project, wdrożenie pilotażowe, pilotaż) - projekt mający na celu wprowadzenie (wdrożenie) nowej techniki lub metody w wyznaczonych wcześniej ograniczonych obszarach lub w ograniczonym zakresie w celu sprawdzenia, czy zaplanowane działania przynoszą pożądany skutek oraz zmniejszenia ryzyka niepowodzenia projektu i uzyskania opinii użytkowników.

Przeprowadzanie wdrożeń pilotażowych ma na celu ograniczenie lub wyeliminowanie obaw przed zmianą, zebranie sprzymierzeńców zmiany i zapobieganie i przełamywanie oporu wśród osób, których zmiana dotyczy. Projekt pilotażowy może być częścią etapu realizacja projektu etapów zarządzania projektem.

TL;DR

Projekt pilotażowy to metoda wprowadzania nowych technik lub metod w celu sprawdzenia ich skuteczności i zmniejszenia ryzyka niepowodzenia. Cele pilotażu to wzmocnienie pozytywnych reakcji na zmianę i identyfikacja negatywnych reakcji pracowników. Korzyści to oszczędność czasu i środków, motywowanie do zmiany oraz zebranie danych na żywym systemie. Projekt pilotażowy wpisuje się w strategie zarządzania zmianą, takie jak zwiększenie zaangażowania pracowników, wyjaśnienie przyczyn zmiany, wizualizacja przyszłości, metoda prób i błędów, stwarzanie możliwości i zachęcanie do działania, realizacja i promowanie zmian, utrwalanie zmian i poszukiwanie okazji do wprowadzenia nowych zmian. Przykłady projektów pilotażowych to sieć inteligentna w ENERGA - OPERATOR S.A., partnerstwo dla pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, oraz projekt e-Pionier współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Cele projektów pilotażowych

Celem wdrożeń pilotażowych jest wzmocnienie pozytywnych oraz ograniczenie negatywnych reakcji na zmianę poprzez:

1. zaprezentowanie istoty zmiany i jej efektów w celu zbudowania przychylności pracowników do przeprowadzenia transformacji w pozostałych obszarach działalności,
2. dokonanie oceny podjętych działań oraz wprowadzenie korekt co do sposobu bądź treści zmian, zanim przekształceniami objęte zostaną pozostałe obszary.

Pierwszy cel jest nakierowany jest na wzmacnianie pozytywnych reakcji na zmianę i ułatwienie przeprowadzenia całościowej transformacji organizacji w przyszłości.

Drugi cel jest nakierowany na identyfikację negatywnych reakcji pracowników na przekształcenia, skorygowanie działań lub opracowanie sposobów przeciwdziałania oporowi pracowników, jeśli jego wystąpienie okaże się nieuniknione (Kowalczyk, 2016, s. 9-16)

Korzyści projektów pilotażowych

1. Oszczędność środków finansowych i czasu. Przeprowadzanie wdrożeń pilotażowych może pomóc oszczędzić inwestowane w zmiany środki finansowe oraz czas. Wykrycie podczas pilotażu błędów pozwoli na ich uniknięcie we wdrożeniu dokonywanym w większej skali, co często może zapobiec zbędnym wydatkom.
2. Motywowanie do zmian. Właściwe przeprowadzenie fragmentarycznego przekształcenia będzie motywować nawet pracowników obszarów nieobjętych zmianami, co będzie sprzyjać szybszemu wdrożeniu zmian w pełnym zakresie.
3. Zebranie wywiadu i przetestowanie zmian na żywym systemie. Często realizacja projektu składa się w pierwszym etapie z projektu pilotażowego, na którym nowy system (metoda, technika, proces...) zostanie opracowany oraz wdrożony w wersji niepełnej, pozwalającej na uzyskanie wiarygodnych statystycznie danych dla wybranego zakresu. Dopiero w momencie, gdy etap pilotażowy zakończy się sukcesem, następuje pełne wdrożenie. (Łukaszewski, 2010, s. 104)

Projekt pilotażowy - strategia zarządzania zmianą

Projekt pilotażowy wpisuje się w metodologię zarządzania zmianą w organizacji. Jest skuteczną metodą wprowadzania zmiany. Poniżej wypunktowano osiem strategii poprawnego zarządzania zmianą w organizacji. Projekt pilotażowy pozwala na wprowadenie i wykorzystanie każdej z tych strategii.

1. Strategia pierwsza: zwiększenie możliwości zaangażowania pracowników i wywierania przez nich wpływu. "Pracownik, mając do wyboru decyzję podjętą przez innych i narzuconą mu oraz decyzję, na której kształtowanie sam miał wpływ, wybierze oczywiście tę drugą".
2. Strategia druga: wyjaśnienie przyczyn wprowadzania zmiany. Rezultat: przekonywające uzasadnienie procesu.
3. Strategia trzecia: wizualizacja przyszłości. Rezultat: inspirująca wizja. Kiedy stosować: w momencie obaw przed brakiem informacji i zmianą sytuacji osobistej.
4. Strategia czwarta: metoda prób i błędów jako sposób zsynchronizowania procesu. Rezultat: jednomyślność i zsynchronizowana infrastruktura. Liderzy zmiany muszą być jednomyślni, należy włączyć w proces osoby przeciwne zmianie; należy angażować pracowników w planowanie i programy pilotażowe; liderzy muszą określić czego nie wolno robić pracownikom w ramach wprowadzania zmiany; należy określić co, jak i kiedy mierzyć by ocenić postępy; najważniejsza komunikacja!
5. Strategia piąta: stwarzanie możliwości i zachęcanie do działania. Rezultat: nowe umiejętności i zaangażowanie. Należy przeprowadzać szkolenia, ale dopiero w momencie, kiedy faktycznie wiemy jak działać w ramach zmiany, a nie od razu, kiedy wszystkie scenariusze i przypadki nie zostały jeszcze sprawdzone.
6. Strategia szósta: realizacja i promowanie zmiany. Rezultat: odpowiedzialność za wyniki i wstępne wyniki. Lider musi dawać przykłąd własnym zachowaniem, przyciągać zwolenników, mierzyć i chwalić za postępy, zwracać uwagę w razie potrzeby.
7. Strategia siódma: utrwalanie zmiany i rozszerzanie jej zakresu. Trzeba pilnować, by zmiana nie została zniszczona przez kulturę organizacyjną; jeżeli zmiana jest niezgodna z kulturą organizacyjną, lider musi zmodyfikować ją, by wesprzeć zmianę.
8. Strategia ósma: poszukowanie okazji do wprowadzenia nowych zmian. Liderzy zmiany muszą dać okazję wypowiedzenia się pracownikom najbliższym problemom i potencjalnym obszarom zmiany, przeanalizować ich sugestie dot. ulepszenia i wprowadzić te realne i wartościowe (Blanchard, 2016, s. 187-203)

Przykłady projektów pilotażowych

• Projekt pilotażowy "Partnerstwo dla pracy" Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, mający na celu wypracowanie optymalnego modelu współpracy na poziomie województwa pomiędzy wojewódzkim urzędem pracy, powiatowymi urzędami pracy, agencjami zatrudnienia oraz innymi partnerami rynku pracy w celu stworzenia efektywnego systemu aktywizacji bezrobotnych wspierającego urzędy pracy (MRPiPS, 2012, s. 9-19)
• Projekt pilotażowy e-Pionier współfonansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, mający na celu wspieranie pomysłów rozwiązujących problemy istotne społecznie lub gospodarczo i bazujące na narzędziach oferowanych przez technologie informacyjno-komunikacyjne w modelu PCP. (NCBR, 2016, s. 1)

Projekt pilotażowy — artykuły polecane

ISO 9004 — Plan zarządzania interesariuszami — Metodyka PCM — Koła jakości — Analiza pola sił — Teoria zmian i rozwoju organizacji — Zasady zarządzania jakością — Efektywność szkoleń — Strategia projakościowa - zasady formułowania

Bibliografia

• Blanchard K. (2016), Przywództwo wyższego stopnia. Blanchard o przywództwie i tworzeniu efektywnych organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Kowalczyk M. (2016), Rola wdrożeń pilotażowych w implementacji koncepcji Lean Management, Problemy Jakości, nr 5
• Łukaszewski T. (2010), Metody wyceny opcji w planowaniu przedsięwzięć informatycznych, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania nr 20, numer nr 20
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (2012), Pilotaż dla pracy, Projekty pilotażowe wdrożone przez MRPiPS
• NCBR (2016), Projekt pilotażowy e-Pionier, Fundusze europejskie

Autor: Amanda Opiela