Produkt projektu

Produkt w projekcie jest jednym z czterech głównych wymiarów projektu (oprócz czasu, budżetu i jakości). Rozumie się go jako wszystko, co ma powstać w wyniku jego realizacji: oprogramowanie, zainstalowane systemy, dokumentację, procedury, przeszkoleni użytkownicy, zorganizowane służby serwisowe itp. Opracowanie planów w wymiarze produktów odbywa się na podstawie definicji zakresu projektu. W projektach realizowanych na rzecz klienta przez zewnętrznego wykonawcę (model dostawca-klient) podstawą tej definicji jest kontrakt - umowa na realizację przedsięwzięcia. Bardzo często załącznikiem kontraktu jest część techniczna oferty, opisująca szczegółowo, co ma być wykonane.

TL;DR

Artykuł omawia kwestię produktu w projekcie, w tym opis produktu, planowanie produktu projektu, opis produktu końcowego projektu oraz techniki planowania opartego na produktach. Omawiane są również diagramy struktury i następstwa produktów oraz planowanie sprintu w kontekście metodyki SCRUM.

Charakterystyka produktu

Opis produktu

Opis Produktu - opis przeznaczenia, składu, pochodzenia i kryteriów jakości produktu. Powstaje w czasie planowania, możliwie jak najszybciej po stwierdzeniu zapotrzebowania na ten produkt. Specjalnym rodzajem Opisu Produktu w ramach PRINCE2 jest Opis Produktu Końcowego Projektu. Celami są m.in. zrozumienie szczegółowej natury i funkcji produktu, określenie źródeł informacji dla produktu, opisanie wymaganego wyglądu produktu projektu, określenie wymaganej jakości produktu, itp.

Planowanie produktu projektu

Na etapie planowania produktu projektu należy uwzględnić kwestię jakości. Jakość dotyczy ostatecznego produktu projektu, produktów cząstkowych, a także całego procesu zarządzania projektem. Jakość produktu głównego i cząstkowych jest osiągnięta wówczas gdy produkty spełniają następujące kryteria: są wygodne w użyciu; spełniają wszystkie wymagania klienta; dostarczone zostały w czasie, określonym budżecie.

Opis Produktu Końcowego Projektu

Opis Produktu Końcowego Projektu - specjalny rodzaj Opisu Produktu, który jest wykorzystywany dla uzyskania zgody użytkownika na zakres i wymagania projektu, oraz w celu określenia oczekiwań jakościowych klienta i zdefiniowania kryteriów akceptacji dla projektu. Opis Produktu Końcowego Projektu powinien zawierać: ogólny cel produktu, jego skład (mp. zestaw produktów, który ma obejmować), oczekiwania jakościowe klienta, kryteria akceptacji, metody ich osiągnięcia oraz związaną z tym odpowiedzialność, tolerancje jakości na poziomie projektu. Opis Produktu Końcowego Projektu powstaje w czasie procesu Przygotowywania projektu jako część przygotowywania wstępnego zakresu. Następnie może zostać dopracowany w kolejnym procesie Inicjowania projektu podczas tworzenia Planu Projektu.

Jest poddawany formalnej kontroli zmian, a pomiędzy poszczególnymi etapami (w czasie procesu Zarządzania zakresem etapu powinno się sprawdzać, czy nie są wymagane żadne zmiany w opisie.

Opis Produktu Końcowego Projektu wykorzystywany jest także w procesie Zamykania projektu jako część weryfikacji, czy projekt dostarczył oczekiwane produkty i czy spełnione zostały uzgodnione kryteria akceptacji.

Produkt zarządczy

Produkt zarządczy - element zarządzania projektem oraz ustanowienia i utrzymania jakości (na przykład: Raport Okresowy, Raport Końcowy Etapu, itd.). Produkty zarządcze pozostają takie same niezależnie od rodzaju projektu i mogą być używane we wszystkich projektach jak opisano, lub z odpowiednimi modyfikacjami. Rodzaje produktów zarządczych: 1. Produkty bazowe (ang. baseline management products), dla których są tworzone obiekty odniesienia, 2. Zapisy (ang. records), 3. Raporty (ang. reports).

Diagram struktury produktów

Diagram struktury produktów - hierarchia wszystkich produktów, które mają być wytworzone w ramach planu. Celem tworzenia diagramu jest zrozumienie składu i funkcji wszystkich produktów, które mają być wytworzone.

Lista kontrolna produktów

Lista kontrolna produktów - lista głównych produktów ujętych w planie, wraz z kluczowymi terminami związanymi z ich dostawą. Jest wykorzystywana przez Komitet Sterujący do monitorowania postępu prac. Składa się z określenia planu, którego lista dotyczy, nazwy produktów oraz ich numerów porządkowych, planowanych oraz faktycznych dat osiągnięcia.

Kryteria jakości: Wszystkie zewnętrzne produkty oraz produkty projektu zostały uwzględnione. 2. Diagram jest zgodny z listą kontrolną produktów, 3. Zidentyfikowano i rozróżniono produkty zarządcze i produkty specjalistyczne. 4. Opisy Produktów dla produktów niższego poziomu można sporządzić bez potrzeby dalszej dekompozycji. 5. Zidentyfikowano wystarczająca liczbę produktów na najniższym poziomie, by sprostać wymaganiom planowania i kontroli zarządczej. 6. Kombinacja wszystkich zidentyfikowanych produktów spełni potrzebę biznesową. 7. Zidentyfikowano wszystkie produkty dotyczące jakości, które spełniają potrzeby klienta, audytu i Nadzoru Projektu.

Planowanie oparte na produktach

Planowanie oparte na produktach - technika tworzenia wszechstronnego planu wychodząca od określenia produktów, które mają być wytworzone i dostarczone. Technika ta uwzględnia warunki wstępne planu, produkty, wymagania jakościowe oraz zależności między produktami. Planowanie oparte na produktach jest integralną częścią PRINCE2 dotyczącą koncentracji na jakości produktów. Dzięki skupieniu na produkcie końcowym nadaje wartość wszelkim działaniom cząstkowym zmierzającym do jego wytworzenia. Innymi słowy, technika ta zapewnia platformę planistyczną opartą na produktach, która pozwala ustawić prace nad projektem w logicznej kolejności. Należy pamiętać przy tym, że w metodyce PRINCE2 pod pojęciem produktów rozumiane są zarówno te materialne, np. dokument, czy część oprogramowania, jak i te niematerialne - np. nowa struktura organizacyjna. Do korzyści wynikających z planowania opartego na produktach należą:jasne i spójne określenie, a następnie udokumentowanie produktów planu oraz występujących pomiędzy nimi zależności - w ten sposób niweluje się ryzyko zaniedbania lub przeoczenia jednego z istotnych aspektów zakresu, zniesienie wszelkich niejasności odnośnie oczekiwań, zaangażowanie użytkowników w określanie wymagań dotyczących produktu, zwiększając w ten sposób akceptację i redukując spory związane z jego zatwierdzeniem.

Diagram następstwa produktów

Diagram następstwa produktów - diagram pokazujący kolejność wytwarzania oraz wzajemne zależności pomiędzy produktami wymienionymi w diagramie struktury produktów. Diagram powinien uwzględniać produkty zewnętrzne. Diagram powinien pokazywać produkty w kolejności, w jakiej są dostarczane, w układzie z góry na dół lub od lewej do prawej. Powiązania między produktami są pokazane za pomocą strzałek. Produkty zewnętrzne muszą być wyraźnie odróżnione od produktów wytworzonych w ramach planu. Konwencją PRINCE2 jest, że produkty projektu oznacza się jako prostokąty, a produkty zewnętrzne jako elipsy. Produkt znajdujący się na szczycie diagramu struktury produktów to produkt końcowy w diagramie następstwa produktów. Zidentyfikowano wszystkie produkty zewnętrzne, a powiązania między produktami dobrze zobrazowano. Wszystkie produkty z najniższego poziomu diagramu struktury produktów zostały przeniesione do diagramu następstwa produktów. Wszystkie zidentyfikowane na diagramie struktury produktów produkty integracji zostały pokazane na diagramie następstwa produktów. Wszystkie produkty przedstawione na diagramie następstwa produktów są zidentyfikowane jako produkty na diagramie struktury produktów.

Produkt projektu metodą SCRUM (Sprint)

Planowanie Sprintu

Sprint jest to etap określany jako opcjonalny, jednak ma on na celu zminimalizowanie wkładu pracy w ustalenie zakresu projektu w późniejszych jego fazach. To etap, w którym Właściciel Produktu na podstawie wizji klienta określa funkcjonalne i niefunkcjonalne cechy produktu, który ma zostać stworzony w trakcie trwania projektu. Spis ten nie jest jednak sztywny, gdyż może on ulegać modyfikacji, w kolejnych etapach tworzenia. Po określeniu rejestru produktowego, definiowany jest rejestr zadaniowy. Na tym etapie Właściciel Produktu określa priorytety prac, a Zespół odpowiedzialny za rozwój zadaje pytania, które pomogą w organizacji pracy.

Sprint

Sprint to etap, w którym według uprzednio jasno określonych zadań, następuje ich realizacja. Podczas trwania Sprintu, żadne z ustaleń nie podlega zmianie. Praca zespołu opiera się na wzajemnym wsparciu, przekazywaniu sobie informacji oraz doradzaniu. Zespół bowiem sam odpowiada za to, jak będzie wyglądał ich dzienny rytm pracy, a Właścicielowi Produktu oraz Mistrzowi Scrum przedstawi efekty pracy i uwagi odnośnie zrealizowanego zakresu zadań. Czas trwania Sprintu jest ustalony jednoznacznie w fazie planowania, na dzień dzisiejszy okres trwania Sprintu przyjmuje się na ok. 30 dni, z możliwością modyfikacji.

Produkt projektu — artykuły polecane

Procesy planowania wg PMBOK — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Cykl życia projektu — Procesy w projekcie — Metodyka PMI — Zakres projektu — Plany wg PRINCE2 — Zarządzanie jakością wg PMBOK — Przygotowanie Założeń Projektu

Bibliografia

• Ćwiklicki M. (2010), Scrum - nowa metoda zarządzania złożonymi projektami, Przegląd Organizacji, nr 4
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• Trocki M. (red.) (2013), Nowoczesne zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Trzpiot G., Krężołek D., Twaróg S. (2015), Analiza i ocena ryzyka w projektach badawczych, [w:] Modelowanie wielowymiarowych struktur danych i analiza ryzyka (red.) Grażyna Trzpiot, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach
• Wysocki R. (2014), Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme. John Wiley & Sons
• Zaskórski P. (2012), Ewaluacja projektów, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Informatyki w Warszawie, nr 8

Autor: Jakub Starzec