Zasady pracy audytora
Z Encyklopedia Zarządzania
| Zasady pracy audytora |
|---|
| Polecane artykuły |
Po zakończeniu szkolenia audytor zapomina około połowy informacji. Celem tego artykułu jest zebranie tego, o czym powinien pamiętać przy każdym audycie. Lista nie jest zamknięta. W dyskusji do tego artykułu możesz zaproponować kolejne zasady.
- audytor pomocniczy też musi być przygotowany,
- audytor wiodący prowadzi audyt - inni powinni się mu podporządkować, niezależnie od pełnionego stanowiska,
- przed audytem każdy audytor przygotowuje własną listę pytań, którą uzgadnia z pozostałymi,
- audytor pomocniczy powinien notować wszelkie spostrzeżenia, pomagając w ten sposób wiodącemu,
- korzystaj tylko z dokumentów dopuszczonych do użytku (otrzymasz je od pełnomocnika),
- pytaj krótko - pytania powinny być krótkie i zadawane tak, aby odpowiedzi były długie,
- nie doradzaj - to nie Twoja rola, nie mów jak Ty byś to zrobił,
- pytaj nawet wtedy, gdy z góry znasz odpowiedź,
- rozmawiaj zawsze na stanowisku pracy,
- uzyskuj odpowiedzi na swoje pytania - jeśli audytowany mówi nie na temat - przerwij mu,
- weryfikuj niezgodności - zawsze staraj się zapytać o stwierdzoną niezgodność w kilku miejscach,
- o stwierdzeniu niezgodności informuj wyraźnie, najszybciej jak to możliwe; tłumacz co to oznacza,
- spotkanie otwierające jest ważne - mów co chcesz zrobić, z kim rozmawiać; przedstaw plan,
- ufać, ale kontrolować - sprawdzaj to co usłyszysz w dokumentach i zapisach lub pytając innych pracowników,
- pytaj również o szczegóły, szukaj głęboko,
- gdy stwierdzisz przy okazji niezgodność w innym procesie, również powinieneś wystawić kartę niezgodności,
- audytuj nie tylko procedury - sprawdź związane instrukcje i zarządzenia,
- szukaj możliwości doskonalenia - pytaj o to pracowników,
- zrób spotkanie zamykające - przedstaw stwierdzone uwagi i niezgodności,
- raport powinien być obszerny - opisz swoje uwagi i spostrzeżenia,
- przygotowując się do audytu przejrzyj raporty z wcześniejszych audytów dotyczących procesu (najlepiej ze wszystkich rejonów) - w pierwszej kolejności sprawdź usunięcie wcześniejszych niezgodności i uwag,
- nie stresuj audytowanych - uśmiechnij się, zażartuj, staraj się rozluźnić atmosferę, ale jednocześnie zrealizuj cele audytu,
- zawsze sprawdzaj czy dokumenty i zapisy są właściwie nadzorowane,
- zawsze sprawdzaj aktualność i poprawność kart stanowiskowych, pytaj o pełnomocnictwa i uprawnienia,
- staraj się sprawdzić czy proces jest realizowany efektywnie,
- szukasz zgodności - pytaj więc także o sprawy, w których wydaje Ci się, że nie ma niezgodności,
- możesz przerwać audyt, jeśli: brak najważniejszych osób w procesie, a zastępcy nie potrafią ich zastąpić; audytowany odmawia współpracy mimo wyjaśnienia celów auditu; proces nie jest realizowany,
- audytor badając procedurę ma również obowiązek sprawdzić instrukcje związane,
- weryfikuj proces, nie tylko procedurę.
Dekalog audytora
- 1. Przestrzegaj celów wyznaczonych do badań wyznaczonego obszaru.
- 2. Rozpoznaj zakres planowanego badania.
- 3. Ustal kryteria.
- 4. Porównaj stosunek zakresu audytu do obszaru, który ma być badany.
- 5. W ustaleniach diagnozy trzymaj się stanu rzeczywistego.
- 6. Rozpoznawaj przyczyny z myślą o eliminacji źródeł wad, a nie samego stwierdzenia wady.
- 7. Koncentruj się na sprawach istotnych.
- 8. Zachowaj się w sposób partnerski.
- 9. Zwracaj uwagę na komunikatywność.
- 10. Realizuj działania w wyznaczonych terminach.
Bibliografia
- Halina Pawłowska, Marek Rączka, Adam Tabor, Stanisław Truś, Nowoczesne zarządzanie jakością, Kraków 2004, str. 163
Autor: Sławomir Wawak
