Potrzeby informacyjne

Rynek w swej naturze charakteryzuje się tym, że sytuacje na nim występujące są często wieloznaczne, wręcz nieokreślone, a zachowania podmiotów są często nieprzewidywalne. To właśnie powoduje, że firmy - dążąc do rozpoznania niepewności - gromadzą informacje.

Poprzez potrzeby informacyjne wyrażamy chęć posiadania określonego rodzaju zasobów informacyjnych, dotyczących rozwiązania jakiegoś problemu decyzyjnego lub interpretacji konkretnych zdarzeń.

W społeczeństwie informacyjnym, dostęp do informacji i umiejętność ich przetwarzania jest traktowana jako towar, za który niejednokrotnie płaci się wysoką cenę. Podmioty rynkowe które nieustannie zmuszone są do podejmowania decyzji dotyczących ich funkcjonowania, wyrażają potrzebę posiadania określonych informacji, niezbędnych do podjęcia owych decyzji. Aby można było skutecznie podejmować decyzje, przedsiębiorstwa potrzebują ogromnego zasobu wiedzy, licznych informacji, które następnie poddawane są dokładnej analizie.

Potrzeby informacyjne to wymagane przez danego użytkownika informacje. Zaliczamy do ich między innymi opinie, prognozy, diagnozy, dane faktograficzne itp. które są niezbędne dla użytkownika w związku z jego określonym celem działania a także ze względu na przewidywania co do zaistniałych okoliczności towarzyszących temu dzianiu.

Potrzeby informacyjne mogą być zarówno indywidualne czyli dotyczące danej jednostki jak i grupowe. Powinny być one poddawane procedurze obiektywizacji, mając na uwadze rzeczywistą wymagalność przez użytkowników.

Opis potrzeby informacyjnej

Opisu potrzeby informacyjnej możemy dokonać za pomocą dwóch poniższych schematów:

1. identyfikator potrzeby (podmiot, przedmiot, typ itd.),
2. postulowane cechy,
3. relacje, w tym:
   • miejsce potrzeby w ogólnej strukturze potrzeb danego systemu,
   • źródło zaspokojenia potrzeb,
4. treść, czyli dane mające zaspokoić dana potrzebę.

lub:

1. podmiot zgłaszający potrzebę,
2. przedmiot, czyli definicja problemu zarządczego przedstawiona w kategoriach obiektów, cech, relacji i czasu,
3. zbiór możliwych sposobów rozwiązania problemu,
4. pożądany termin zaspokojenia potrzeby,
5. postulowane cechy poszukiwanych informacji.

Metody identyfikacji i analizy potrzeb informacyjnych

W procesie identyfikacji potrzeb informacyjnych istnieje wiele różnych metod, które mogą być wykorzystane. Jedną z nich są badania rynkowe, które pozwalają na zdobycie informacji na temat preferencji i oczekiwań klientów. Badania rynkowe mogą obejmować ankietowanie, wywiady oraz obserwacje zachowań konsumentów, co pozwala na dokładne określenie ich potrzeb informacyjnych.

Inną metodą jest analiza danych wewnętrznych przedsiębiorstwa. Przez badanie dostępnych danych w firmie można zidentyfikować luki informacyjne i potrzeby informacyjne pracowników. Analiza danych wewnętrznych pozwala również na ocenę skuteczności działań podejmowanych przez firmę i możliwość wprowadzenia ulepszeń.

Kolejną metodą jest analiza konkurencji. Przez obserwację działań konkurencji można dowiedzieć się, jakie informacje są dla nich istotne i jakie potrzeby informacyjne mają. Analiza konkurencji pozwala na zidentyfikowanie trendów i innowacji, które mogą mieć wpływ na dalsze działania firmy.

Proces analizy potrzeb informacyjnych składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest przeprowadzenie wywiadów z interesariuszami. Wywiady te pozwalają na bezpośredni kontakt z użytkownikami informacji i uzyskanie od nich informacji na temat ich potrzeb i oczekiwań. Wywiady z interesariuszami są niezwykle istotnym narzędziem w identyfikacji potrzeb informacyjnych, ponieważ to właśnie użytkownicy informacji są najlepiej w stanie określić, jakie informacje są dla nich istotne.

Kolejnym etapem jest tworzenie profilu użytkownika. Na podstawie zebranych informacji można stworzyć szczegółowy profil użytkownika, który zawiera informacje na temat jego preferencji, celów i oczekiwań. Profil użytkownika jest podstawą do dalszej analizy potrzeb informacyjnych.

Następnym etapem jest analiza trendów i prognozowanie przyszłych potrzeb. Na podstawie analizy trendów można przewidzieć, jakie informacje będą potrzebne w przyszłości i jakie zmiany będą miały miejsce w otoczeniu biznesowym. Prognozowanie przyszłych potrzeb informacyjnych pozwala na przygotowanie się na zmiany i odpowiednie dostosowanie swoich działań.

Analiza danych wewnętrznych przedsiębiorstwa jest kolejną metodą identyfikacji potrzeb informacyjnych. Przez analizę dostępnych danych można zidentyfikować luki informacyjne i potrzeby informacyjne pracowników. Analiza danych wewnętrznych pozwala również na ocenę skuteczności działań podejmowanych przez firmę i możliwość wprowadzenia ulepszeń.

Analiza danych wewnętrznych może obejmować takie dziedziny jak sprzedaż, marketing, finanse czy logistyka. Przez analizę danych w tych obszarach można zidentyfikować potrzeby informacyjne pracowników oraz określić, jakie informacje są dla nich istotne w ich codziennej pracy.

Zaspokajanie potrzeb informacyjnych w erze cyfrowej

Era cyfrowa przynosi wiele zmian w zakresie zaspokajania potrzeb informacyjnych. Dzięki dostępowi do Internetu informacje są teraz dostępne w sposób natychmiastowy i w każdej chwili. W erze cyfrowej można szybko wyszukać i uzyskać informacje z różnych źródeł.

Ponadto, erę cyfrową cechuje ogromna ilość dostępnych informacji. Internet oferuje nieograniczone możliwości zdobycia informacji na praktycznie każdy temat. Dzięki temu, zaspokojenie potrzeb informacyjnych stało się łatwiejsze i bardziej dostępne.

Jednak, era cyfrowa przynosi również pewne wyzwania związane z dostępem do informacji. Ogromna ilość dostępnych informacji może sprawić, że trudno jest znaleźć te, które są najbardziej istotne. Ponadto, nie wszystkie informacje dostępne w Internecie są rzetelne i wiarygodne. Weryfikacja i selekcja informacji stała się zatem kluczowym wyzwaniem w erze cyfrowej.

W erze cyfrowej istnieje wiele różnych źródeł informacji dostępnych w Internecie, które mogą być wykorzystane do zaspokajania potrzeb informacyjnych. Jednym z takich źródeł są bazy danych, które zawierają szeroki zakres informacji na różne tematy. Bazy danych umożliwiają wyszukiwanie i uzyskiwanie informacji w sposób łatwy i szybki.

Kolejnym źródłem informacji są portale branżowe. Portale branżowe skupiają informacje związane z konkretną branżą lub tematem i umożliwiają ich łatwe znalezienie. Portale branżowe oferują różnorodne informacje, takie jak raporty, analizy, artykuły czy wywiady.

Media społecznościowe są kolejnym istotnym źródłem informacji w erze cyfrowej. Media społecznościowe umożliwiają wymianę informacji i doświadczeń między użytkownikami. Na platformach społecznościowych można znaleźć wiele informacji na temat różnych tematów, zarówno od ekspertów jak i od innych użytkowników.

Sztuczna inteligencja i analiza danych odgrywają coraz większą rolę w zaspokajaniu potrzeb informacyjnych w erze cyfrowej. Sztuczna inteligencja umożliwia automatyzację procesów wyszukiwania i selekcji informacji. Dzięki sztucznej inteligencji możliwe jest tworzenie spersonalizowanych propozycji informacyjnych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Analiza danych pozwala na lepsze zrozumienie preferencji i zachowań użytkowników, co umożliwia dostarczanie im bardziej efektywnych i odpowiednich informacji. Analiza danych pozwala również na identyfikację trendów i prognozowanie przyszłych potrzeb informacyjnych.

Potrzeby informacyjne — artykuły polecane

Informacja — Portal Business Intelligence — Badanie potrzeb informacyjnych — Funkcje informacji — System informacji strategicznej — Informatyczny system zarządzania — Dane — Użytkownik informacji — Luka informacyjna

Bibliografia

• Kolbusz E., Problemy badania potrzeb informacyjnych w systemach zarządzania, Informatyka, 1991, nr.8
• Kramer T. (2007), Podstawy marketingu, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Stabryła A. (2001), Podstawy zarządzania firmą, Antykwa, Kluczbork

Autor: Edyta Gwóźdź