System komunikacyjny

Proces komunikowania się daje kierownikom możliwość wykonywania ich obowiązków. Natomiast z dwóch powodów komunikowanie się jest ważne dla kierowników:

• jest to proces dzięki któremu realizuje się kierownicze funkcje planowania, organizowania, przewodzenie i kontrolowania.
• jest czynnością, której kierownicy poświęcają przeważającą część czasu.

Informacje, które są dostarczanie kierownikom, to podstawa planowania, a plany przekazywane są innym, w celu ich realizacji. Organizowanie zmusza do komunikowania się z ludźmi w sprawach dotyczących przydzielonych im zadań.

Można zatem powiedzieć, że proces komunikowania się jest podstawą funkcji kierowniczych. Podstawowy schemat systemu komunikowania się przedstawia się następująco:

NADAWCA - KOMUNIKAT - ODBIORCA

Natomiast do pozostałych elementów można jeszcze zaliczyć min.: kodowanie, kanał, dekodowanie, szum oraz sprzężenie zwrotne.

"Kodowanie jest to proces przekształcania przez nadawcę informacji w odpowiednie symbole lub gesty. Dekodowanie jest to proces interpretowania komunikatu przez odbiorcę. Jeśli dekodowanie odpowiada zakodowaniu przez nadawcę, komunikowanie się jest skuteczne. Szumem jest to, co przeszkadza w komunikowaniu się. Zalicza się tu czynniki odwracające uwagę oraz szum w otoczeniu. Sprzężenie zwrotne jest to reakcja odbiorcy na komunikat nadawcy: jest to zatem powtórzenie procesu komunikowania się z odwróceniem ról nadawcy i odbiorcy". System komunikowania się może być jednokierunkowy lub dwukierunkowy. W dwukierunkowym komunikowaniu się, w odróżnieniu od jednokierunkowego, występuje sprzężenie zwrotne z nadawcą. Komunikowanie się jednokierunkowe działa szybciej oraz lepiej chroni autorytet nadawcy. Natomiast komunikowanie się dwukierunkowe jest dokładniejsze, większe też mają do niego zaufanie odbiorcy.

Każdy czynnik, który utrudnia wymianę informacji między nadawcą i odbiorcą, jest przeszkodą w komunikowaniu się. Do najczęstszych źródeł przeszkód w procesie komunikowania się są różnice w indywidualnej percepcji. Człowiek o odmiennym doświadczeniu oraz wiedzy bardzo często patrzy na to samo zjawisko z różnych punktów widzenia. Innymi różnicami są różnice językowe, które często są powiązane z różnicami w indywidualnym postrzeganiu. Aby komunikat był prawidłowo przekazany słowa muszą znaczyć to samo dla nadawcy oraz odbiorcy. Znaczenie wszystkich symboli musi być wspólne.

Komunikowanie się może być:

• pionowe - przebiegające w górę i w dół wzdłuż linii podporządkowania w organizacji. W pełnym i dokładnym komunikowaniu się pionowym przeszkadzają: różnice pozycji i władzy między kierownikami i podwładnymi, pragnienia awansu podwładnego, brak zaufania na linii kierownik - podwładny.
• poziome - ulepsza koordynację oraz rozwiązywanie problemów, jak również sprzyja zadowoleniu pracowników. W sposób nieformalny przebiega poza formalnymi kanałami organizacji.

TL;DR

Komunikowanie się jest ważne dla kierowników, ponieważ umożliwia im wykonywanie obowiązków. Jest to proces, który realizuje funkcje kierownicze oraz zajmuje większość ich czasu pracy. System komunikowania się składa się z nadawcy, komunikatu i odbiorcy, a także innych elementów takich jak kodowanie, dekodowanie, szum i sprzężenie zwrotne. Istnieje komunikowanie się jednokierunkowe i dwukierunkowe, z różnymi zaletami i ograniczeniami. Barierami w komunikacji są różnice w percepcji, różnice językowe oraz ograniczenia psychologiczne i interpersonalne. Poprawne komunikowanie się ma wpływ na wydajność pracy i relacje między ludźmi w organizacji.

Bariery w systemie komunikacyjnym

"Współpraca między pracownikami oraz ich grupami może w różny sposób przyczyniać się do sukcesów firmy". Jednak w praktyce współpraca ta może być zakłócana przez różnego rodzaju przeszkody, bariery. I tak proces komunikacji (przekazywania informacji) napotyka bardzo często na różnego rodzaju bariery, które zniekształcają treść. Barierami występującymi w systemie komunikowania się są ograniczenia percepcyjne odbiorcy oraz możliwości nadawcy informacji. W tym przypadku maja wpływ aspekty psychologiczne, takie jak ograniczenia ludzkiego mózgu (odnośnie szybkości odbierania i interpretacji informacji, ograniczenia gromadzenia informacji pamięci, emocje, nieufność itp.) oraz problemy interpersonalne itp.

Kolejną barierą są różnego rodzaju zakłócenia generowane w kanale komunikacyjnym, które powodują zniekształcenie zakodowanej na nośniku informacji i przyczyniają się do przekazywania błędnej informacji odbiorcy.

System poprawnego komunikowania się wpływa na całą organizację. Okazuje się, że również "wydajność pracy w dużym stopniu zależy od stosunków między ludźmi, panujących w zespołach pracowniczych oraz grupach społecznych poza pracą. Do których pracownicy przynależą".

System komunikacyjny — artykuły polecane

Komunikacja w zespole międzykulturowym — Informacja zwrotna — Komunikacja interpersonalna — Otwartość w projekcie — Metody komunikacji wewnętrznej w organizacji — Zadania lidera — Typowe błędy kierownictwa — Funkcje zarządzania — Zespół wirtualny

Bibliografia

• Martyniak Z. (1979), Organizacja i zarządzanie. 42 problemy teorii i praktyki, Książka i Wiedza, Warszawa
• Mikuła B., Potocki A. (1997), Metody zarządzania innowacyjno-partycypacyjnego, Antykwa, Kluczbork
• Stoner J., Wankel C. (1996), Kierowanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Ewa Jasieczko