Notatka służbowa

Notatka służbowa
Polecane artykuły

Notatka służbowa nazywana również memo (ang.) oraz raportem (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jest jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstw, instytucji i organizacji. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi (E. Stefaniak - Piasek, s. 62).

Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za zadanie przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób (E. Jendrzejczak, s. 64). Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Zastosowanie

Wyróżnia się trzy przesłanki stosowania notatek służbowych (E. Jendrzejczak, s. 81):

  • gdy uniemożliwiona jest komunikacja słowna (np. gdy pracownicy pracują w dwóch różnych biurach),
  • w sytuacji delegowania zadań przez przełożonego,
  • gdy istnieją specjalne okoliczności, wymagające pisemnej formy przekazania komunikatu (np. gdy notatka jest również potwierdzeniem przekazania i otrzymania danej wiadomości).

Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie nadawca uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje potrzeba stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami z interasariuszami, klientami, spotkaniami pomiędzy współpracownikami ale również w związku z istotnymi z punktu widzenia organizacji postanowieniami i podejmowanymi działaniami (R. Winkler, s. 52).

Sporządzanie i dystrybucja

Istnieje dowolność w sposobie i technice tworzenia notatek służbowych. Mogą być one tworzone zarówno komputerowo, maszynowo jak i odręcznie, tak długo jak pozostają one czytelne a tym samym zrozumiałe. Co za tym idzie mogą one być przekazywane z wykorzystaniem różnych dróg komunikacji. W przypadku notatek zawierających dane poufne bądź wrażliwe najczęstszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Współcześnie droga e-mail'owa ma najszersze zastosowanie, jej główną zaletą jest niemal natychmiastowa informacja potwierdzająca otrzymanie wiadomości przez adresata (w przypadku problemów z dostarczeniem wiadomości e-mail, nadawca otrzyma informację zwrotną). W przypadku treści jawnych praktykuje się przekazywanie wiadomości np. poprzez umieszczanie ich do przegródek na korespondencję poszczególnych pracowników (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jak każde pismo biurowe, notatka musi zostać sporządzona zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji. Jej przekaz powinien być konkretny i prosty, umożliwiający szybkie odnalezienie kluczowych punktów. Notatka nie wymaga korzystania ze specjalistycznego słownictwa czy oficjalnych zwrotów używanych w wielu pismach biznesowych. Jest to forma cechująca się krótkim czasem tworzenia przekazu, jak i odszyfrowaniem go (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Elementy

Nie istnieje jedna, oficjalna forma tworzenia notatek służbowych. W zależności od przedsiębiorstwa, tematyki przekazu oraz osoby sporządzającej notatki można zauważyć różnorodne elementy w nich występujące. Są nimi przede wszystkim (A. Rybak s. 149):

  • data i miejsce sporządzenia notatki,
  • imię i nazwisko nadawcy,
  • imię i nazwisko odbiorcy (w przypadku notatki skierowanej do jednego adresata),
  • krótka informacja, czego notatka dotyczy,
  • treść.

Notatka służbowa a list

Zarówno notatka służbowa jak i list są jednymi z najbardziej popularnych form komunikowania się używanymi w organizacjach. Ponieważ istnieje między nimi wiele podobieństw, istotne jest aby wyszczególnić te cechy, które umożliwią rozróżnienie ich.

  • Jedną z głównych różnic pomiędzy listem a notatką jest zakres ich dotarcia. W przypadku listów, stosuje się je podczas nawiązywania kontaktów z osobami lub działami, nie będącym częścią tej samej organizacji, co autor. Są one wykorzystywane przede wszystkim do komunikacji zewnętrznej. W przypadku notatek służą one tylko i wyłącznie do przekazywania informacji wewnątrz organizacji.
  • Notatka w przeciwieństwie do listu, umożliwia dotarcie z przekazem do więcej niż jednej osoby na raz.
  • Listy przygotowywane przez organizacje najczęściej pisane są na charakterystycznym papierze firmowym, oznakowanym logiem i najważniejszymi danymi na temat instytucji. Notatka najczęściej sporządzona jest na zwykłym papierze.
  • Struktura listów jest dużo bardziej sformalizowana od notatki. W liście wszystkie elementy (data i miejsce sporządzenia, dane nadawcy, dane odbiorcy) powinny być ułożone zgodnie z ogólnie przyjętą strukturą. W przypadku notatki konstrukcja jest bardziej luźna i może być modyfikowana. To samo dotyczy stopnia sformalizowania języka w nich używanych.
  • O ile natura listu wymaga takich elementów jak wstęp, rozwinięcie czy zakończenie, o tyle notatka ma zawierać tylko esencję danej kwestii bez zagłębiania się w mniej istotne szczegóły.
  • Biorąc pod uwagę stopień sformalizowania obu form, listy można rozróżnić na oficjalne i nieoficjalne, kiedy notatka służbowa ma charakter wyłącznie formalny (S.S. Debasish, B. Das, s. 253)

Bibliografia

  • Debasish S.S., Das B. (2010). Business Communication, PHI, New Dehli
  • Jasińska M., Kurzątkowski G. (2015). Wzory pism - korespondencja urzędowa w zakresie funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych, Grupa Wydawnicza Infor
  • Jendrzejczak E. (2014). Korespondencja biurowa, Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa
  • Ober J. (2013). Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i Zarządzanie z.65, nr kol.1897
  • Rybak A. (2005). Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
  • Sikorski W. (2010). Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracyEdukacja ustawiczna dorosłych, nr 3/(70)
  • Stefaniak - Piasek E. (2005). Technika pracy biurowej cz.2 - Praca Biurowa, WSiP, Warszawa
  • Winkler R. (2008). Komunikowanie w relacji przełożony–podwładny: przegląd technik, [w:] Współczesne problemy w zarządzaniu organizacjami, Adamus. W (red.), Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków

Autor: Anna Grabska