Mapa procesów
Mapa procesów |
---|
Polecane artykuły |
Mapy procesów wykorzystywane są do przeprowadzenia przekształceń w działaniu systemu gospodarczego w następujących sytuacjach:
- wdrażania systemów zarządzania jakością,
- wdrażania zarządzania procesowego,
- wdrażania Lean manufacturing,
- modelowania struktury organizacyjnej,
- organizowania funkcjonowania firmy podczas restrukturyzacji,
- skracania czasu wykonywania procesów,
- zmniejszania kosztów wykonywania procesów,
- wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych,
- przechodzenia na działalność gospodarczą w oparciu o Internet,
- tworzenia zintegrowanych łańcuchów dostaw. (Szymonik A. 2011, s. 153)
Definicja procesu w mapowaniu procesów
Definicja procesu powinna obejmować:
- początek i koniec procesu,
- strukturę procesu,
- wejścia i wyjścia,
- dostawców i klientów,
- właściciela procesu,
- kryteria oceny,
- wpływ na wynik całości organizacji,
- mierniki,
- narzędzia pomiaru i oceny,
- kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
- zasoby i odstępstwa,
- dokumentacje procesu i jego przebiegu (1).
Pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania i związane z nimi zasobami są zarządzane jako proces.(2) Na tym polega istota podejścia procesowego - jednej z ośmiu zasad zarządzania jakością. System zarządzania jakością można podzielić na szereg procesów, wzajemnie ze sobą powiązanych. Podejście procesowe ma na celu tworzenie procesów występujących w organizacji i takie ich kształtowanie, aby ich efektywność i skuteczność były jak najwyższe (3).
Aby zidentyfikować proces należy określić: cel, wejście, wyjście, wskaźnik (miernik) oraz właściciela. Proces składa się z powiązań między klientami wewnętrznymi, jednak wejścia i wyjścia procesów mogą być związane z klientami zewnętrznymi.
Wejścia i wyjścia mogą być materialne i niematerialne. Do najczęściej spotykanych powiązań między procesami (wejść i wyjść) można zaliczyć: surowce, półprodukty, wyroby końcowe, energię, informację oraz środki finansowe. W rzeczywistości organizacje, tworząc mapę procesów, dzielą procesy w różny sposób, różnie też je nazywają.
Rodzaje procesów na mapie procesów
{{#ev:youtube|vcfTD4y8ZxI|480|right|Podejście procesowe - wprowadzenie (Sławomir Wawak)|frame}} Najczęściej procesy występujące w organizacji dzieli się na:
- procesy zarządcze,
- procesy główne,
- procesy pomocnicze.
Do procesów głównych w typowym przedsiębiorstwie produkcyjnym zwykle zaliczyć można:
- zakupy,
- projektowanie,
- produkcja,
- sprzedaż.
Procesami pomocniczymi mogą być:
- utrzymanie ruchu,
- transport wewnętrzny,
- nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym.
Procesy zarządcze to m. in.:
- planowanie,
- zarządzanie personelem,
- przegląd systemu czy
- audity wewnętrzne (5).
Tworzenie mapy procesów
Mapa procesów w ujęciu ogólnym wyodrębnia procesy i ważniejsze podprocesy. Podproces, to wydzielona część procesu, która ze względu na swój charakter oraz odrębność od innych części, może być traktowana jako odrębny, mniejszy proces (np. w procesie rekrutacji dużej firmy można wydzielić podproces adaptacji pracowników). Nie ma jednego standardu tworzenia mapy. Najczęściej pokazuje ona przepływy informacyjne lub materialne pomiędzy procesami.
Uwaga: Niektórzy autorzy błędnie piszą o mapie procesu (jednego). Taki rysunek składa się nie z procesów, a z zadań. Jest wobec tego wykresem blokowym, a nie mapą procesów.
Zasady tworzenia mapy procesu
Podczas przygotowywania mapy procesu należy stosować następujące zasady:
- procesy rysujemy od strony lewej do prawej,
- każdy diagram procesu/działalności powinien rozpoczynać się i kończyć się symbolem początek/koniec,
- wszystkie symbole połączone są strzałkami,
- kierunek strzałek musi być zgodny z przepływem procesu,
- wszystkie linie opisujące proces muszą być przyłączone do symboli,
- należy unikać sytuacji, w której schemat/działalność dzieli się na kilka stron,
- schemat musi być prosty (należy unikać szczegółowości),
- powinny być widoczne granice procesu,
- w schemacie winno być widoczne centralne (najważniejsze) miejsce. (Szymonik A. 2011, s. 155)
Ponadto należy ustalić stopień szczegółowości mapy procesu, podczas czego musimy wziąć pod uwagę w jakim celu tworzymy mapę. Gdy chcemy zaprezentować powszechne zasady funkcjonowania procesu mapa będzie zawierać mniej szczegółów, jednak w przypadku "wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy szukamy przyczyny problemu w procesie" musimy uwzględnić bardziej rozbudowaną strukturę mapy. Dzięki temu możemy poznać miejsca, gdzie nieefektywnie wykorzystywane są pieniądze i czas oraz wyeliminować je w przyszłości. Im bardziej szczegółowe i skomplikowane procesy tym ilość osób przygotowujących mapę procesu powinna być większa. (Szymonik A. 2011, s. 157-158)
Mapowanie procesów
Na przebieg mapowania procesów składają się następujące etapy:
- I etap - identyfikacja procesów, do odbycia której wykorzystuje się metody:
- metoda odgórna (top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólną działalność organizacji wraz z jej celami, a następnie przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów,
- metoda oddolna (bottom-up), bardziej czasochłonna, jednak dokładniejsza, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na ich podstawie formułowanie przebiegających procesów.
- II etap – obejmuje:
- podział procesów na wykonawcze (główne) i wspierające (pomocnicze),
- wyróżnienie procesów kluczowych z punktu widzenia realizacji celów biznesowych,
- odzwierciedlenie przebiegu procesów w ramach poszczególnych działów. (Szymonik A. 2011, s. 153)
Do mapowania procesów zazwyczaj stosuje się poniższą procedurę:
- identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem techniki określanej mianem mapowanie relacji,
- tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie czynności składające się na proces.
Mapowanie relacji stosuje się w celu "zmniejszenia barier funkcjonalnych i hierarchicznych, poprawę współpracy pomiędzy poszczególnymi ogniwami w relacji nadawca-odbiorca, a także na ustaleniu osób funkcyjnych, które mają uczestniczyć w dalszym doskonaleniu analizowanych procesów.” (Szymonik A. 2011, s. 154)
Bibliografia
- Gruszka A., Niegowska E. (2001), Komentarz do norm ISO 9000:2000, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
- Harmol A., Mantura M. (2002) Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
- Kożuch B., Sienkiewicz-Małyjurek K. (2015). Mapowanie procesów współpracy międzyorganizacyjnej na przykładzie działań realizowanych w bezpieczeństwie publicznym, "Zarządzanie publiczne", nr 3(31)
- PN-EN ISO 9004:2000 (2000) System zarządzania jakością, PKN, Warszawa
- Sikora T. (2005). Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Kraków
- Stabryła A. (2012). Ogólna koncepcja analizy i projektowania systemów zarządzania procesowego, "Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie", T.21, nr 2
- Szymonik A. (2011). Logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw, Difin, Warszawa
- Ścierski J. M. (2010). Mapowanie procesów, "Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej", nr kol. 1822
- Wawak S. (2006). Zarządzanie jakością. Teoria i Praktyka, Helion, Gliwice
Autor: Katarzyna Rzepka