Modele fazowe

Modele fazowe
Polecane artykuły
Cykl życia projektu Planowanie Projekt Struktura podziału pracy Kamień milowy Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 Zarządzanie programem Zarządzanie zakresem Etapu Metodyka MSF

Modele fazowe są to modele ukazujące cykl życia projektu. Obrazują kolejne etapy od początku powstawania projektu, przez jego realizację, aż do zakończenia (Kozarkiewicz A. 2010, s. 15-16). Ułatwiają zarządzanie projektem oraz poprawiają jego skuteczność. Etapy, czyli fazy są umiejscowione w czasie, a wynikiem każdej fazy jest tzw. kamień milowy, który stanowi punkt kontrolny w projekcie. Suma wszystkich faz tworzy cały cykl życia projektu.

Etapy cyklu życia projektu w powszechnie używanym modelu

W literaturze możemy znaleźć podział cyklu życia projektu na różne fazy. Nie istnieje jeden sprecyzowany model, ponieważ każda branża, dla której tworzony jest projekt ma swoją własną specyfikę (Górski M. 2012, s. 18).

Uniwersalnym, bardziej ogólnym modelem jest podział na następujące cztery etapy projektu:

1. zdefiniowanie,
2. planowanie,
3. realizacja,
4. zakończenie.

W ukazanym modelu bierzemy pod uwagę działania związane z tworzeniem cech produktu projektu, a także działania zarządcze, takie jak np. koordynowanie i kontrolowanie prac, które pomagają ostatecznie osiągnąć założone cele projektu.

Aby zaistniał projekt najpierw musimy zdać sobie sprawę z jakiegoś braku, a więc musi zaistnieć potrzeba, która jest bodźcem do powstania planu jej zaspokojenia. Wybór konkretnego sposobu zaspokajającego potrzebę to nic innego jak wybór projektu, czyli jego zdefiniowanie. Faza pierwsza staje się więc podstawą do opracowywania następnych etapów cyklu życia projektu. Wybór projektu determinowany jest zarówno przez czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Faza planowania rozpoczyna się najczęściej od przygotowania planu wstępnego, który określa wymagania związane z wdrażaniem projektu oraz ukazuje korzyści dla firmy, jakie niesie za sobą projekt. Następnie obejmuje opracowanie planu szczegółowego określającego poszczególne kamienie milowe projektu, strukturę podziału prac oraz zapotrzebowanie na konkretne zasoby w czasie jego realizacji.

Faza trzecia, czyli faza realizacji dotyczy prac związanych z wdrażaniem projektu. Metody działań są uwarunkowane specyfiką danego projektu. Niezbędne jest tu prowadzenie stałej kontroli oraz koordynowanie wykonywanych czynności.

Ostatnia faza, czyli zakończenie projektu nie ustaje w momencie oddania produktu w ręce zleceniodawcy. Bardzo ważne jest, żeby po zakończeniu prac wdrożeniowych sprawdzić czy efekt końcowy odpowiada życzeniom klienta, a więc czy spełnia jego wymogi oraz ustalić czy konieczne będzie sporządzenie raportów końcowych. Nierzadko zdarza się również, że projekt wymaga dodatkowo powołania systemu obsługi, którego zadaniem będzie utrzymanie produktu u jego użytkownika.

Przez cały cykl życia projektu systematycznie zużywane są zasoby, przy czym wielkość zapotrzebowania różni się w poszczególnych fazach. Zużycie rozpoczyna się już w fazie definiowania projektu, następnie rośnie, a swój szczyt osiąga w fazie realizacji. W fazie zakończenia stopniowo się zmniejsza (Kozarkiewicz A. 2010, s. 16-17).

Przykładowy model fazowy dla projektów IT

W zależności od dziedziny, którą zajmuje się dana organizacja, etapy cyklu życia projektu mogą być definiowane na własny sposób, zgodnie z zapotrzebowaniem.

Przykładowo dla projektów informatycznych możemy skonstruować taki model fazowy:

1. rozpoznanie potrzeb,
2. definiowanie wymagań,
3. projektowanie systemu,
4. wdrożenie,
5. testowanie,
6. obsługa.

Niezależnie od rodzaju projektu, po zakończeniu cyklu życia projektu wchodzimy w następny etap – cykl życia produktu (Kozarkiewicz A. 2010, s. 16-17).

Inny przykład uniwersalnego modelu fazowego

Innym przykładem ogólnego modelu fazowego może być niżej przytoczony podział:

1. Etap początkowy – inicjujący pierwsze czynności wykonywane w ramach projektu.
2. Etap pośredni – polegający na wytwarzaniu wcześniej zaplanowanych produktów. Etap ten może dzielić się na kilka mniejszych, niezależnych od siebie etapów, jeżeli istnieje potrzeba ich wydzielenia.
3. Etap końcowy, inaczej zamykający – mający na celu podsumowanie całego projektu i przekazanie jego rezultatów klientowi do użytku.

Podział projektu na etapy pozwala zmniejszać ryzyko płynące z jego realizacji, gdyż kierownik projektu po stwierdzeniu niezgodności w punkcie kontrolnym, czyli tzw. kamieniu milowym ma czas na przygotowanie działań zaradczych lub może zadecydować o przerwaniu projektu, zanim wykreuje on zbyt wysokie straty. Jeżeli kontrola po danej fazie zakończy się pozytywnym wynikiem, kierownik projektu decyduje o przejściu do następnej fazy.

Moment zakończenia cyklu życia projektu, prócz wejścia w cykl życia produktu, oznacza również przejście z fazy inwestycyjnej, czyli okresu, w którym ponosi się nakłady finansowe, w fazę eksploatacyjną, w której czerpie się zyski z uzyskanych rezultatów projektu (Górski M. 2012, s. 18).

Bibliografia

• Glinka B., Hensel P. (red.) (2012). Uwarunkowania zastosowań systemów informatycznych w gospodarce, "Problemy Zarządzania", nr 3
• Górski M., Kuchta D., Skorupka D. (2012). Zarządzanie ryzykiem w projekcie, WSOWL, Wrocław
• Kozarkiewicz A., Łada M. (2010). Zarządzanie wartością projektów. Instrumenty rachunkowości zarządczej i controllingu, C.H. Beck, Warszawa
• Mazur S. (red.) (2004). Zarządzanie projektem. Poradnik dla samorządów terytorialnych, "Program Rozwoju Instytucjonalnego"
• Pietras P., Szmit M. (2003). Zarządzanie projektami. Wybrane metody i techniki, Horyzont, Łódź
• Model fazowy - czyli jak to sobie wszystko ładnie poukładać, data dostępu 29.03.2017

Autor: Elżbieta Smolik