Instrukcja obiegu dokumentów

Instrukcja obiegu dokumentów
Polecane artykuły
Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania Baza wiedzy Zarządzanie przez komunikowanie Dokumentacja systemu zarządzania jakością Polityka bezpieczeństwa Tablica ogłoszeń System obiegu informacji Intranet Dokumenty magazynowe

Instrukcja obiegu dokumentów – jest to dokument wewnątrzzakładowy, zawierający opis procesu obiegu dokumentów, stworzony w celu prawidłowego obiegu dokumentów miedzy komórkami organizacji. Instrukcja obiegu dokumentów dotyczy zazwyczaj dokumentów wewnątrzzakładowych oraz dokumentów otrzymywanych z zewnątrz, np. od dostawców lub klientów. Dzięki temu obieg dokumentów przebiega w sposób ciągły, prawidłowy i usystematyzowany.

Obieg dokumentów

Obieg dokumentów to proces polegający na prawidłowym segregowaniu, katalogowaniu oraz przydzielaniu dokumentów pracownikom, którzy są za nie odpowiedzialni i korzystają z informacji w nich zawartych. Uważa się, że „głównym ogniwem dla wypracowania sprawnego obiegu dokumentacji w firmie jest człowiek, na którym spoczywa odpowiedzialność za stosowanie się do ustalonych procedur” (Burchart R., Bagieńska A. 2019, s. 417).

Elektroniczny obieg dokumentów to system służący do zarządzania dokumentami w formie elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele korzyści. Główne zalety to: szybki przepływ informacji oraz zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji i tym samym jednoczesne działanie proekologiczne.

Co zawiera instrukcja obiegu dokumentów?

Instrukcja obiegu dokumentów powinna zawierać: zakres tj. działy, stanowiska jakie obejmuje oraz procedurę obiegu danego dokumentu z wyszczególnieniem pracowników odpowiedzialnych za obieg danego dokumentu i działania, które mają być zrealizowane w tym zakresie. W celu opracowania instrukcji obiegu dokumentów potrzebna jest duża znajomość organizacji oraz obowiązujących przepisów prawa. Instrukcja powinna być prosta, przystępna oraz zrozumiała dla pracowników (Burchart R., Bagieńska A. 2019, s. 416).

Cechy elektronicznego obiegu dokumentów

Cechy elektronicznego obiegu dokumentów:

• płynny i szybki przepływ informacji
• większa efektywność pracy
• krótszy czas podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie
• Większe bezpieczeństwo danych
• Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów
• Oszczędność surowców (m. in. papieru)
• Brak konieczności przechowywania dokumentów
• Konieczność wprowadzenia odpowiedniego systemu obsługującego elektroniczny obieg dokumentów tzw. Document Management System

Procedury i zasady dotyczące obiegu dokumentów w organizacji

W organizacji, prawidłowy obieg dokumentów od momentu ich wpływu do momentu archiwizacji jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania informacją. Ten proces obejmuje szereg etapów, które zapewniają kontrolę nad dokumentami i zapewniają ich dostępność w odpowiednim czasie. Na pierwszym etapie dokument jest rejestrowany, nadawany mu jest unikalny identyfikator, co ułatwia późniejsze odnajdywanie go w systemie. Następnie dokument jest przypisywany odpowiedzialnej osobie lub działowi, aby zapewnić jasność co do tego, kto jest odpowiedzialny za jego przetwarzanie.

Ocena dokumentu pod kątem pilności i priorytetu to kluczowy krok, który pomaga ustalić kolejność przetwarzania. W zależności od charakteru dokumentu, może być on przekazany do weryfikacji, podpisania lub zatwierdzenia. Po przetworzeniu dokumentu, jest on kierowany do kolejnego etapu obiegu lub podlega archiwizacji, zgodnie z obowiązującymi zasadami i procedurami.

Aby zapewnić porządek i łatwe wyszukiwanie dokumentów, istnieją konkretne wymagania dotyczące poprawnego oznaczania i katalogowania dokumentów. Każdy dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz jest określany pod względem kategorii i typu. Ważne jest także ustalenie daty wpływu, daty utworzenia i daty archiwizacji. Przypisywanie odpowiednich etykiet i tagów ułatwia późniejsze wyszukiwanie dokumentów, a dokładne opisanie treści dokumentu oraz wskazanie jego autorów są istotne dla pełnego zrozumienia jego zawartości.

W procesie zarządzania dokumentami istnieją również jasne zasady dotyczące odpowiedzialności za dokumenty i terminów ich przekazywania. Organizacja musi określić odpowiedzialne osoby lub działy za przechowywanie, aktualizację i udostępnianie dokumentów. Określenie terminów obiegu dokumentów i harmonogramu ich przekazywania zapewnia, że dokumenty są przetwarzane zgodnie z priorytetami. Osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentów dba o ich bezpieczne przechowywanie, a procedury dotyczące zmiany lub aktualizacji dokumentów oraz udostępniania ich wewnętrznie i zewnętrznie są szczegółowo określone.

Aby utrzymać wysoką jakość obiegu dokumentów, stosuje się systemy kontroli jakości. Weryfikacja poprawności oznaczenia, katalogowania i przypisywania dokumentów jest kluczowa. Monitorowanie terminów obiegu dokumentów i terminów archiwizacji pozwala na uniknięcie opóźnień. Przeprowadzanie audytów dokumentów i ocena zgodności z procedurami to istotny element kontroli jakości, a także zapewnienie ciągłości i bezpieczeństwa obiegu dokumentów w przypadku awarii systemów lub innych incydentów. Wyniki kontroli jakości obiegu dokumentów są dokładnie dokumentowane i raportowane.

Na koniec, warto wspomnieć o przykładach dobrych praktyk w obiegu dokumentów w organizacji. Obejmuje to ustanowienie jasnych procedur obiegu dokumentów i ich powszechne stosowanie przez pracowników. Automatyzacja procesów obiegu dokumentów za pomocą systemów workflow przyczynia się do większej efektywności i dokładności. Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami ułatwia wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów, a szkolenie pracowników z obsługi systemu i przestrzegania procedur obiegu dokumentów jest niezbędne. Regularne przeprowadzanie audytów pozwala na ocenę skuteczności i doskonalenie procesów, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie dokumentami w organizacji.

Bibliografia

• Burchart R., Bagieńska A. (2019), Procedury wdrożeniowe systemu zarządzania ryzykiem podatkowym w przedsiębiorstwie [w:] „Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych / Szkoła Główna Handlowa”, Warszawa, nr 54, s. 409-423
• Jagoda Ł. (2011), Elektroniczny obieg dokumentów w bankach centralnych należących do Europejskiego Systemu Banków Centralnych [w:] „Acta Universitatis Lodziensis. Folia Oeconomica”, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź, s. 225-236
• Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejścia i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Szafrański L. (2020), Model obiegu dokumentów elektronicznych na przykładzie usług oferowanych użytkownikom przez Bibliotekę Jagiellońską [w:] „Annales Universitatis Paedagogicae Cracoviensis | Studia ad Bibliothecarum Scientiam Pertinentia” Wyd. Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, Kraków, s. 183-193

Autor: Katarzyna Motowidło