Notatka służbowa

Notatka służbowa
Polecane artykuły
Komunikowanie interpersonalne Wykres blokowy Czarny PR Komunikacja werbalna Informacja zwrotna Identyfikacja wizualna Hasło reklamowe Plan komunikacji w projekcie Dane

Notatka służbowa nazywana również memo (ang.) oraz raportem (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jest jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstw, instytucji i organizacji. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi (E. Stefaniak - Piasek, s. 62).

Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za zadanie przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób (E. Jendrzejczak, s. 64). Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Zastosowanie

Wyróżnia się trzy przesłanki stosowania notatek służbowych (E. Jendrzejczak, s. 81):

gdy uniemożliwiona jest komunikacja słowna (np. gdy pracownicy pracują w dwóch różnych biurach),
w sytuacji delegowania zadań przez przełożonego,
gdy istnieją specjalne okoliczności, wymagające pisemnej formy przekazania komunikatu (np. gdy notatka jest również potwierdzeniem przekazania i otrzymania danej wiadomości).

Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie nadawca uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje potrzeba stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami z interasariuszami, klientami, spotkaniami pomiędzy współpracownikami ale również w związku z istotnymi z punktu widzenia organizacji postanowieniami i podejmowanymi działaniami (R. Winkler, s. 52).

Sporządzanie i dystrybucja

Istnieje dowolność w sposobie i technice tworzenia notatek służbowych. Mogą być one tworzone zarówno komputerowo, maszynowo jak i odręcznie, tak długo jak pozostają one czytelne a tym samym zrozumiałe. Co za tym idzie mogą one być przekazywane z wykorzystaniem różnych dróg komunikacji. W przypadku notatek zawierających dane poufne bądź wrażliwe najczęstszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Współcześnie droga e-mail'owa ma najszersze zastosowanie, jej główną zaletą jest niemal natychmiastowa informacja potwierdzająca otrzymanie wiadomości przez adresata (w przypadku problemów z dostarczeniem wiadomości e-mail, nadawca otrzyma informację zwrotną). W przypadku treści jawnych praktykuje się przekazywanie wiadomości np. poprzez umieszczanie ich do przegródek na korespondencję poszczególnych pracowników (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jak każde pismo biurowe, notatka musi zostać sporządzona zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji. Jej przekaz powinien być konkretny i prosty, umożliwiający szybkie odnalezienie kluczowych punktów. Notatka nie wymaga korzystania ze specjalistycznego słownictwa czy oficjalnych zwrotów używanych w wielu pismach biznesowych. Jest to forma cechująca się krótkim czasem tworzenia przekazu, jak i odszyfrowaniem go (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Elementy

Nie istnieje jedna, oficjalna forma tworzenia notatek służbowych. W zależności od przedsiębiorstwa, tematyki przekazu oraz osoby sporządzającej notatki można zauważyć różnorodne elementy w nich występujące. Są nimi przede wszystkim (A. Rybak s. 149):

data i miejsce sporządzenia notatki,
imię i nazwisko nadawcy,
imię i nazwisko odbiorcy (w przypadku notatki skierowanej do jednego adresata),
krótka informacja, czego notatka dotyczy,
treść.