Etapy outsourcingu - Wybór dostawców usług

Dotyczy wyboru usługodawców spośród jednostek, których umiejętności na podstawie wstępnej oceny odpowiadają w największym stopniu oczekiwaniom przyszłego zleceniodawcy. Na tym etapie powinny zostać opracowane kryteria wyboru, które będą odzwierciedlać przyczyny powierzenia im rozpatrywanych usług, spodziewane korzyści i potencjalne zagrożenia. Do wspomnianych usługodawców należy skierować zapytanie ofertowe, znane w teorii i praktyce outsourcingu jako RFP (Request For Proposal).

Istotnym elementem w zapytaniu ofertowym (RFP) jest zestaw pytań dotyczący charakterystyki wypracowanych przez potencjalnych zleceniobiorców sposobów realizacji rozpatrywanych rodzajów usług, co w języku angielskim określa się jako Service Delivery Architecture (SDA). Znaczącą rolę odgrywają także wykorzystywane przez te jednostki dotychczasowe rozwiązania wspomagające wykonywanie zleconych zadań (oprogramowanie komputerowe, urządzenia) będące równocześnie przejawem dotychczasowego doświadczenia. W tej części powinny pojawić się również pytania umożliwiające poznanie przez zleceniodawcę przyjętych zamierzeń strategicznych w rozwoju usługodawcy.

Warto uzupełnić, że podejmując współpracę z usługodawcami przedstawione wcześniej zapytanie ofertowe (RFP) może również zostać zastąpione zapytaniem o cenę, które w teorii i praktyce outsourcingu określane jest jako Request For Quotation (RFQ).

W następstwie wyboru usługodawcy, którego oferta po przeprowadzeniu porównań została uznana za spełniającą w najwyższym stopniu wymagania przyszłego zleceniodawcy, przyszłe strony współpracy powinny podpisać list intencyjny, który odzwierciedla wolę zawarcia umowy przez zleceniodawcę i usługodawcę. Zadaniem, które można potraktować jako ostatnie przed przystąpieniem do uzgadniania warunków umowy z usługodawcami jest obustronne sprawdzanie zdolności stron do zachowania należytej staranności w ramach przyszłej współpracy, co w teorii i praktyce outsourcingu znane jest jako due diligence (z ang: należyta staranność). Jako podstawowy cel takiego działania można określić identyfikowanie i ocenę potencjalnego ryzyka podjęcia współpracy z badanym partnerem, aby uniknąć wystąpienia krytycznych zakłóceń podczas wdrażania outsourcingu i późniejszej, codziennej współpracy z usługodawcą. Zaprezentowane zadania podejmowane w tej części przedsięwzięcia, związane z wyborem potencjalnych usługodawców, które w większości wypracowane zostały na podstawie dotychczasowych doświadczeń wskazują na szeroki zakres i wysoki stopień szczegółowości informacji, które powinny zostać pozyskane przez zleceniodawcę przed przystąpieniem do uzgadniania warunków współpracy. Cechą charakterystyczną tych przedsięwzięć jest dążenie do rozpoznania w możliwie największym stopniu zasobów i intencji usługodawcy, aby uniknąć utrudnień w dostosowaniu do potrzeb przyszłego zleceniodawcy, co odgrywa szczególną rolę, zwłaszcza w warunkach zlecania usług o kluczowym znaczeniu z punktu widzenia jego osiągnięć rynkowych.

Etapy outsourcingu - Wybór dostawców usług — artykuły polecane

Relacje między zleceniodawcą i usługodawcą — Etapy outsourcingu - Określenie warunków umowy — Negocjacje wielostronne - strategie — Outsourcing kontraktowy — Źródła kosztów transakcyjnych — Outsourcing strategiczny — Koło strategii — Teoria agencji — Etapy outsourcingu - Rozpoznanie stanu podaży usług

Bibliografia

• Małkus, T. (2005). Geneza outsourcingu. Gospodarka Materiałowa i Logistyka, (3), 18-24

Autor: Tomasz Małkus