Zespół wirtualny

Zespół wirtualny jest to zespół, który posiada jasno zdefiniowany i łączący wszystkich członków zespołu cel; posiada kompetencje potrzebne do realizacji tego celu; jego członkowie współpracują ze sobą, aby osiągnąć cel; zdefiniowane są role członków zespołu oraz zasady wzajemnej współpracy, jednak zespół wirtualny charakteryzuje dodatkowo brak jednej lokalizacji, w której pracuje zespół; wykorzystanie komunikacji elektronicznej do codziennej współpracy; różny styl pracy członków zespołu wirtualnego; brak bezpośredniego kontaktu pomiędzy członkami zespołu wirtualnego.

TL;DR

Zespół wirtualny to zespół o jasno zdefiniowanym celu, który pracuje bez jednej lokalizacji, wykorzystując komunikację elektroniczną. Istotne są umiejętności komunikacyjne, inteligencja emocjonalna i samodzielność członków zespołu. Kierownik zespołu powinien budować zaufanie, promować dialog i jasne zasady współpracy. Wdrażanie nowych pracowników wymaga specjalnego planu. Istotna jest odpowiednia technologia, umożliwiająca różne formy komunikacji. Zagrożenia to m.in. zależność od komunikacji elektronicznej i poczucie izolacji. Transformacja tradycyjnego zespołu w zespół wirtualny wymaga wyjaśnienia motywów i planu zmiany.

Obszary

W tematyce zespołów wirtualnych wyróżnia się cztery obszary, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę w trakcie tworzenia i zarządzania zespołem rozproszonym:

• zespół i ludzie go tworzący
• odpowiednie przywództwo i zarządzanie zespołem
• formy kontaktu między członkami zespołu wirtualnego
• dobranie odpowiedniej technologii, która umożliwi funkcjonowanie zespołu wirtualnego.

Dystans

W kontekście zespołu wirtualnego istotne jest pojęcie dystansu. Karen Sobel Lojeski z Brook University i Richar Reilly z Stevens Institute of Technology wyróżniają trzy rodzaje dystansu:

• dystans fizyczny rozumiany jako odległość fizyczna dzieląca członków zespołu wirtualnego
• dystans operacyjny, wynikający z ilości członków zespołu wirtualnego, ich obowiązków firmowych niezwiązanych z pracą zespołu, ilości bezpośrednich spotkań, umiejętności i kompetencji technicznych
• dystans przynależności, będący najczęściej efektem różnić kulturowych, poczucia przynależności, poziomu niezależności oraz relacji mających miejsce przed rozpoczęciem pracy w zespole.

Bazując na wymienionych rodzajach dystansu, zespół wirtualny, to nie jest tylko taki zespół, którego członkowie pracują na różnych kontynentach. Już zespół, który pracuje w jednej firmie, w jednym dziale, jednak jego członkowie rozmieszczeni są w tym samym biurowcu na dwóch różnych piętrach, staje się zespołem wirtualnym. Świadomość nawet tak z pozoru małych faktów pozwala lepiej zarządzać zespołem wirtualnym.

Zespół

Członkowie zespołów wirtualnych powinni posiadać m.in.:

• duże umiejętności komunikacyjne
• wysoką inteligencję emocjonalną
• umiejętność samodzielnej pacy
• odporność psychiczną.

W zidentyfikowaniu tych cech pomocne są testy osobowości, takie jak kwestionariusz MBTI czy "StrengthsFinder" Instytutu Gallupa.

Aby zapewnić efektywność zespołu wirtualnego, powinien on składać się z maksymalnie 10 członków. Przemawiają za tym dwa aspekty:

• próżniactwo społeczne (im więcej jest osób w zespole, tym członkowie zespołu są mniej efektywni wskutek rozłożenia odpowiedzialności)
• trudności komunikacyjne (im więcej jest osób w zespole, tym trudniej utrzymać efektywną komunikację, która będzie angażować wszystkich członków zespołu).

Przywództwo

Kierownik zespołu wirtualnego jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiednich warunków i "środowiska" dla zespołu wirtualnego. W codziennej pracy kierownik zespołu powinien:

• promować zachowania prowadzące do wzbudzania zaufania
• zachęcać wszystkich członków zespołu wirtualnego do toczenia otwartego dialogu
• wyjaśniać zasady współpracy oraz zasady komunikacji
• promować zespół wirtualny w organizacji, by budować tożsamość tego zespołu.
• promować udzielanie informacji zwrotnej za pomocą konstruktywnej krytyki
• nie pozwalać, by niektóre kwestie i problemy zostały "przemilczane"
• angażować wszystkich członków zespołu w komunikację i czynny udział w projekcie.

Formy kontaktu

Rozpoczęcie współpracy zespołu wirtualnego powinno mieć postać spotkania wszystkich członków zespołu wirtualnego w jednym miejscu. W trakcie tego spotkania należy wyjaśnić cel, zakres i ramy czasowe projektu, omówić role poszczególnych członków zespołu, przedstawić wszystkich interesariuszy, ustalić wstępne zasady współpracy i interakcji pomiędzy członkami zespołu wirtualnego.

Proces wdrażania nowych pracowników również wymaga uwagi ze strony przywódcy zespołu wirtualnego. Lider zespołu wirtualnego powinien opracować plan wdrażania nowych pracowników i zapewnić, by dostały one "pakiet" wszystkich potrzebnych informacji oraz dokument opisujący zasady współpracy w zespole wirtualnym.

Technologia

Istnienie zespołów wirtualnych nie byłoby możliwe bez wykorzystania odpowiedniej technologii. Jest ona warunkiem koniecznym, aby zespół wirtualny był w stanie funkcjonować. "Sercem" zespołu wirtualnego jest jego "wirtualna przestrzeń". Należy wybrać platformę, która łączy wszystkie rodzaje komunikacji: telekonferencje, fora dyskusyjne i wirtualne pokoje spotkań. Zespół wirtualny korzysta ze swojej "wirtualnej przestrzeni" do:

• spotkań indywidualnych (udział tylko dwóch osób)
• spotkań zespołowych
• wiadomości tekstowych (ang. instant messaging)
• wiadomości e-mail
• wiadomości głosowych
• przesyłania obrazu wideo
• udostępniania ekranu.

Zespół wirtualny potrzebuje dodatkowo narzędzi do planowania i monitorowania zadań, które będą cały czas dostępne dla wszystkich członków zespołu wirtualnego.

Zagrożenia

Podstawowe zagrożenia i źródła ryzyk charakterystyczne dla zespołów wirtualnych:

• duża zależność od komunikacji elektronicznej, która wpływa m.in. na jakość współpracy i relacji zespołu wirtualnego
• anonimowość i poczucie izolacji poszczególnych członków zespołu wirtualnego spowodowana brakiem bezpośrednich interakcji zresztą zespołu
• różnorodność członków zespołu wirtualnego, która uniemożliwi wyznaczenie zasad współpracy akceptowalnych dla całego zespołu wirtualnego
• zbyt duże różnice kulturowe i różnice stref czasowych.

W przypadku zespołu, który cały czas pracował "tradycyjnie", natomiast została podjęta decyzja o wirtualizacji współpracy, można spodziewać się zniechęcenia i spadku motywacji u członków tego zespołu. Kierownik powinien na samym początku transformacji wyjaśnić całemu zespołowi motywy zmiany, plan wdrożenia, zalety nowego stylu pracy oraz wady i ryzyka.

Zespół wirtualny — artykuły polecane

Otwartość w projekcie — Kształtowanie zespołu — Praca zespołowa — Komunikacja w zespole międzykulturowym — Facylitacja — Zarządzanie zespołem — Struktura zespołów projektowych — Zdolność do pracy w zespole — Zadania lidera

Bibliografia

• Golonka T., Dlaczego wirtualne zespoły?, Business Potential Discovery, Warszawa 2013
• Malhotra A., Majchrzak A., Rosen B. (2007), Leading Virtual Teams, Academy of Management Perspectives
• Mikuła B., Stefaniuk T. (2013), Zarządzanie wiedzą w zespole wirtualnym jako istotny czynnik jego skutecznej pracy, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, Nr 24 (97)

Autor: Bartłomiej Pachacz