Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to bardzo dobre narzędzie, służące do priorytetyzacji zadań na różnych płaszczyznach i w wielu środowiskach. Podczas nadmiaru pracy, bardzo dobrze pokazuje szereg zadań, które zostały jeszcze do wykonania - wraz z ich stopniem ważności oraz pilności (Hermarij J., s. 334). Twórcą tego narzędzia jest trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych - generał Dwight D. Eisenhower.

Budowa macierzy Eisenhowera

Macierz składa się z dwóch wierszy i dwóch kolumn, czyli odpowiednio z czterech (I, II, III, IV) ćwiartek (Surdel P., s. 104-107):

• Ćwiartka pierwsza - "Ważne i pilne"

Każdy z nas wykonuje zadania umieszczone w tej ćwiartce, mniej lub bardziej świadomie. Poświęcenie najwięcej czasu temu obszarowi, wbrew intuicji nie jest odpowiednie. Praca w warunkach ciągłego obciążenia i stresu źle wpływa na naszą produktywność oraz samopoczucie, i w dłuższej perspektywie zawsze prowadzi do poważniejszych skutków, wypalenia zawodowego, dużego przemęczenia, braku chęci do realizacji kolejnych zadań.

• Ćwiartka druga - "Ważne i niepilne"

Według źródeł jest to najważniejsza i najistotniejsza ćwiartka. Według prawa Parkinsona rzeczy mniej pilne i jednocześnie istotne, prędzej czy później zasilają ćwiartkę pierwszą lub są skreślane (wykonane). Odpowiednie umieszczenie zadań w tej ćwiartce znaczniej odciąży obszar pierwszy, który obarczony jest dużym stresem oraz nerwami związanymi z terminowością. Wykonywanie zadań i tematów z ćwiartki drugiej pozwala odczuć satysfakcję i zadowolenie z siebie.

• Ćwiartka trzecia - "Nieważne i pilne"

Zwykle to w tej ćwiartce, błędnie lokujemy najwięcej naszego czasu, mylnie sądząc, że znajdujemy się w ćwiartce pierwszej. Pojawia się wrażenie, że pracujemy nad rzeczami istotnymi. Podświadomie sami wybieramy tego typu zadania nad zadaniami ważnymi - są one zwykle dużo prostsze w wykonaniu, i dają satysfakcję z wykonania. Zbyt długie przebywanie w tym obszarze wiąże się z poczuciem straty czasu, bezprodukcyjności oraz frustracji (ciągła praca, brak widocznych efektów).

• Ćwiartka czwarta - "Nieważne i niepilne"

Ćwiartka nazywana także, ucieczkową (ze względu na ucieczkę od odpowiedzialności, stresu). Zadania w niej zawarte, pomagają odpocząć od tematów znajdujących się w ćwiartkach I i II. Bardzo często są to zwykłe pożeracze czasu. Warto jednak rozsądnie podchodzić do zadań w tym obszarze i nie poświęcać im zbyt wiele naszego czasu. Może to spowodować nawarstwianie się rzeczy dużo pilniejszych i ważniejszych, ale także do zaniżenia własnego samopoczucia i niskiej samooceny (uczucie marnowania czasu).

Wady i zalety

Podobnie do innych metod zarządzania czasem - ta metoda również ma swoje mocne i słabe strony. Do plusów macierzy Eisenhowera możemy zaliczyć stosunkowo łatwe ustalenie spisu rzeczy do zrobienia oraz przejrzystą, graficzną formę ich segregacji, a także naukę samodzielnego rozplanowania swojego czasu połączoną z doborem priorytetów. Do nielicznych minusów tej metody możemy zaliczyć na przykład trudność odpowiedniego przydzielania zadań do konkretnych ćwiartek macierzy (Niemczyk A., s. 288). Kluczowym w tej kwestii może okazać się zdanie wypowiedziane przez autora tejże metody - prezydenta Eisenhowera "To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne". Aby rozważyć tą tezę i prawidłowo stosować narzędzie jakim jest macierz Eisenhowera należy wyszczególnić różnicę między pilnością a ważnością. Rzeczy pilne wymagają od nas niemal natychmiastowego działania, obarczone są pewnym z góry narzuconym terminem (przez nas lub z zewnątrz), natomiast rzeczy ważne są najbardziej istotne w dłuższej perspektywie czasu. Sprawy ważne oraz pilne rywalizują między sobą o naszą uwagę i od nas zależy, co zdecydujemy się wykonać w pierwszej kolejności. Zagadnienia ważne połączone z długoterminowymi celami określają jakość naszego życia. Po drugiej stronie mamy zadania pilne, które stwarzają złudzenie jednocześnie spraw ważnych (Hermarij J., s. 331).

Korzyści wynikające z używania Macierzy Eisenhowera

Zwiększenie produktywności

Macierz Eisenhowera jest narzędziem, które może znacznie zwiększyć produktywność zarówno jednostki, jak i całego zespołu. Dzięki podziałowi zadań na cztery kategorie: pilne i ważne, pilne i nieważne, ważne i niepilne, oraz niepilne i nieważne, możliwe jest skupienie się na najistotniejszych i priorytetowych zadaniach.

Macierz Eisenhowera pomaga w zwiększaniu produktywności, ponieważ umożliwia skoncentrowanie się na zadaniach, które są zarówno pilne, jak i ważne. Wartość dodana wynika z tego, że priorytety są jasno określone i skupiamy się na nich w pierwszej kolejności. Dzięki temu unikamy rozpraszania uwagi na mniej istotne zadania, które mogą pochłonąć nasz czas i energię bez przynoszenia wymiernych korzyści.

Jednym z przykładów skutecznego zarządzania czasem przy użyciu Macierzy Eisenhowera jest skoncentrowanie się na zadaniach, które są zarówno pilne, jak i ważne. Na przykład, jeśli mamy ważne spotkanie z klientem, powinniśmy poświęcić większość naszego czasu i uwagi na przygotowanie się do tego spotkania, zamiast zajmować się innymi, mniej istotnymi zadaniami. Dzięki temu nasza produktywność wzrośnie, a cel zostanie osiągnięty w wyznaczonym terminie.

Osiąganie celów

Macierz Eisenhowera wspomaga osiąganie celów, ponieważ pozwala nam skupić się na najważniejszych zadaniach, które przyczyniają się do realizacji tych celów. Dzięki temu mamy większą kontrolę nad naszym postępem i możemy podejmować świadome decyzje, które przynoszą pożądane rezultaty.

Macierz Eisenhowera wspomaga osiąganie celów, ponieważ pomaga nam skoncentrować się na ważnych i pilnych zadaniach. Często zdarza się, że mamy wiele zadań do wykonania, ale nie wszystkie są równie ważne dla osiągnięcia naszych celów. Dzięki Macierzy Eisenhowera jesteśmy w stanie wybrać te zadania, które przyczynią się do osiągnięcia celów i skoncentrować na nich naszą uwagę i wysiłek.

Przykładem skutecznego zarządzania czasem w celu osiągnięcia celów jest tworzenie harmonogramu działań opartego na Macierzy Eisenhowera. Na przykład, jeśli naszym celem jest zwiększenie sprzedaży w danym okresie czasu, możemy skupić się na zadaniach, które przyczynią się do osiągnięcia tego celu. Może to obejmować aktywności, takie jak prowadzenie działań marketingowych, nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami, czy doskonalenie umiejętności sprzedażowych. Dzięki temu skupieniu na zadaniach kluczowych dla osiągnięcia celu, mamy większe szanse na sukces.

Redukcja stresu i nadmiernego obciążenia

Macierz Eisenhowera pomaga w redukcji stresu i nadmiernego obciążenia, ponieważ umożliwia nam zidentyfikowanie i eliminację zadań, które są nieważne i niepilne. Dzięki temu możemy skoncentrować się na tym, co najważniejsze i nie czuć się przytłoczeni nadmiarem obowiązków.

Macierz Eisenhowera pomaga w redukcji stresu i nadmiernego obciążenia, ponieważ umożliwia nam skupienie się na zadaniach, które są zarówno ważne, jak i pilne. Często stres i nadmiar obowiązków wynikają z braku jasności co do tego, co jest naprawdę istotne. Dzięki Macierz Eisenhowera możemy dokonać selekcji i skupić się tylko na tych zadaniach, które mają największe znaczenie dla naszych celów i wartości.

Przykładem skutecznego zarządzania czasem w celu redukcji stresu jest delegowanie zadań, które są nieważne i niepilne. Na przykład, jeśli mamy zadania, które choć są pilne, nie mają jednak znaczenia dla naszych celów, możemy je przekazać innym członkom zespołu, którzy mogą się nimi zająć. Dzięki temu możemy skoncentrować się na zadaniach, które są naprawdę ważne i które przynoszą nam satysfakcję i sukces.

Lepsze planowanie i organizacja czasu

Macierz Eisenhowera wspomaga lepsze planowanie i organizację czasu, ponieważ pozwala nam na uporządkowanie zadań według ich priorytetów i skoncentrowanie się na tym, co najważniejsze. Dzięki temu mamy lepszą kontrolę nad naszym czasem i możemy go efektywnie wykorzystać.

Macierz Eisenhowera wspomaga lepsze planowanie i organizację czasu, ponieważ umożliwia nam pogrupowanie zadań według ich pilności i ważności. Dzięki temu możemy stworzyć plan działania, który jest oparty na naszych priorytetach i pozwala nam skoncentrować się na najważniejszych zadaniach. Planując nasz czas w oparciu o Macierz Eisenhowera, mamy większą pewność, że poświęcamy odpowiednią ilość czasu na zadania, które przynoszą nam największą wartość.

Przykładem skutecznego zarządzania czasem w celu lepszego planowania i organizacji jest tworzenie listy zadań opartej na Macierzy Eisenhowera. Na przykład, możemy podzielić naszą listę zadań na cztery kategorie, zgodnie z priorytetami - pilne i ważne, pilne i nieważne, ważne i niepilne, oraz niepilne i nieważne. Dzięki temu mamy jasny obraz tego, które zadania musimy wykonać jako pierwsze i jakie działania podjąć, aby osiągnąć nasze cele.

Macierz Eisenhowera — artykuły polecane

Prawo Parkinsona — Automotywacja — Melancholik — Sangwinik — Reguła KISS — Afirmacja — PERT — Burza mózgów — Koncentracja uwagi — Infrastruktura informatyczna

Bibliografia

• Bubrowiecki A. (2008), Działaj skutecznie, Partner Złote Myśli
• Hermarij J. (2016), Better Practices of Project Management Based on IPMA competences - 4th revised edition, Van Haren Publishing
• Niemczyk A., Sapała B. (2013), Sprzedaż, zarządzanie i efektywność osobista w 101 praktycznych przykładach, Wydawnictwo Helion, Warszawa
• Popiel B. (2015), Zrobię to dzisiaj!. Jak skończyć z odwlekaniem i uwolnić swój prawdziwy potencjał, Złote Myśli
• Surdel P. (2012), Myśl jak człowiek biznesu, Wydawnictwo Złote Myśli, Gliwice

Autor: Paweł Łącki