Koszty eksploatacji

Koszty eksploatacji - koszty związane z utrzymaniem lokali mieszkalnych i użytkowych. Definiowane są jako wszelkie rzeczywiste i należycie uzasadnione opłaty, wydatki i obciążenia ponoszone przez użytkownika, związane z eksploatacją lokalu mieszkalnego lub użytkowego.

Koszty eksploatacji obejmują

Koszty eksploatacji obejmują m.in.: koszty dostaw wody oraz prądu i gazu, odbioru ścieków, oczyszczania ścieków itp. Można zaliczyć do nich również koszty prowadzonych robót budowlanych, konserwacji budynku, napraw i remontów, w których zawierają się również koszty koniecznych dokumentacji, podatki, koszty związane z administracją i zarządzaniem. W skład kosztów eksploatacji wchodzą również: koszty ponoszone na utrzymanie terenów zielonych wokół obiektu, a także dróg, chodników i podjazdów. Wliczać się w nie także będą koszty funkcjonowania całej administracji spółdzielni, w tym koszty wynagrodzeń pracowników zarządu i administracji, koszty zarządzania nieruchomością, koszty wieczystego użytkowania gruntów na których znajdują się budynki spółdzielni mieszkaniowej, a także podatek od nieruchomości.

Koszty eksploatacji nie obejmują

Koszty eksploatacji nie obejmują:

• kosztów usprawnień i modernizacji nieruchomości, dzięki którym zostanie podniesiony standard budynku
• kosztów jakie właściciel ponosi w czasie aranżacji pomieszczeń dla najemcy
• kosztów napraw związanych z nieruchomościom związanych z jej nieprawidłowym użytkowaniem przez najemców
• kosztów związanych z zaniedbaniami właściciela lub zarządcy nieruchomości.

Pokrycie kosztów eksploatacji

Do pokrywania kosztów eksploatacji i utrzymania lokali, eksploatacji i utrzymania nieruchomości wspólnych oraz stanowiących mienie spółdzielni mieszkaniowych, a także nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni, które są przeznaczone do wspólnego użytkowania przez osoby zamieszkujące na terenie danego osiedla, lub w danym budynku, zobowiązanie są osoby będące właścicielami lokali poprzez uiszczanie opłat w części przypadającej na dany lokal, zgodnie z postanowieniami statutu spółdzielni. Opłaty te nie mogą przewyższać rzeczywistych kosztów jakie ponosi spółdzielnia, to znaczy, że spółdzielnie nie mogą z ich tytułu uzyskiwać przychodów. Właściciele lokali użytkowych muszą być poinformowani o ewentualnych zmianach wysokości opłat przynajmniej na trzy miesiące przed ich wprowadzeniem. Koszty eksploatacji mogą również zostać przeniesione na osoby wynajmujące mieszkanie od najemcy (właściciela lokalu) na mocy umowy najmu. Koszty eksploatacji rozliczane mogą być wtedy na dwa sposoby, mogą zostać wliczone w koszt czynszu lub być rozliczane na zasadzie ryczałtu. Bardzo często są czynnikiem konfliktogennym, ze względu na trudności w dokładnej ich kalkulacji.

Wpływ na to ma wiele czynników, np (E. Olearczuk, 2005):

• "różnice w sposobie definiowania i ustruktualizowania kosztów,
• specyfikacje w rozwiązaniach architektonicznych, konstrukcyjnych i materiałowych, wpływających na koszty eksploatacji,
• sposobu rozkładania i naliczania kosztów na uczestnika/użytkownika,
• różnorodności czynników i ich zmian, które mają przełożenie na koszty".

Podział kosztów eksploatacji

Koszty eksploatacji ze względu na układ ich struktury mogą być podzielone na (E. Olearczuk, 2005):

• stałe i zmienne,
• bezpośrednie i pośrednie,
• administracyjne oraz techniczne,
• koszty obsługi lokatorów i koszty obsługi nieruchomości,
• lokatorskie oraz właścicielskie,
• użytkowania, obsługiwania,
• oraz ze względu na okres (jesienno - zimowe, wiosenno - letnie),
• a także koszty rozpoczęcia eksploatacji, użytkowania i zakończenia eksploatacji.

Finansowanie kosztów eksploatacji

Opłaty pokrywane przez właścicieli lokali

Koszty eksploatacji nieruchomości zwykle są pokrywane przez właścicieli lokali. Opłaty te są płacone na rzecz zarządcy nieruchomości i służą do pokrycia różnych kosztów związanych z eksploatacją. Wśród tych kosztów znajdują się między innymi wydatki na dostawę wody, prądu i gazu, koszty konserwacji budynku, koszty administracji i zarządzania oraz inne koszty związane z utrzymaniem nieruchomości.

Przenoszenie kosztów na osoby wynajmujące

W przypadku wynajmu nieruchomości, koszty eksploatacji mogą zostać przeniesione na osoby wynajmujące mieszkanie na mocy umowy najmu. Wynajmujący ma możliwość ustalenia wysokości czynszu, który obejmuje zarówno koszty najmu, jak i koszty eksploatacji nieruchomości. Jest to często stosowane rozwiązanie, które pozwala właścicielom nieruchomości na rozłożenie kosztów eksploatacji na kilka podmiotów.

Finansowanie z funduszy wspólnotowych lub opłat eksploatacyjnych

W niektórych przypadkach koszty eksploatacji nieruchomości mogą być finansowane z funduszy wspólnotowych lub z gromadzonych przez wspólnotę mieszkaniową opłat eksploatacyjnych. Właściciele nieruchomości płacą określoną kwotę na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, która jest następnie wykorzystywana na pokrycie kosztów eksploatacji. Jest to szczególnie popularne w przypadku większych kompleksów mieszkaniowych, gdzie łączenie środków finansowych pozwala na bardziej efektywne zarządzanie kosztami.

Czynniki wpływające na koszty eksploatacji

Lokalizacja nieruchomości

Koszty eksploatacji mogą różnić się w zależności od lokalizacji nieruchomości. Na przykład, w dużych miastach koszty eksploatacji często są wyższe ze względu na wyższe ceny mediów i usług. Koszty eksploatacji mogą być również wywoływane przez czynniki zewnętrzne, takie jak inflacja, zmiany cen mediów czy zmiany w przepisach prawa dotyczących kosztów utrzymania nieruchomości.

Typ nieruchomości

Koszty eksploatacji mogą różnić się w zależności od typu nieruchomości. Na przykład, koszty eksploatacji budynku mieszkalnego mogą obejmować koszty utrzymania windy, podczas gdy koszty eksploatacji nieruchomości handlowej mogą obejmować koszty utrzymania parkingu. W przypadku nieruchomości komercyjnych, koszty eksploatacji często obejmują również koszty utrzymania i renowacji infrastruktury technicznej, takiej jak systemy klimatyzacyjne, windy, systemy bezpieczeństwa czy instalacje elektryczne.

Czynniki zewnętrzne

Koszty eksploatacji mogą być również wywoływane przez czynniki zewnętrzne, takie jak inflacja, zmiany cen mediów czy zmiany w przepisach prawa dotyczących kosztów utrzymania nieruchomości. Na przykład, wzrost stawek VAT na niektóre usługi związane z utrzymaniem nieruchomości może prowadzić do wzrostu kosztów eksploatacji.

Optymalizacja kosztów eksploatacji

Zarządzanie kosztami

Zarządzanie kosztami eksploatacji polega na planowaniu, monitorowaniu i kontrolowaniu kosztów związanych z utrzymaniem i zarządzaniem nieruchomością. Obejmuje to budżetowanie, analizę kosztów, kontrolę wydatków i optymalizację kosztów.

Energooszczędne rozwiązania

Inwestowanie w energooszczędne rozwiązania może przyczynić się do obniżenia kosztów eksploatacji. Może to obejmować instalację paneli słonecznych, systemów oświetleniowych LED, izolację termiczną i inne rozwiązania mające na celu zmniejszenie zużycia energii.

Outsourcing

Outsourcing polega na korzystaniu z usług firm zewnętrznych do zarządzania kosztami eksploatacji. Firmy te mogą pomagać w negocjowaniu umów z dostawcami usług, monitorowaniu zużycia mediów, kontrolowaniu kosztów i optymalizacji wydatków.

Automatyzacja

Automatyzacja polega na wykorzystaniu systemów zarządzania nieruchomościami, które umożliwiają automatyczne raportowanie zużycia mediów, śledzenie kosztów, generowanie raportów analitycznych i planowanie przeglądów i napraw.

Analiza danych

Analiza danych dotyczących zużycia mediów, kosztów utrzymania i innych czynników wpływających na koszty eksploatacji może pomóc w identyfikacji trendów, wzorców i obszarów optymalizacji.

Zarządzanie dokumentacją

Stosowanie systemów zarządzania dokumentacją może pomóc w efektywnym gromadzeniu, przetwarzaniu i udostępnianiu informacji dotyczących kosztów eksploatacji.

Negocjacje kontraktów

Umiejętne negocjowanie umów z dostawcami usług może pomóc w uzyskaniu korzystnych warunków finansowych i minimalizacji kosztów eksploatacji.

Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami

Korzystanie z usług profesjonalnych firm zarządzających nieruchomościami, które posiadają wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu kosztami eksploatacji, może przyczynić się do optymalizacji kosztów.

Technologie smart home

Wykorzystanie technologii inteligentnego domu, takich jak systemy zarządzania energią, inteligentne liczniki czy systemy monitoringu zużycia mediów, może pomóc w monitorowaniu i kontrolowaniu kosztów eksploatacji.

Audyt energetyczny

Przeprowadzenie audytu energetycznego nieruchomości może pomóc w identyfikacji obszarów, w których można oszczędzać energię i zmniejszyć koszty eksploatacji.

Benchmarking

Porównywanie kosztów eksploatacji z danymi zewnętrznymi, takimi jak dane branżowe, standardy i najlepsze praktyki, może pomóc w ocenie efektywności kosztowej i identyfikacji obszarów optymalizacji.

Szkolenie pracowników

Zapewnienie odpowiedniego szkolenia i świadomości pracownikom, którzy mają wpływ na koszty eksploatacji, może pomóc w zaangażowaniu ich w działania mające na celu oszczędność kosztów.

Systemy monitoringu i alarmowania

Wykorzystanie systemów monitoringu, które umożliwiają wczesne wykrywanie awarii, nieprawidłowości i zużycia mediów, może pomóc w szybkiej reakcji i minimalizacji kosztów napraw.

Koszty eksploatacji — artykuły polecane

Koszt transportu — Stawka amortyzacji — Ewidencja przebiegu pojazdów — Dzierżawa — Wynajem okazjonalny — Środki trwałe w budowie — Formularz PIT-5 — Rodzajowy układ kosztów — Amortyzacja

Bibliografia

• Dzieciuchowicz J. (2002), Zasoby mieszkaniowe łodzi: rozwój, struktura przedmiotowa i przestrzenna, Acta Universitatis Lodziensis. Folia Geographica Socio-Oeconomica, nr 4
• Najbar K. (2014), Wpływ rozwiązań projektowych i wykonawczych na koszty utrzymania nowych budynków mieszkalnych, Zarządzanie i Finanse - Journal of Management and Finance, nr 4
• Olearczuk E. (2005). Eksploatacja nieruchomości budynkowych. Poradnik zarządcy, COIB, Warszawa
• Olearczuk E. (2005), Koszty eksploatacji w gospodarowaniu nieruchomościami, Wyższa szkoła gospodarowania nieruchomościami, Polskie Naukowo-Techniczne Towarzystwo Eksploatacyjne
• Żelawski T. (2008), Ekonomiczne aspekty gospodarowania wielorodzinnymi zasobami mieszkaniowymi, Czasopismo Problemy Rozwoju Miast, nr 2

Autor: Bartłomiej Matoga