Mierzenie i normowanie czasu pracy

Mierzenie i normowanie czasu pracy jest rozumiane jako systematyczne ustalanie aktualnego czasu wykonywania ruchów roboczych, czynności, operacji i realizacji określonych procedur administracyjno-biurowych oraz wyznaczanie struktury zużycia czasu pracy stanowiska przy wykorzystaniu technik mierzenia czasu pracy. Za pionierów tej dziedziny uważa się F.W. Taylora oraz F.B. Gilbreth, którzy jednak zajmowali się głównie sferą produkcyjną. Pierwsze próby oceny wykorzystania czasu pracy w biurach miały miejsce w latach 40-stych, a w Polsce - 70-tych. Wówczas to zaczęto stosować fotografię dnia roboczego, obserwacje migawkowe, chronometraż i niektóre z innych metod dostosowanych do potrzeb administracji (Metody... 1997, s. 119), (Z. Martyniak 1996, s. 178 i nast.).

Jak zauważa W. Wdowiak prace administracyjno-biurowe rzadko mają charakter ściśle powtarzalny, co powoduje znaczne utrudnienia w badaniu pracy. Pewnym rozwiązaniem może być analizowanie wydzielonych elementów pracy w przekroju specyficznym i uniwersalnym. Elementy specyficzne są charakterystyczne dla konkretnej komórki lub stanowiska, natomiast uniwersalne opisywane są w tablicach czasów i ruchów elementarnych lub są to typowe czynności administracyjne występujące w większości biur (Techniki... 1985, s. 199). Przegląd wybranych technik prezentuje tab. 1.

Tab. 1. Przegląd wybranych technik mierzenia i normowania czasu pracy administracyjno-biurowej

Technika	Opis
fotografia dnia roboczego	ciągłe badanie grup długotrwałych prac administracyjno-biurowych w celu określenia czasu ich trwania, struktury wykorzystania czasu pracy, wykrycia przyczyn strat czasu
obserwacje migawkowe	narzędzie ilościowej analizy wykorzystania czasu pracy przez pracowników z wykorzystaniem dużej liczby losowo przeprowadzanych obserwacji
chronometraż	technika mierzenia i normowania czasu pracy na podstawie rejestracji tempa i czasu wykonania w celu zracjonalizowania tych parametrów
Office MODAPTS	odmiana metody MODAPTS dostosowana do potrzeb prac administracyjno-biurowych polegająca na analizie każdego zasadniczego elementu pracy z uwzględnieniem cech wykonywanych ruchów oraz warunków wykonania

Źródło: opracowanie własne na podstawie (Techniki... 1985, s. 202-224)

Niewątpliwy wpływ na sprawność wykonywania prac administracyjno-biurowych mają metody koordynowania pracy w czasie. Złożoność procedur i zadań administracji sprawia, że bez właściwego organizowania pracy w czasie nie można osiągnąć wysokiego poziomu sprawności. Koordynację należy rozumieć jako działanie zmierzające do celowego i logicznie uporządkowanego układu różnych elementów występujących w odpowiednio dobranych proporcjach (J. Kwejt 1970, s. 188). Do głównych metod tej grupy zaliczyć należy harmonogram Adamieckiego, wykres Gantta, wykresy sieciowe oraz teorię kolejek.

Oparte o teorię harmonii harmonogramy Adamieckiego są wykorzystywane głównie w zadaniach zespołowych wielopodmiotowych, podczas gdy takich działań w pracach administracyjno-biurowych jest stosunkowo niewiele. W urzędach występuje głównie praca indywidualna, a wykonywane zadania mimo zaklasyfikowania do jednej kategorii mogą się znacznie różnić stopniem skomplikowania oraz czasem załatwienia. W związku z tym zastosowanie tej metody jest dość ograniczone, a w małych jednostkach praktycznie niemożliwe.

Szersze zastosowanie znajdują w pracy administracyjno-biurowej wykresy Gantta, które są stosowane głównie do planowania dużych przedsięwzięć o charakterze jednorazowym. Wzrastająca liczba projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej i ścisłe rygory ich prowadzenia wymuszają stosowanie metod koordynacji zadań w czasie.

Zazwyczaj wykresy Gantta są stosowane równocześnie z wykresami sieciowymi ze względu na wzajemne uzupełnianie się tych metod. Wykresy sieciowe mogą również znaleźć zastosowanie w długotrwałych, lecz powtarzalnych działaniach, jak opracowywanie budżetu czy aktualizacja strategii.

Teoria kolejek może znaleźć zastosowanie w koordynowaniu pracy administracyjno-biurowej w większych urzędach, gdzie liczba dziennie przyjmowanych klientów znacznie przekracza liczbę pracowników. Metoda ta polega na ustaleniu liczby miejsc kontaktu z klientem (np. okienek) na poziomie zapewniającym minimalizację kosztów ponoszonych przez klientów i urząd. Jest to szczególnie istotne w przypadku urzędów uruchamiających centralne punkty obsługi w miejsce zwyczaju przyjmowania klientów w wielu pomieszczeniach.

TL;DR

Artykuł omawia mierzenie i normowanie czasu pracy, szczególnie w kontekście pracy administracyjno-biurowej. Przedstawia różne techniki, takie jak fotografia dnia roboczego czy chronometraż, które mogą być stosowane do badania pracy biurowej. Artykuł również omawia metody koordynacji pracy w czasie, takie jak harmonogramy, wykresy Gantta i wykresy sieciowe. Przedstawia również nowe zasady normowania czasu pracy, w tym obowiązek tworzenia harmonogramu czasu pracy i maksymalny przeciętny wymiar czasu pracy w tygodniu.

Nowe zasady normowania czasu pracy

W celu właściwego zarządzania czasem należy przede wszystkim skupić się na planowaniu czasu pracy. W tym celu konieczne jest utworzenie harmonogramu czasu pracy, grafiku czy też rozkładu. Artykuł 130, paragraf 1 Kodeksu pracy definiuje w jaki sposób pracodawca powinien wyliczyć wymiar czasu pracy danego pracownika w okresie rozliczeniowym:

• Pomnozyć 40 godzin przez liczbę tygodni w okresie rozliczeniowym
• Do otrzymanej liczby należy dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni, które pozostały do końca okresu rozliczeniowego (od poniedziałku do piątku) tzw. dni wystające
• Od uzyskanego wyniku należy odjąć iloczyn 8 godzin i liczby świąt, które przypadają w inny dzień niż niedziela (art. 130, paragraf 2 zd. 1 Kodeksu Pracy)

(P. Wojciechowski, s. 57-63)

Wyjątki od obowiązku utworzenia harmonogramu czasu pracy: Wojciechowski P. wyróżnia 4 sytuacje, w których nowe prawo przewiduje zwolnienia:

• Rozkład czasu pracy wynika z umowy o pracę, prawa pracy lub obwieszczenia
• Ustalenie czasu pracy poprzez porozumienie pracownika z pracodawcą (czas pracy ustala pracownik)
• Pracownik tworzy pisemny wniosek na mocy, którego pracodawca decyduje się na utworzenie ruchomego rozkładu czasu pracy
• Pracownik tworzy pisemny wniosek na mocy, którego pracodawca decyduje się na utworzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy.

(P. Wojciechowski, s. 57-63)

Tygodniowa norma czasu pracy

Art. 129 paragraf 1 Kodeks Pracy reguluje maksymalny przeciętny wymiar czasu pracy w tygodniu dla okresu rozliczeniowego jako 40 godzinnych. Ta liczba jest niezależna od branży, rodzaju wykonywanej pracy czy też ogólnych zasad panujących w przedsiębiorstwie. Należy jednak pamiętać, że nie dopuszczalne jest manipulowanie godzinami pracy w tygodniu, ponieważ jest to wielkość przeciętna a nie sztywna. Oznacza to, że pracodawca może zaplanować więcej niż 40 godzin pracy w tygodniu lub tygodniach natomiast w kolejnych musi zaplanować mniej tak aby średnia okresu rozliczeniowego nie przekraczała 40 godzin.

Przykład Jeżeli w tygodniu pierwszym przedsiębiorstwo potrzebuje większego zaangażowania sił roboczych, pracodawca decyduje się na 55 godzin w tygodniu. Natomiast w następnym tygodniu pracodawca decyduje się już tylko na 25 godzin, a w pozostałych na 40, to nie pojawiły się tutaj żadne przeciwskazania, ponieważ przeciętny czas pracy w tygodniu w okresie rozliczeniowym w dalszym ciągu wynosi 40 godzin. (Wacikowska M. 2016, s. 80-81)

Mierzenie i normowanie czasu pracy — artykuły polecane

Formy wynagrodzeń — Henry Laurence Gantt — Wykres Gantta — Grupowanie stanowisk — Przechodzenie z wartościowania na płace — Metoda chronometrażu — Analiza przyczynowa — Czas pracy — Chronometraż

Bibliografia

• Batóg J. i in. (2002), Ekonometryczne normowanie indywidualnej wydajności pracy
• Bieniok H. (2011), Metody sprawnego zarządzania, Wydawnictwo Placet, Warszawa
• Kwejt J. (1970), Metody i strategia zarządzania przedsiębiorstwem przemysłowym, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Lisiński M., Martyniak Z., Potocki A. (1985), Techniki organizatorskie: badanie pracy, Akademia Ekonomiczna, Kraków
• Martyniak Z. (1996), Metody organizowania procesów pracy, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wacikowska M. (2016), Czas pracy w 2016 roku, Difin, Warszawa
• Wojciechowski P. (2013), Czas pracy po zmianach, C.H. Beck, Warszawa

Autor: Sławomir Wawak, Dariusz Woś