Proces oceny dostawców: Różnice pomiędzy wersjami
Z Encyklopedia Zarządzania
m (Dodanie MetaData Description) |
m (Pozycjonowanie) |
||
| (Nie pokazano 7 wersji utworzonych przez 2 użytkowników) | |||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
{{proces}} | {{proces}} | ||
== Cele procesu== | ==Cele procesu== | ||
# Dokładne [[monitorowanie]] dostaw w celu wyciągania wniosków | # Dokładne [[monitorowanie]] dostaw w celu wyciągania wniosków | ||
# Zapisywanie danych o dostawach w celu późniejszej analizy | # Zapisywanie danych o dostawach w celu późniejszej analizy | ||
| Linia 29: | Linia 11: | ||
# Wydłużenie średniego terminu płatności do min. 20 dni. | # Wydłużenie średniego terminu płatności do min. 20 dni. | ||
== Charakterystyka procesu== | ==Charakterystyka procesu== | ||
[[Proces]] oceny i kwalifikacji dostawców charakteryzuje się dużą cyklicznością. Dla bieżącej oceny wymagane jest śledzenie każdej dostawy, tak, by po jej zamknięciu (realizacji) mogła ona uzupełnić [[dane]] na temat konkretnego dostawcy. | [[Proces]] oceny i kwalifikacji dostawców charakteryzuje się dużą cyklicznością. Dla bieżącej oceny wymagane jest śledzenie każdej dostawy, tak, by po jej zamknięciu (realizacji) mogła ona uzupełnić [[dane]] na temat konkretnego dostawcy. | ||
Wyjścia procesu muszą być stale dostępne dla innych procesów zachodzących w firmie (np. zaopatrzenia) tak, by w razie zapotrzebowania na [[produkt]]y decydenci dysponowali pełną [[informacja|informacją]] na temat dostawców - kto, za ile, na kiedy może dany produkt dostarczyć. | Wyjścia procesu muszą być stale dostępne dla innych procesów zachodzących w firmie (np. zaopatrzenia) tak, by w razie zapotrzebowania na [[produkt]]y decydenci dysponowali pełną [[informacja|informacją]] na temat dostawców - kto, za ile, na kiedy może dany produkt dostarczyć. | ||
== Zasoby (dane wejściowe)== | ==Zasoby (dane wejściowe)== | ||
=== 1. Uczestnicy procesu === | ===1. Uczestnicy procesu=== | ||
'''a) Specjalista ds. dostaw''' | '''a) Specjalista ds. dostaw''' | ||
| Linia 45: | Linia 26: | ||
wymagania: wykształcenie minimum średnie, mile widziany licencjat (kierunki ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana orientacja w branży rowerowej, | wymagania: wykształcenie minimum średnie, mile widziany licencjat (kierunki ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana orientacja w branży rowerowej, | ||
===2. Zasoby materialne === | <google>n</google> | ||
===2. Zasoby materialne=== | |||
* Komputery PC (Desktop/Laptop) | * Komputery PC (Desktop/Laptop) | ||
* Oprogramowanie (na [[potrzeby]] procesu wystarczy w pełni funkcjonalność rozwiązań [[Open Source]] - [[system]] operacyjny Linux + [[pakiet]] Open Office) | * Oprogramowanie (na [[potrzeby]] procesu wystarczy w pełni funkcjonalność rozwiązań [[Open Source]] - [[system]] operacyjny Linux + [[pakiet]] Open Office) | ||
| Linia 56: | Linia 39: | ||
* tworzona w procesie [[baza danych]] na temat dostawców | * tworzona w procesie [[baza danych]] na temat dostawców | ||
===4. Narzędzia, metody i techniki === | ===4. Narzędzia, metody i techniki=== | ||
* Komputery klasy PC na których tworzona będzie baza informacji na temat dostaw | * Komputery klasy PC na których tworzona będzie baza informacji na temat dostaw | ||
* Aktywne śledzenie dostaw (kontakt z dostawcami, rozwiązywanie problemów z dostawami) | * Aktywne śledzenie dostaw (kontakt z dostawcami, rozwiązywanie problemów z dostawami) | ||
| Linia 63: | Linia 46: | ||
==Opis procesu== | ==Opis procesu== | ||
===1. Rozpoznanie dostawcy === | ===1. Rozpoznanie dostawcy=== | ||
'''Specjalista ds. dostaw''', w przypadku zapotrzebowania na [[towar]] dostępny od dostawcy, z którego usług [[firma]] jeszcze nie korzystała, przeprowadza [[wywiad]] na temat dostawcy. Wywiad ten ma na celu wstępne zapoznanie się z dostawcą - jak długo działa na [[rynek|rynku]], w czym się specjalizuje, jak prawdopodobny jest pomyślny przebieg dostawy. Jest to [[zadanie]] najmniej ustrukturalizowane, ponieważ Specjalista ds. dostaw musi użyć wszelkich możliwych środków, by zebrać jak najwięcej informacji. Dużą rolę grają tutaj źródła nieoficjalne - opinia o dostawcy w branży, prywatne kontakty Specjalisty ds. dostaw, doświadczenia kontrahentów z danym dostawcą, opinie znajomych itp. Kolejnym źródłem mogą być informacje z czasopism branżowych, takich jak bikeBoard, [[Magazyn]] Rowerowy, BikeAction. Również opinie na forach internetowych o tematyce rowerowej mogą się okazać pomocne. | '''Specjalista ds. dostaw''', w przypadku zapotrzebowania na [[towar]] dostępny od dostawcy, z którego usług [[firma]] jeszcze nie korzystała, przeprowadza [[wywiad]] na temat dostawcy. Wywiad ten ma na celu wstępne zapoznanie się z dostawcą - jak długo działa na [[rynek|rynku]], w czym się specjalizuje, jak prawdopodobny jest pomyślny przebieg dostawy. Jest to [[zadanie]] najmniej ustrukturalizowane, ponieważ Specjalista ds. dostaw musi użyć wszelkich możliwych środków, by zebrać jak najwięcej informacji. Dużą rolę grają tutaj źródła nieoficjalne - opinia o dostawcy w branży, prywatne kontakty Specjalisty ds. dostaw, doświadczenia kontrahentów z danym dostawcą, opinie znajomych itp. Kolejnym źródłem mogą być informacje z czasopism branżowych, takich jak bikeBoard, [[Magazyn]] Rowerowy, BikeAction. Również opinie na forach internetowych o tematyce rowerowej mogą się okazać pomocne. | ||
===2. Zebranie informacji o zapotrzebowaniu === | ===2. Zebranie informacji o zapotrzebowaniu=== | ||
'''Pracownik działu dostaw''' w momencie powstania zapotrzebowania na towar otrzymuje [[zamówienie]] wewnętrzne. Zawiera ono typ i ilość towaru, oraz pożądaną datę jego dostarczenia do firmy. Na podstawie tych danych, mając do dyspozycji ranking dostawców, Pracownik działu dostaw generuje informację zwrotną dla zaopatrzenia, doradzającą, któremu dostawcy powierzyć dostarczenie produktu. | '''Pracownik działu dostaw''' w momencie powstania zapotrzebowania na towar otrzymuje [[zamówienie]] wewnętrzne. Zawiera ono typ i ilość towaru, oraz pożądaną datę jego dostarczenia do firmy. Na podstawie tych danych, mając do dyspozycji ranking dostawców, Pracownik działu dostaw generuje informację zwrotną dla zaopatrzenia, doradzającą, któremu dostawcy powierzyć dostarczenie produktu. | ||
===3. Zebranie informacji o uruchomieniu dostawy === | ===3. Zebranie informacji o uruchomieniu dostawy=== | ||
'''Pracownik działu dostaw '''w momencie złożenia zamówienia przez Specjalistę ds. zaopatrzenia otrzymuje pełną informację o tym zamówieniu: rodzaj i ilość towaru, [[cena]], umówiony termin dostawy, dane dostawcy, [[termin płatności]]. Pracownik działu dostaw poprzez wykorzystanie odpowiedniego formularza wprowadza ją bazy ze statusem "w toku". | '''Pracownik działu dostaw '''w momencie złożenia zamówienia przez Specjalistę ds. zaopatrzenia otrzymuje pełną informację o tym zamówieniu: rodzaj i ilość towaru, [[cena]], umówiony termin dostawy, dane dostawcy, [[termin płatności]]. Pracownik działu dostaw poprzez wykorzystanie odpowiedniego formularza wprowadza ją bazy ze statusem "w toku". | ||
===4. Zebranie informacji o finalizacji dostawy === | ===4. Zebranie informacji o finalizacji dostawy=== | ||
'''Pracownik działu dostaw '''zmienia status dostawy na "zamknięta" po jej zrealizowaniu. Jest ona wtedy podsumowywana w celu dalszej analizy. Przy zamykaniu dostawy zapisywane są informacje o | '''Pracownik działu dostaw '''zmienia status dostawy na "zamknięta" po jej zrealizowaniu. Jest ona wtedy podsumowywana w celu dalszej analizy. Przy zamykaniu dostawy zapisywane są informacje o opóźnieniu (wyprzedzeniu) w stosunku do umówionego terminu, ewentualnych problemach oraz o sposobach, w jaki zostały rozwiązane. | ||
===5. Dodawanie informacji o dostawach do danych dostawców === | ===5. Dodawanie informacji o dostawach do danych dostawców=== | ||
'''Pracownik działu dostaw''' każdą "zamkniętą" dostawę dodaje do informacji o poprzednich usługach danego dostawcy | '''Pracownik działu dostaw''' każdą "zamkniętą" dostawę dodaje do informacji o poprzednich usługach danego dostawcy (Przenosi informacje z formularza "w toku" do formularza właściwego dla danego dostawcy). | ||
===6. Obliczanie wskaźników oceny dostawców === | ===6. Obliczanie wskaźników oceny dostawców=== | ||
'''Pracownik działu dostaw''' za pomocą posortowanych (wg dostawcy) informacji o zrealizowanych dostawach wylicza mierniki w programie Calc, za pomocą odpowiednich formuł. Przyjmują wartości na skali punktowej od 1 do 10. Mierniki oraz sposób ich obliczania obrazuje poniższa tabela: | '''Pracownik działu dostaw''' za pomocą posortowanych (wg dostawcy) informacji o zrealizowanych dostawach wylicza mierniki w programie Calc, za pomocą odpowiednich formuł. Przyjmują wartości na skali punktowej od 1 do 10. Mierniki oraz sposób ich obliczania obrazuje poniższa tabela: | ||
| Linia 110: | Linia 93: | ||
|- | |- | ||
| 0 - 1 | | 0-1 | ||
| 9 | | 9 | ||
|- | |- | ||
| 1 - 2 | | 1-2 | ||
| 7 | | 7 | ||
|- | |- | ||
| 2 - 3 | | 2-3 | ||
| 5 | | 5 | ||
|- | |- | ||
| 3 - 5 | | 3-5 | ||
| 3 | | 3 | ||
| Linia 137: | Linia 120: | ||
|- | |- | ||
| 0 - 1 | | 0-1 | ||
| 10 | | 10 | ||
|- | |- | ||
| 1 - 2 | | 1-2 | ||
| 9 | | 9 | ||
|- | |- | ||
| 2 - 3 | | 2-3 | ||
| 8 | | 8 | ||
|- | |- | ||
| 3 - 4 | | 3-4 | ||
| 7 | | 7 | ||
|- | |- | ||
| 4 - 5 | | 4-5 | ||
| 6 | | 6 | ||
|- | |- | ||
| 5 - 7 | | 5-7 | ||
| 5 | | 5 | ||
|- | |- | ||
| 7 - 10 | | 7-10 | ||
| 4 | | 4 | ||
|- | |- | ||
| 10 - 14 | | 10-14 | ||
| 2 | | 2 | ||
| Linia 184: | Linia 167: | ||
|- | |- | ||
| 45 - 60 | | 45-60 | ||
| 9 | | 9 | ||
|- | |- | ||
| 30 - 45 | | 30-45 | ||
| 8 | | 8 | ||
|- | |- | ||
| 20 - 30 | | 20-30 | ||
| 7 | | 7 | ||
|- | |- | ||
| 15 - 20 | | 15-20 | ||
| 6 | | 6 | ||
|- | |- | ||
| 7 - 15 | | 7-15 | ||
| 4 | | 4 | ||
| Linia 208: | Linia 191: | ||
|} | |} | ||
===7. Zastosowanie ważonej oceny === | ===7. Zastosowanie ważonej oceny=== | ||
'''Specjalista ds. dostaw''' jest odpowiedzialny za dalszą część analizy. [[Wskaźnik]]i obliczone w punkcie6. są przemnażane przez wagi i sumowane. [[Zarząd]] raz w miesiącu, w drodze zarządzenia ustala, jakie kryteria są brane pod uwagę i jakie są ich współczynniki wagowe (a tym samym pryzmat patrzenia na dostawców). Oprócz obliczonej ważonej oceny zawsze istnieje możliwość przeanalizowania wskaźników, z których się ona wzięła (by móc stwierdzić, że np. dany [[dostawca]] jest dobry pod względem terminowości, natomiast jego ceny są wygórowane). Współczynniki wagowe mogą przyjmować wartości od 0 do 1, przy czym Σ współczynników = 1. | '''Specjalista ds. dostaw''' jest odpowiedzialny za dalszą część analizy. [[Wskaźnik]]i obliczone w punkcie6. są przemnażane przez wagi i sumowane. [[Zarząd]] raz w miesiącu, w drodze zarządzenia ustala, jakie kryteria są brane pod uwagę i jakie są ich współczynniki wagowe (a tym samym pryzmat patrzenia na dostawców). Oprócz obliczonej ważonej oceny zawsze istnieje możliwość przeanalizowania wskaźników, z których się ona wzięła (by móc stwierdzić, że np. dany [[dostawca]] jest dobry pod względem terminowości, natomiast jego ceny są wygórowane). Współczynniki wagowe mogą przyjmować wartości od 0 do 1, przy czym Σ współczynników = 1. | ||
===8. Tworzenie (aktualizacja) rankingu === | ===8. Tworzenie (aktualizacja) rankingu=== | ||
'''Specjalista ds. dostaw''' za pomocą zabiegów z pkt.6. i7. tworzy i aktualizuje ranking dostawców - główne wyjście naszego procesu, dostępne dla reszty firmy w celu wyboru właściwych dostawców. Jak wynika z punktów6. i7. w rankingu ocena dostawcy przedstawia się w skali od 1 do 10. Wyróżniamy trzy grupy dostawców: | '''Specjalista ds. dostaw''' za pomocą zabiegów z pkt.6. i7. tworzy i aktualizuje ranking dostawców - główne wyjście naszego procesu, dostępne dla reszty firmy w celu wyboru właściwych dostawców. Jak wynika z punktów6. i7. w rankingu ocena dostawcy przedstawia się w skali od 1 do 10. Wyróżniamy trzy grupy dostawców: | ||
* ocena 7 - 10 - Rzetelny dostawca - należy skupić się na zacieśnianiu współpracy | * ocena 7-10 - Rzetelny dostawca - należy skupić się na zacieśnianiu współpracy | ||
* ocena 3,5 - 7 - Dostawca średnio wiarygodny - należy negocjować korzystniejsze warunki lub poszukać dostawcy alternatywnego dla danych produktów | * ocena 3,5-7 - Dostawca średnio wiarygodny - należy negocjować korzystniejsze warunki lub poszukać dostawcy alternatywnego dla danych produktów | ||
* ocena niższa niż 3,5 - Dostawca niewiarygodny - należy jak najszybciej znaleźć inne źródło danych produktów, po czym przestać korzystać z usług dotychczasowego dostawcy. | * ocena niższa niż 3,5 - Dostawca niewiarygodny - należy jak najszybciej znaleźć inne źródło danych produktów, po czym przestać korzystać z usług dotychczasowego dostawcy. | ||
== 7. Wyjścia (dane wyjściowe)== | ==7. Wyjścia (dane wyjściowe)== | ||
* ranking dostawców (do wglądu dla zarządu) | * ranking dostawców (do wglądu dla zarządu) | ||
* informacje na temat dostawców danego produktu (dla działu zaopatrzenia) | * informacje na temat dostawców danego produktu (dla działu zaopatrzenia) | ||
* baza danych na temat dostawców (do użytku wewnętrznego w procesie) | * baza danych na temat dostawców (do użytku wewnętrznego w procesie) | ||
== 8. Odpowiedzialność i uprawnienia== | ==8. Odpowiedzialność i uprawnienia== | ||
{| border=1 | {| border=1 | ||
| <center> | | <center>'''Stanowisko'''</center> | ||
| <center> | | <center>'''Zadanie (numer)'''</center> | ||
| <center> | | <center>'''Uprawniony do'''</center> | ||
| <center> | | <center>'''Odpowiada za'''</center> | ||
|- | |- | ||
| Linia 237: | Linia 219: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 4 | | 4 | ||
| - kontaktu z dostawcami w przypadku wystąpienia problemów; reprezentowania firmy w sytuacjach spornych | | - kontaktu z dostawcami w przypadku wystąpienia problemów; reprezentowania firmy w sytuacjach spornych | ||
| Linia 243: | Linia 225: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 8 | | 8 | ||
| - kształtowania ocen poszczególnych dostawców | | - kształtowania ocen poszczególnych dostawców | ||
| Linia 249: | Linia 231: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 9 | | 9 | ||
| - tworzenia głównego wyjścia informacyjnego procesu - rankingu dostawców | | - tworzenia głównego wyjścia informacyjnego procesu - rankingu dostawców | ||
| Linia 261: | Linia 243: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 3 | | 3 | ||
| - wprowadzania informacji o dostawie do bazy | | - wprowadzania informacji o dostawie do bazy | ||
| Linia 267: | Linia 249: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 5 | | 5 | ||
| - zmiany statusu dostawy z "w toku" na "zamknięta" | | - zmiany statusu dostawy z "w toku" na "zamknięta" | ||
| Linia 273: | Linia 255: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 6 | | 6 | ||
| - przeniesienia danych dostawy do danych odpowiedniego dostawcy | | - przeniesienia danych dostawy do danych odpowiedniego dostawcy | ||
| Linia 279: | Linia 261: | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| 7 | | 7 | ||
| - przeliczania wskaźników z uwzględnieniem nowych danych | | - przeliczania wskaźników z uwzględnieniem nowych danych | ||
| Linia 285: | Linia 267: | ||
|} | |} | ||
== Formularze == | ==Formularze== | ||
Formularze papierowe będą w procesie ograniczone do minimum. Do normalnego funkcjonowania będą używane wyłącznie nośniki elektroniczne - formularze będą miały postać arkuszy kalkulacyjnych. Przykłady poniżej: | Formularze papierowe będą w procesie ograniczone do minimum. Do normalnego funkcjonowania będą używane wyłącznie nośniki elektroniczne - formularze będą miały postać arkuszy kalkulacyjnych. Przykłady poniżej: | ||
* dostawy o statusie "w toku" | |||
{| border=1 | {| border=1 | ||
| Linia 302: | Linia 283: | ||
|- | |- | ||
|  , | |  , | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
|  , | |  , | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|} | |} | ||
* dostawy o statusie "zamknięta", segregowane według dostawców | |||
{| border=1 | {| border=1 | ||
| Linia 337: | Linia 318: | ||
|- | |- | ||
|  , | |  , | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
|  , | |  , | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
| | | | ||
|} | |} | ||
== Diagram procesu== | ==Diagram procesu== | ||
{| border=1 | {| border=1 | ||
| Zadania/Uczestnicy | | Zadania/Uczestnicy | ||
| Linia 371: | Linia 351: | ||
| 1 | | 1 | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Linia 378: | Linia 358: | ||
| I | | I | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Linia 384: | Linia 364: | ||
| No | | No | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| 4 | | 4 | ||
| K | | K | ||
| | | | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| 5 | | 5 | ||
| | | | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Linia 402: | Linia 382: | ||
| Z | | Z | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| Linia 408: | Linia 388: | ||
| N | | N | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
|- | |- | ||
| 8 | | 8 | ||
| W | | W | ||
| | | | ||
| K | | K | ||
| Linia 419: | Linia 399: | ||
| 9 | | 9 | ||
| O | | O | ||
| | | | ||
| N | | N | ||
|} | |} | ||
[[Kategoria:Przykłady procesów]] | |||
[[Kategoria: | |||
{{a|Marek Dudek, Michał Dutkowski}} | {{a|Marek Dudek, Michał Dutkowski}} | ||
{{#metamaster:description|Ocenianie dostawców to istotny proces w zarządzaniu jakością. Dowiedz się, jak skutecznie oceniać i wybierać dostawców, aby zapewnić wysoką jakość produktów i usług.}} | {{#metamaster:description|Ocenianie dostawców to istotny proces w zarządzaniu jakością. Dowiedz się, jak skutecznie oceniać i wybierać dostawców, aby zapewnić wysoką jakość produktów i usług.}} | ||
Aktualna wersja na dzień 18:33, 18 lis 2023
|
To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.
|
Cele procesu
- Dokładne monitorowanie dostaw w celu wyciągania wniosków
- Zapisywanie danych o dostawach w celu późniejszej analizy
- Aktualna ocena i ranking dostawców współpracujących z firmą
Cele polepszenia procesu:
- Zmniejszenie średniego opóźnienia dostaw do max. 2 dni
- Zmniejszenie średniego czasu trwania dostawy do max. 7 dni
- Wydłużenie średniego terminu płatności do min. 20 dni.
Charakterystyka procesu
Proces oceny i kwalifikacji dostawców charakteryzuje się dużą cyklicznością. Dla bieżącej oceny wymagane jest śledzenie każdej dostawy, tak, by po jej zamknięciu (realizacji) mogła ona uzupełnić dane na temat konkretnego dostawcy.
Wyjścia procesu muszą być stale dostępne dla innych procesów zachodzących w firmie (np. zaopatrzenia) tak, by w razie zapotrzebowania na produkty decydenci dysponowali pełną informacją na temat dostawców - kto, za ile, na kiedy może dany produkt dostarczyć.
Zasoby (dane wejściowe)
1. Uczestnicy procesu
a) Specjalista ds. dostaw
wymagania: wykształcenie wyższe (ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, wysokie zdolności interpersonalne, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana znajomość języka angielskiego i orientacja w branży rowerowej,
b) Pracownik działu dostaw
wymagania: wykształcenie minimum średnie, mile widziany licencjat (kierunki ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana orientacja w branży rowerowej,
2. Zasoby materialne
- Komputery PC (Desktop/Laptop)
- Oprogramowanie (na potrzeby procesu wystarczy w pełni funkcjonalność rozwiązań Open Source - system operacyjny Linux + pakiet Open Office)
- Telefony - stacjonarne (w biurze) oraz komórkowe (w przypadku pracy poza biurem)
3. Zasoby informacyjne
- informacje z działu zamówień o potrzebnych produktach
- informacje z działu zamówień o złożonych zamówieniach
- informacje z działu zamówień o zamkniętych (zrealizowanych) zamówieniach
- tworzona w procesie baza danych na temat dostawców
4. Narzędzia, metody i techniki
- Komputery klasy PC na których tworzona będzie baza informacji na temat dostaw
- Aktywne śledzenie dostaw (kontakt z dostawcami, rozwiązywanie problemów z dostawami)
- Rzetelne raportowanie przebiegu dostawy
- Okresowa analiza danych zrealizowanych dostaw i tworzenie w oparciu o nie rankingu dostawców
Opis procesu
1. Rozpoznanie dostawcy
Specjalista ds. dostaw, w przypadku zapotrzebowania na towar dostępny od dostawcy, z którego usług firma jeszcze nie korzystała, przeprowadza wywiad na temat dostawcy. Wywiad ten ma na celu wstępne zapoznanie się z dostawcą - jak długo działa na rynku, w czym się specjalizuje, jak prawdopodobny jest pomyślny przebieg dostawy. Jest to zadanie najmniej ustrukturalizowane, ponieważ Specjalista ds. dostaw musi użyć wszelkich możliwych środków, by zebrać jak najwięcej informacji. Dużą rolę grają tutaj źródła nieoficjalne - opinia o dostawcy w branży, prywatne kontakty Specjalisty ds. dostaw, doświadczenia kontrahentów z danym dostawcą, opinie znajomych itp. Kolejnym źródłem mogą być informacje z czasopism branżowych, takich jak bikeBoard, Magazyn Rowerowy, BikeAction. Również opinie na forach internetowych o tematyce rowerowej mogą się okazać pomocne.
2. Zebranie informacji o zapotrzebowaniu
Pracownik działu dostaw w momencie powstania zapotrzebowania na towar otrzymuje zamówienie wewnętrzne. Zawiera ono typ i ilość towaru, oraz pożądaną datę jego dostarczenia do firmy. Na podstawie tych danych, mając do dyspozycji ranking dostawców, Pracownik działu dostaw generuje informację zwrotną dla zaopatrzenia, doradzającą, któremu dostawcy powierzyć dostarczenie produktu.
3. Zebranie informacji o uruchomieniu dostawy
Pracownik działu dostaw w momencie złożenia zamówienia przez Specjalistę ds. zaopatrzenia otrzymuje pełną informację o tym zamówieniu: rodzaj i ilość towaru, cena, umówiony termin dostawy, dane dostawcy, termin płatności. Pracownik działu dostaw poprzez wykorzystanie odpowiedniego formularza wprowadza ją bazy ze statusem "w toku".
4. Zebranie informacji o finalizacji dostawy
Pracownik działu dostaw zmienia status dostawy na "zamknięta" po jej zrealizowaniu. Jest ona wtedy podsumowywana w celu dalszej analizy. Przy zamykaniu dostawy zapisywane są informacje o opóźnieniu (wyprzedzeniu) w stosunku do umówionego terminu, ewentualnych problemach oraz o sposobach, w jaki zostały rozwiązane.
5. Dodawanie informacji o dostawach do danych dostawców
Pracownik działu dostaw każdą "zamkniętą" dostawę dodaje do informacji o poprzednich usługach danego dostawcy (Przenosi informacje z formularza "w toku" do formularza właściwego dla danego dostawcy).
6. Obliczanie wskaźników oceny dostawców
Pracownik działu dostaw za pomocą posortowanych (wg dostawcy) informacji o zrealizowanych dostawach wylicza mierniki w programie Calc, za pomocą odpowiednich formuł. Przyjmują wartości na skali punktowej od 1 do 10. Mierniki oraz sposób ich obliczania obrazuje poniższa tabela:
| Miernik | Sposób otrzymywania |
| Średnie opóźnienie dostawy | Σ (Faktyczna data dostarczenia - Umówiona data dostarczenia) / ilość dostaw |
| Średni czas trwania dostawy | Σ (Umówiona data dostarczenia - Data złożenia zamówienia) / ilość dostaw |
| Średni termin płatności | Σ (Data płatności - Data złożenia zamówienia) / ilość dostaw |
Punktację dla mierników przedstawiają tabele:
- Średnie opóźnienie dostawy:
| Wartość | Punkty |
| <0 | 10 |
| 0-1 | 9 |
| 1-2 | 7 |
| 2-3 | 5 |
| 3-5 | 3 |
| >5 | 1 |
- Średni czas trwania dostawy:
| Wartość | Punkty |
| 0-1 | 10 |
| 1-2 | 9 |
| 2-3 | 8 |
| 3-4 | 7 |
| 4-5 | 6 |
| 5-7 | 5 |
| 7-10 | 4 |
| 10-14 | 2 |
| >14 | 1 |
- Średni termin płatności:
| Wartość | Punkty |
| >60 | 10 |
| 45-60 | 9 |
| 30-45 | 8 |
| 20-30 | 7 |
| 15-20 | 6 |
| 7-15 | 4 |
| <7 | 1 |
7. Zastosowanie ważonej oceny
Specjalista ds. dostaw jest odpowiedzialny za dalszą część analizy. Wskaźniki obliczone w punkcie6. są przemnażane przez wagi i sumowane. Zarząd raz w miesiącu, w drodze zarządzenia ustala, jakie kryteria są brane pod uwagę i jakie są ich współczynniki wagowe (a tym samym pryzmat patrzenia na dostawców). Oprócz obliczonej ważonej oceny zawsze istnieje możliwość przeanalizowania wskaźników, z których się ona wzięła (by móc stwierdzić, że np. dany dostawca jest dobry pod względem terminowości, natomiast jego ceny są wygórowane). Współczynniki wagowe mogą przyjmować wartości od 0 do 1, przy czym Σ współczynników = 1.
8. Tworzenie (aktualizacja) rankingu
Specjalista ds. dostaw za pomocą zabiegów z pkt.6. i7. tworzy i aktualizuje ranking dostawców - główne wyjście naszego procesu, dostępne dla reszty firmy w celu wyboru właściwych dostawców. Jak wynika z punktów6. i7. w rankingu ocena dostawcy przedstawia się w skali od 1 do 10. Wyróżniamy trzy grupy dostawców:
- ocena 7-10 - Rzetelny dostawca - należy skupić się na zacieśnianiu współpracy
- ocena 3,5-7 - Dostawca średnio wiarygodny - należy negocjować korzystniejsze warunki lub poszukać dostawcy alternatywnego dla danych produktów
- ocena niższa niż 3,5 - Dostawca niewiarygodny - należy jak najszybciej znaleźć inne źródło danych produktów, po czym przestać korzystać z usług dotychczasowego dostawcy.
7. Wyjścia (dane wyjściowe)
- ranking dostawców (do wglądu dla zarządu)
- informacje na temat dostawców danego produktu (dla działu zaopatrzenia)
- baza danych na temat dostawców (do użytku wewnętrznego w procesie)
8. Odpowiedzialność i uprawnienia
| Specjalista ds. dostaw | 1 | - zbierania wszelkich dostępnych informacji na temat nowego dostawcy; pełna dowolność wyboru źródeł | - wydanie trafnej opinii wstępnej na temat nowego dostawcy |
| 4 | - kontaktu z dostawcami w przypadku wystąpienia problemów; reprezentowania firmy w sytuacjach spornych | - szybkie, sprawne i efektowne rozwiązywanie ewentualnych problemów z dostawami | |
| 8 | - kształtowania ocen poszczególnych dostawców | - zastosowanie wag dla wskaźników zgodnie z życzeniami kierownictwa | |
| 9 | - tworzenia głównego wyjścia informacyjnego procesu - rankingu dostawców | - utrzymywanie aktualności rankingu; wydawanie oceny dostawcy w oparciu o ranking | |
| Pracownik działu dostaw | 2 | - wglądu w ranking w celu dobrania dostawcy | - dobranie dostawcy najbardziej odpowiedniego dla potrzeb zaopatrzenia |
| 3 | - wprowadzania informacji o dostawie do bazy | - poprawne wprowadzenie wszystkich informacji na temat danej dostawy | |
| 5 | - zmiany statusu dostawy z "w toku" na "zamknięta" | - poprawne uwzględnienie okoliczności zaistniałych przy realizacji dostawy | |
| 6 | - przeniesienia danych dostawy do danych odpowiedniego dostawcy | - właściwe łączenie "zamkniętych" dostaw z podmiotami, które je wykonały | |
| 7 | - przeliczania wskaźników z uwzględnieniem nowych danych | - utrzymywanie wskaźników na bieżąco |
Formularze
Formularze papierowe będą w procesie ograniczone do minimum. Do normalnego funkcjonowania będą używane wyłącznie nośniki elektroniczne - formularze będą miały postać arkuszy kalkulacyjnych. Przykłady poniżej:
- dostawy o statusie "w toku"
| Nazwa dostawcy | Nazwa towaru | Ilość | Cena jedn. | Data złożenia zamówienia | Umówiona data dostarczenia | Faktyczna data dostarczenia | Data płatności |
|  , | |||||||
|  , |
- dostawy o statusie "zamknięta", segregowane według dostawców
| Nazwa towaru | Ilość | Cena jedn. | Data złożenia zamówienia | Umówiona data dostarczenia | Faktyczna data dostarczenia | Data płatności | Opóźnienie | Czas trwania dostawy | Termin płatności |
|  , | |||||||||
|  , |
Diagram procesu
| Zadania/Uczestnicy | Specjalista ds. dostaw | Pracownik działu dostaw | Zarząd |
| 1 | W | ||
| 2 | I | W | |
| 3 | No | W | |
| 4 | K | ||
| 5 | W | ||
| 6 | Z | W | |
| 7 | N | W | |
| 8 | W | K | |
| 9 | O | N |
Autor: Marek Dudek, Michał Dutkowski
