Istota komunikowania

Komunikacja jest to taki rodzaj interakcji, który zachodzi między co najmniej dwoma osobami. Dla wielu ludzi komunikacja to "przekazywanie myśli" lub "zrozumiałe przekazanie pewnej treści". Jednakże jest to tylko potoczny pogląd na ten proces. Z innego punktu widzenia komunikacja jest rozumiana, jako działanie. Niestety, to spojrzenie nie uwzględnia sprzężenia zwrotnego. Brak reakcji odbiorcy na komunikat powoduje zakłopotanie nadawcy. W takiej sytuacji może on zakończyć przekaz lub upomnieć się o reakcję.

Komunikacji nie da się uniknąć, ani ominąć we współczesnym świecie. Komunikujemy się z innymi a także z samym sobą poprzez rozmyślanie. Istnienie człowieka nie jest możliwe bez mówienia, pisania słów, używania gestów. Jest ona różnie pojmowana, chociaż wszyscy zgadzają się co do jej istoty. Komunikujemy się, aby przekazać pewną informacje, wpłynąć na drugą osobę, ujawnić swoje uczucia, czy pomóc innej osobie. Kwintesencją komunikacji jest transmitowanie informacji, tak aby odbiorca ją otrzymał, zrozumiał i mógł wykorzystać.[3 s. 155]

Komunikacja jako akcja jest uproszczonym modelem, w którym nie rozróżnia się indywidualnych potrzeb odbiorców. Oznacza to ujednolicenie ich myśli, uczuć i poglądów na dany temat. Zaangażowanie oraz sposób zachowania drugiej osoby są równie ważne podczas komunikacji, jak postawy i cele oraz oczekiwania nadawcy.

Komunikacja rozumiana jako proces przekazu informacji oraz reakcji na nią, zawiera zarówno bodziec, jak i odpowiedź na niego. Ważne jest nie tylko jak ludzie "rozmawiają", ale także jak "odpowiadają"[2 s. 45-47]

W związku z powyższymi rozważaniami na temat komunikacji, można stwierdzić, iż kontakt międzyludzki wymaga współpracy i wzajemności, niezależnie od sposobu przekazywania informacji (rozmowa, kłótnia, itp.). Nadawca jest równie ważnym elementem komunikacji, jak odbiorca, dlatego w procesie tym nie należy skupiać się tylko na jednej stronie.[2 s. 55]

"Komunikacja jest procesem organizowania wiadomości, w celu stworzenia znaczenia. Kluczowymi terminami tworzącymi tę definicję są: wiadomość, organizowanie i znaczenie".[1 s. 31]

Rodzaje komunikacji

Komunikacja jest nieodłącznym elementem naszego codziennego życia. Możemy wyróżnić różne rodzaje komunikacji, z których każda odgrywa istotną rolę w procesie przekazywania informacji.

Komunikacja werbalna obejmuje przekazywanie informacji za pomocą słów. Jest to najbardziej powszechny sposób komunikacji, który wykorzystujemy zarówno w życiu codziennym, jak i w biznesie. Jednak komunikacja werbalna nie ogranicza się tylko do mówienia. Równie ważna jest umiejętność słuchania i rozumienia mowy innych osób. Komunikacja werbalna umożliwia nam precyzyjne przekazywanie informacji i wyrażanie swoich myśli.

Komunikacja niewerbalna odnosi się do przekazywania informacji za pomocą gestów, mimiki, postawy ciała i innych nieludzkich znaków. Często mówi się, że komunikacja niewerbalna jest ważniejsza niż komunikacja werbalna, ponieważ to właśnie przez nią przekazujemy większość naszych emocji i intencji. Na przykład, gesty rąk mogą wskazywać na pewność siebie lub niepewność, a mimika twarzy może wyrażać radość, smutek, gniew czy zaskoczenie. Komunikacja niewerbalna jest szczególnie istotna w sytuacjach, gdy nie możemy się porozumieć za pomocą słów, na przykład podczas podróży zagranicznych, gdzie nie znamy języka.

Komunikacja pisemna jest jednym z najważniejszych narzędzi komunikacji w dzisiejszym świecie. Dzięki niej możemy przekazywać informacje na piśmie, co jest niezwykle przydatne w wielu sytuacjach. Komunikacja pisemna umożliwia nam precyzyjne formułowanie myśli, zapisywanie istotnych informacji i dzielenie się nimi z innymi osobami. Przykładami sytuacji, w których komunikacja pisemna jest najczęściej stosowana, są: pisanie e-maili, sporządzanie raportów, tworzenie dokumentów czy prowadzenie korespondencji biznesowej.

Komunikacja ustna, kolejny rodzaj komunikacji, odbywa się za pomocą mowy. Jest to bezpośredni sposób przekazywania informacji, który umożliwia natychmiastową reakcję i interakcję między rozmówcami. Komunikacja ustna jest niezwykle ważna w życiu codziennym, zarówno w kontekście relacji interpersonalnych, jak i w biznesie. Przykłady sytuacji, w których komunikacja ustna jest najczęściej stosowana, to: rozmowy telefoniczne, spotkania biznesowe, prezentacje czy negocjacje.

Komunikacja interpersonalna dotyczy komunikacji między dwiema lub więcej osobami. Jest to rodzaj komunikacji, który pozwala nam nawiązywać i utrzymywać relacje z innymi ludźmi. Komunikacja interpersonalna odbywa się na różnych poziomach - od rozmów towarzyskich po poważne dyskusje biznesowe. W tej formie komunikacji istotne jest umiejętne słuchanie, wyrażanie empatii i rozumienie drugiej strony. W przeciwieństwie do komunikacji masowej, komunikacja interpersonalna jest bardziej intymna i indywidualna.

Komunikacja masowa to przekazywanie informacji przez media masowe, takie jak telewizja, radio, prasa czy internet. Jest to forma komunikacji, która dociera do szerokiej publiczności. Komunikacja masowa jest nieodłącznym elementem naszego życia, wpływa na nasze poglądy, zachowania i decyzje. W przeciwieństwie do komunikacji interpersonalnej, komunikacja masowa jest jednostronna, co oznacza, że nadawca przekazuje informacje, a odbiorca je przyjmuje. Przykłady komunikacji masowej to reklamy, wiadomości telewizyjne, artykuły prasowe czy posty na mediach społecznościowych.

Komunikacja międzykulturowa jest szczególnie ważna w dzisiejszym globalnym środowisku. Obejmuje ona sytuacje, w których komunikują się osoby z różnych kultur, które mają odmienne normy społeczne, język i gestykulację. Komunikacja międzykulturowa wymaga od nas wrażliwości na różnice kulturowe i umiejętności dostosowania się do nich. Na przykład, pewne gesty mogą być uważane za obraźliwe w jednej kulturze, podczas gdy w innej mogą być uznane za zupełnie normalne. Komunikacja międzykulturowa jest niezwykle ważna w biznesie, gdzie nawiązywanie relacji z klientami i partnerami z innych krajów jest kluczowe dla sukcesu.

Różne rodzaje komunikacji są najbardziej skuteczne w różnych sytuacjach. Na przykład, komunikacja pisemna może być bardziej efektywna w przypadku przekazywania skomplikowanych informacji, które wymagają dokładnego zapisu i analizy. Z kolei komunikacja werbalna może być bardziej skuteczna w sytuacjach, które wymagają natychmiastowej reakcji i interakcji między rozmówcami. Ważne jest, aby umieć dostosować się do różnych rodzajów komunikacji w zależności od kontekstu i celu przekazywanej informacji.

Bariery komunikacyjne

Komunikacja może napotykać różnego rodzaju przeszkody, które utrudniają lub uniemożliwiają skuteczne przekazywanie informacji. Te przeszkody nazywane są barierami komunikacyjnymi i mogą wynikać zarówno z nas samych, jak i z naszego otoczenia.

Jedną z najczęstszych barier komunikacyjnych jest niejasny lub nieprecyzyjny przekaz informacji. Często zdarza się, że nie umiemy jasno wyrazić swoich myśli lub nie potrafimy zrozumieć przekazywanych nam informacji. W takich sytuacjach ważne jest, aby zadawać pytania, prosić o wyjaśnienia i nie bać się przyznać do niezrozumienia. Eliminacja tej bariery wymaga umiejętności precyzyjnego formułowania myśli i skupienia się na jasnym przekazie.

Zrozumienie jest kluczowe w procesie komunikacji. Brak zrozumienia może prowadzić do nieporozumień, konfliktów i frustracji. W takich sytuacjach ważne jest, aby być cierpliwym, słuchać uważnie i starać się zrozumieć drugą osobę. W przypadku braku zrozumienia warto stosować różne strategie, takie jak powtarzanie informacji, parafruzy czy stawianie pytań dla potwierdzenia zrozumienia.

Różnice językowe są również jedną z głównych barier komunikacyjnych, zwłaszcza w sytuacjach międzykulturowych. Różne języki, dialekty czy akcenty mogą utrudniać porozumienie i prowadzić do nieporozumień. W takich przypadkach ważne jest, aby używać prostego i zrozumiałego języka, unikać skomplikowanych słów czy fraz, a jeśli to konieczne, korzystać z tłumacza lub uczyć się języka obcego.

Emocje odgrywają istotną rolę w procesie komunikacji. Negatywne emocje, takie jak gniew, frustracja, strach czy złość, mogą wpływać na naszą zdolność do efektywnego przekazywania informacji. W takich sytuacjach ważne jest, aby być świadomym swoich emocji, kontrolować je i starać się komunikować w sposób konstruktywny. Warto również pamiętać o empatii i próbie zrozumienia emocji drugiej osoby.

Pokonywanie barier komunikacyjnych wymaga odpowiednich technik i narzędzi. Aktywne słuchanie, czyli skupienie się na drugiej osobie i wyrażanie zainteresowania, jest jedną z najważniejszych technik komunikacyjnych. Dzięki aktywnemu słuchaniu możemy zrozumieć drugą osobę, wyrazić empatię i uniknąć nieporozumień. Ważne jest również wyrażanie empatii, czyli zdolność do zrozumienia i podzielenia się emocjami drugiej osoby. Szkolenia z zakresu komunikacji interpersonalnej mogą pomóc w rozwinięciu tych umiejętności i pokonaniu barier komunikacyjnych.

Komunikacja w zarządzaniu

Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania. Jest to niezbędne narzędzie, które umożliwia menedżerom skuteczną komunikację z pracownikami, budowanie relacji zespołowych i osiąganie celów organizacji.

Komunikacja ma ogromny wpływ na efektywność pracy zespołowej. Kiedy informacje są jasne, precyzyjne i dostępne dla wszystkich członków zespołu, łatwiej jest osiągnąć wspólne cele i rozwiązywać problemy. Menedżerowie powinni być dobrymi słuchaczami, umieć wyrażać swoje myśli i oczekiwania oraz udzielać feedbacku, aby utrzymać skuteczną komunikację w zespole.

Kluczowe umiejętności komunikacyjne menedżerów obejmują umiejętność słuchania, wyrażania myśli, udzielania feedbacku, motywowania pracowników i rozwiązywania konfliktów. Menedżerowie powinni być w stanie słuchać uważnie, zrozumieć perspektywy innych osób i odpowiednio reagować na ich potrzeby. Ważne jest również umiejętne wyrażanie swoich myśli i oczekiwań, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić jasność komunikacji.

W zarządzaniu istnieje wiele narzędzi komunikacyjnych, które mogą być wykorzystane do skutecznego przekazywania informacji. Spotkania są jednym z najpopularniejszych narzędzi komunikacyjnych, które umożliwiają bezpośrednią interakcję między menedżerami a pracownikami. E-maile, raporty i dokumenty są przydatnymi narzędziami do przekazywania informacji na piśmie. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak platformy internetowe czy aplikacje mobilne, umożliwiają skuteczną komunikację w projekcie i umożliwiają współpracę między różnymi osobami.

Komunikacja odgrywa również istotną rolę w budowaniu relacji zespołowych. Menedżerowie powinni stawiać na dialog, współpracę i zaangażowanie pracowników. Dobra komunikacja pozwala na budowanie zaufania, zrozumienia i wspólnego działania. Menedżerowie powinni być dostępni dla swoich pracowników, słuchać ich opinii i troszczyć się o ich potrzeby.

Komunikacja dwukierunkowa, czyli przepływ informacji zarówno od menedżera do pracowników, jak i od pracowników do menedżera, jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania. Menedżerowie powinni stworzyć otwarte i przyjazne środowisko, w którym pracownicy mogą swobodnie wyrażać swoje opinie, obawy i sugestie. Skuteczne strategie zarządzania komunikacją w organizacji obejmują regularne spotkania, tworzenie kanałów komunikacyjnych, takich jak platformy internetowe czy systemy informacyjne, a także umiejętne wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych.

Podsumowanie

Komunikacja jest nieodłącznym elementem naszego życia, zarówno w sferze prywatnej, jak i biznesowej. Różne rodzaje komunikacji, takie jak komunikacja werbalna, niewerbalna, pisemna czy ustna, odgrywają różne role w procesie przekazywania informacji. Komunikacja może napotykać różne bariery, takie jak niejasność przekazu, brak zrozumienia, różnice językowe czy emocje. Pokonywanie tych barier wymaga odpowiednich technik i narzędzi, takich jak aktywne słuchanie, wyrażanie empatii czy szkolenia z zakresu komunikacji interpersonalnej. W zarządzaniu komunikacja odgrywa kluczową rolę w budowaniu relacji zespołowych, osiąganiu celów organizacji i efektywnym przekazywaniu informacji. Menedżerowie powinni być dobrymi słuchaczami, umieć wyrażać swoje myśli i oczekiwania oraz stosować skuteczne strategie zarządzania komunikacją w organizacji.

Istota komunikowania — artykuły polecane

Komunikacja interpersonalna — Zasady komunikowania werbalnego — Aktywne słuchanie — Przeszkoda w komunikacji — Komunikowanie interpersonalne — Warunki efektywnej komunikacji — Komunikacja niewerbalna — Quanxi — Interaktywność — Konsolidacja przedsiębiorstw

Bibliografia

• Błaszczyk W. (2006), Metody organizacji i zarządzania. Kształtowanie relacji organizacyjnych, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Morreale S., Spitzberg B., Barge J. (2007), Komunikacja między ludźmi - motywacja, wiedza i umiejętności, Wydawnictwo Naukowe PWN Warszawa
• Sudolska A. (2011), Uwarunkowania budowania relacji proinnowacyjnych przez przedsiębiorstwa w Polsce, Wydawnictwo Naukowe UMK, Toruń

Autor: Urszula Więcek