Wspomaganie pracy grupowej

Wspomaganie pracy grupowej
Polecane artykuły
Zarządzanie dokumentami Microsoft Project Primavera Intranet Portal korporacyjny Zarządzanie informacją Płatnik System wspomagania decyzji Biuro wsparcia projektu

Umożliwienie i zachęcenie do współpracy pracowników przedsiębiorstwa ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Dlatego też możliwości, jakie dają w tym zakresie różnorodne narzędzia informatyczne są wykorzystywane przez wiele przedsiębiorstw.

Przykłady systemów informatycznych wspierających współpracę to systemy typu workflow, systemy groupware, poczta elektroniczna, systemy natychmiastowej komunikacji (ang. instant messaging), systemy telekonferencyjne, itp.

Przyjmuje się, że narzędzia współpracy w szczególny sposób wspierają aspekt dzielenia się wiedzą, ale też zauważalne jest to, że umożliwiają one tworzenie nowej wiedzy, oraz organizacyjne uczenie się.

Efekty zastosowań

Informacyjne narzędzia kooperacji pozwalają na zbliżenie się kierownictwa naczelnego szczebla do pracowników firmy.

Moduły programu wspomagania pracy grupowej

Typowymi elementami oprogramowania wspomagającego pracę grupową są:

• Książka adresowa - udostępnia szczegółowe dane o kontakcie (możliwość wstawienia dokumentu lub zdjęcia), które użytkownik może dalej udostępnić innym osobom lub grupom. Kontakty można pogrupować wg roli, jaką pełnią w danym projekcie.
• Kalendarz/Terminarz - wpisy mogą być dowolnie konfigurowane - możliwy jest ich podgląd, modyfikacja, usunięcie - opcje te są dostępne dla wybranych użytkowników czy grup. Dostępne są rezerwacje w kalendarzach innych użytkowników, powiadamianie ich na pocztę elektroniczną (z wybranym wyprzedzeniem) o spotkaniu. Wpisy grupowe mogą być poddawane głosowaniu.
• Moduł do ewidencjonowania problemów - system posiada 4 domyślne stany zaawansowania pracy i 4 typy błędów. Wpisy zawierają przebieg zmian (z odsyłaczami do odpowiednich projektów powiązanych z zadaniami), listę błędów razem ze statystykami, rejestr czasu jaki był potrzebny na korektę błędu.
• Moduł odpowiedzialny za projekty - daje możliwość podglądu błędów, zdarzeń z terminarza, odsyłaczy do zasobów związanych z projektem. Posiada listę zadań powiązanych z danym projektem, możliwość dołączania dokumentów, a także możliwość wyboru roli dla każdego uczestnika projektu. Dostępna jest opcja śledzenia ilości czasu spędzonego przy projekcie.
• Graficzny wykaz czasu potrzebnego na realizację danego etapu projektu z podsumowaniem dla każdej pozycji - to ułatwia zarządzanie zadaniami.
• Dołączanie dokumentów - w dołączonych do projektu dokumentach możliwa jest kontrola wersji, zablokowanie ich oraz historia zmian.
• Wystawianie faktur - dane w nich zawarte są podstawą do obliczenia kosztu projektu.
• Obsługi wielu kont pocztowych - opcja ta umożliwia transfer poczty do wybranych katalogów oraz przyporządkowanie danej skrzynki do wybranego projektu lub kontaktu z książki adresowej.
• Monitorowanie czasu wdrożenia elementów projektu, eliminowania błędów czy przeprowadzania wdrożeń - na podstawie tych danym możliwe jest stworzenie raportu (wykresy, zestawienia)
• Monitorowanie zmian - każda zmiana dokonana na jakimkolwiek elemencie projektu przez któregokolwiek z użytkowników jest odnotowana w specjalnym dzienniku.
• Nadzorowanie zmian - użytkownik ma możliwość wskazania tych elementów projektu czy zadania, które go szczególnie interesują, a następnie będzie on powiadamiany ilekroć w systemie zajdzie zmiana we wskazanych przez niego elementach.
• Obsługa różnych stref czasowych - możliwa jest koordynacja wielu grup znajdujących się w różnych strefach czasowych poprzez uwzględnienie różnic w kalendarzach poszczególnych użytkowników.
• System uprawnień - pozwala on w dokładny sposób określić poziom dostępu do wybranych danych przez poszczególnych użytkowników czy grupy użytkowników.

Przykładowe systemu wspomagania pracy grupowej

• E-Groupware
• PHPGroupware
• Tutos

Bibliografia

• Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005

Autor: Krzysztof Woźniak