Szacowanie czasu trwania zadań

Szacowanie czasu trwania zadań jest jedną z procedur w zarządzaniu czasem w projekcie. Jest to określenie przewidywanego czasu trwania poszczególnych zadań projektu, który umożliwia wyznaczenie ram czasowych całego projektu oraz stworzenie harmonogramu projektu. Za pomocą struktury podziału prac, kierownik projektu dysponuje wszystkimi informacjami niezbędnymi do oszacowania czasu realizacji poszczególnych zadań. (R. Jones 2009, s. 123)

Oszacowanie liczby jednostek czasu pracy niezbędnych do wykonania poszczególnych czynności jest jednym z kluczowych warunków skonstruowania solidnego harmonogramu. Czas ten będzie uzależniony nie tylko od technicznej strony zadania, ale również od określonych w poprzedzających procesach zależności pomiędzy czynnościami oraz specyfiki i dostępności przydzielonych zasobów (M. Trocki i in. 2017, s. 117)

Project Management Institute (PMI) opracowało standard zarządzania projektami, którym jest "Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami" (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge), czyli PMBOK Guide. Według tej metodyki zarządzanie czasem w projekcie obejmuje następujące zadania (B. Miedziński 2012, s. 151):

1. "Określenie działań.
2. Określenie kolejności działań.
3. Szacowanie zasobów działań.
4. Szacowanie czasu trwania działań.
5. Tworzenie harmonogramów.
6. Kontrola wykonania harmonogramów".

Do wyżej wymienionych zadań należy jeszcze dodać ustalenie momentu startu i/lub momentu zakończenia projektu oraz czasu trwania projektu. Okazuje się, iż wykonalność projektu jest determinowana właśnie przez ten "zadany" moment startu i/lub zakończenia projektu i wówczas wszystkie inne parametry, w tym również czasy trwania poszczególnych czynności zostają podporządkowane dotrzymaniu owych terminów "za wszelką cenę".

TL;DR

Oszacowanie czasu trwania zadań jest ważnym elementem zarządzania czasem w projekcie. Można to zrobić za pomocą struktury podziału prac. Istnieje wiele czynników, które mogą wpływać na dokładność szacunków, dlatego warto skorzystać z różnych metod, takich jak opinie ekspertów, szacowanie porównawcze, szacowanie parametryczne i szacowanie trzypunktowe. Czas trwania zadań może być determinowany przez pracę ludzi, maszyny, procesy fizyczne i opóźnienia. Analiza cech zasobów potrzebnych do realizacji zadań może pomóc w oszacowaniu czasu. Można także tworzyć rezerwy czasu w harmonogramie, ale może to prowadzić do wydłużenia czasu i zwiększenia kosztów projektu.

Problemy z wyznaczaniem terminów

"Istnieją różne czynniki negatywnie wpływające na dokładność szacunków stanowiących podstawę projektu:

• członkowie zespołu są zbyt pewni siebie,
• dokonując szacunków, poszczególne osoby opierają się na różnych założeniach,
• ludzie wykonujący pracę nie brali udziału w ustalaniu dotyczących jej terminów,
• szacunki są zbyt "poprawne politycznie" - podwładni mówią menedżerowi to, co ich zdaniem chciałby usłyszeć, zamiast przekazać mu dokładne i prawdziwe prognozy,
• wstępne szacunki nie są uaktualniane w miarę postępów projektu". (R. Jones 2009, s. 124)

Sposoby szacowania czasu trwania zadań

Zazwyczaj szacunek czasów trwania poszczególnych zadań, które składają się na zakres projektu, można zaczerpnąć z zasobów informacji jednostki realizującej projekt, zgromadzonych w różnych bazach danych, a także w pamięci członków zespołu projektowego lub zespołów wykonawczych zaangażowanych w podobne przedsięwzięcia w przeszłości, mających wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie specjalistycznej. Warto pamiętać, iż zazwyczaj dane uzyskane z tych źródeł muszą być na użytek planowania projektu znajdującego się obecnie na pierwszym planie dosyć gruntowanie przetworzone, gdyż podobieństwa pomiędzy działaniami należącymi do różnych projektów jest siłą rzeczy ograniczone.

Innymi sposobami szacowania czasu trwania zadań są:

• Opinie ekspertów - szacowanie czasu trwania zadania odbywa się poprzez oceny formułowane przez ekspertów; ma zastosowanie głównie w sytuacji słabo ustrukturyzowanych problemów projektowych, gdy wystąpi brak bazy danych o podobnych zadaniach.

• Szacowanie porównawcze - polega na oszacowaniu czasu trwania zadania uwzględniając przy tym rzeczywisty czas trwania podobnego zadania zrealizowanego w przeszłości; im więcej danych zgromadzimy do porównań, tym wynik naszego szacowania będzie dokładniejszy.

• Szacowanie parametryczne - opiera się na wykorzystaniu wskaźników produktywności określonych na podstawie wielu podobnych zadań (np. oczekiwana ilość wykonanych jednostek produktu podzielona przez średnią wydajność na jednostkę czasu); stosuje się je w przypadku problemów projektowych dobrze ustrukturyzowanych, które pozwalają wykorzystać bazy danych zapewniających dużą dokładność oszacowań. (B. Miedziński 2012, s. 160-161)

• Szacowanie trzypunktowe według wartości:

• optymistycznych,
• pesymistycznych,
• najbardziej prawdopodobnych.

Prognoza optymistyczna zakłada, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Prognoza pesymistyczna zakłada, że w trakcie realizacji zadania wystąpią liczne trudności.

Prognoza najbardziej prawdopodobna (oczekiwana) - odzwierciedla najbardziej realistyczne szacunki dotyczące czasu wykonania zadania.

Prognoza najbardziej prawdopodobna to ta, która sprawdzi się w największej liczbie przypadków. Natomiast optymistyczna i pesymistyczna zdecydowanie rzadziej pokrywa się z rzeczywistością. Biorąc pod uwagę wszystkie trzy prognozy, należy położyć największy nacisk na wartość oczekiwaną, która wymaga zastosowania poniższego wzoru (R. Jones 2009, s. 133-134):

Wartość prognozowana = (W.optymistyczna + W.pesymistyczna + 4 x W.prawdopodobna) / 6

"Wszelkie założenia poczynione w trakcie procesu prognozowania powinny być zapisywane. Bardzo łatwo o tym zapomnieć, ale niektóre z nich mogą być:

• oparte na danych o charakterze tymczasowym,
• zależne od wyników niezakończonej jeszcze oceny wykonalności,
• zależne od decyzji zarządu firmy". (R. Jones 2009, s. 136)

Czynniki determinujące czas trwania działań

Szacowany czas trwania to najbardziej realistyczna ocena tego, ile naszym zdaniem zajmie wykonanie danego zadania. Jednak niezależnie od wyboru metody szacowania czasu trwania działań, istotnym problemem jest zawsze na ile wiarygodne mogą być oszacowane dane. Do uzyskanych wyników oszacowań należy podchodzić z ostrożnością ze względu na dużą liczbę czynników determinujących czas trwania zadania (B. Miedziński 2012, s. 161) Wśród nich możemy wyróżnić:

• Pracę wykonywaną przez ludzi - fizyczne oraz umysłowe działania realizowane przez pracowników, np.: montaż urządzenia, pisanie raportu, zgłaszanie pomysłów do kampanii reklamowej.

• Pracę wykonywaną przez maszyny - czynności, do których wykorzystywane są komputery lub inne urządzenia czy narzędzia, np.: drukowanie raportu, testowanie oprogramowania.

• Procesy fizyczne - fizyczne lub chemiczne reakcje, np.: schnięcie farby, dojrzewanie betonu, reakcje chemiczne przeprowadzane w laboratorium.

• Opóźnienia - okresy, podczas których nie mogą być przeprowadzane żadne czynności, np.: konieczność rezerwacji sali konferencyjnej tydzień przed spotkaniem - opóźnieniem w tym przypadku jest zazwyczaj brak dostępności zasobów.

Informacja o zasobach potrzebnych do realizacji danego zadania projektu może także ułatwić oszacowanie czasu jego trwania. W projektach wykorzystuje się następujące zasoby: ludzkie, informacje, urządzenia, surowce, budynki i pomieszczenia, środki pieniężne. Zatem istotną kwestią, która może znacząco wpłynąć na wiarygodność oceny czasu trwania danego działania jest analiza cech danego zasobu. Najważniejszymi cechami, które należy określić dla każdego zasobu, są:

• Wydajność - zdolność produkcyjna w przeliczeniu na jednostkę.
• Dostępność - kiedy można z danego zasobu korzystać. (S.E. Portny 2013, s. 127-128)

Jednym ze sposobów na zabezpieczenie się przed ryzykiem nietrafnego oszacowania czasu trwania zadania jest tworzenie rezerw czasu w harmonogramie. Jednakże taka opcja ma zasadniczą wadę - wydłużenie czasu wykonania projektu, a co idzie za tym, zwiększenie kosztów projektu (B. Miedziński 2012, s. 161)

Szacowanie czasu trwania zadań — artykuły polecane

Harmonogram projektu — Estymacja czasu trwania zadań — Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — Bilansowanie zasobów — Oszczędność w projekcie — Rezerwy w projekcie — Metody kontroli w projekcie — Check-lista — Planowanie czasu w warunkach niepewności

Bibliografia

• Grześ A. (2014). Wykres Gannta a metoda ścieżki krytycznej, Optimum. Studia ekonomiczne, nr 4 (70)
• Jones R. (2009). Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes, Warszawa
• Miedziński B. (2012), Podstawy zarządzania projektami, Oficyna Wydawniczo-Poligraficzna Adam, Warszawa
• Portny Stanley E. (2013). Zarządzanie projektami dla bystrzaków, Wydawnictwo Helion, Gliwice
• Sitek P., Wikarek J., Bocewicz G. (2007). Harmonogramowanie zadań i rozdziału zasobów jako problem spełnienia ograniczeń, Politechnika Świętokrzyska
• Stasiłowicz J. (2008). Przydatność sztucznych sieci neuronowych dla szacowania czasu trwania zadań wdrożeniowych systemów informatycznych w organizacjach gospodarczych, Prace Naukowe / Akademia Ekonomiczna w Katowicach. Systemy wspomagania organizacji SWO 2008: informatyka ekonomiczna jako dziedzina nauki i dydaktyki
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Anna Grądek