Obieg dokumentów księgowych

Obieg dokumentów księgowych obejmuje drogę od chwili ich sporządzenia albo wpływu do zakładu aż do momentu ich zadekretowania i przekazania do księgowania. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane, należy je zwrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia. Obieg dokumentów księgowych powinien odbywać się drogą najkrótszą i najprostszą. Wszelkie komórki organizacyjne na linii obiegu dokumentów księgowych powinny dążyć do skrócenia czasu ich opracowania i kontroli.

TL;DR

Artykuł omawia obieg dokumentów księgowych, zasady obiegu, klasyfikację i rodzaje dowodów księgowych oraz ich funkcje i kontrolę. Opisuje również procedurę obiegu dowodów księgowych w jednostce gospodarczej.

Zasady obiegu dokumentów księgowych

• zasada terminowości - przestrzeganie terminów wystawienia dowodów źródłowych wewnętrznych oraz własnych zewnętrznych i ich przekazanie,
• zasada systematyczności - wykonywanie czynności związanych z obiegiem w sposób ciągły i systematyczny, zapobiegający zwiększaniu pomyłek.
• zasada samokontroli obiegu - wzajemne kontrolowanie i ciągły ruch obiegowy,
• zasada odpowiedzialności indywidualnej - wskazanie osób odpowiedzialnych za:
  • terminowe wystawianie dowodów źródłowych wewnętrznych oraz zewnętrznych,
  • kontrolę merytoryczna, formalną, rachunkową dowodów.
  • przekazywanie dowodów zainteresowanym kierownikom ośrodków odpowiedzialności w celu wykorzystania ich do efektywnego zarządzania.
• zasada częstotliwości - przepływ tych samych dokumentów przy określonej częstotliwości,
• dokumenty księgowe (faktury, rachunki, noty i inne) po uzupełnieniu pieczątką wpływu w kancelarii zakładu (datą wpływu) i zaewidencjonowaniu w książce podawczej otrzymuje
  • dyrektor, który dokonuje dekretacji dokumentów księgowych na poszczególnych kierowników zakładu,
  • dokumenty księgowe po opisaniu oraz kontroli merytorycznej dokonanej przez poszczególnych kierowników bądź osoby upoważnione po opatrzeniu podpisem zostają przekazane do działu księgowego, gdzie następuje kontrola pod względem formalnym i rachunkowym
  • osoba upoważniona do dokonania kontroli formalno-rachunkowej po uzupełnieniu zapisu kompletuje dokumenty do zatwierdzenia przez Dyrektora i Głównego Księgowego (lub osób do tego upoważnionych).

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dowody księgowe źródłowe:

• zewnętrzne obce - dokumenty otrzymane od kontrahentów np. faktury, faktury korygujące, noty korygujące
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dowody księgowe wtórne:

• zbiorcze - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych
• polecenie księgowania - sporządzane dla udokumentowania niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych oraz korygujące poprzednie zapisy
• zastępcze - wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego księgowego dowodu źródłowego
• dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Inne:

• nota księgowa - obciążeniowa lub uznaniowa; wystawiana dla dokumentowania operacji związanej z rozrachunkami z kontrahentem
• wyciąg bankowy z rachunku bankowego - ujmuje dokonane wydatki z rachunku bankowego.

Rodzaje dowodów księgowych

I.Dowody kasowe:

• Kp - kasa przyjmie
• Kw - kasa wypłaci
• Rk - raport kasowy
• wniosek o zaliczkę.

II.Dowody materiałowe i obrotu wyrobami gotowymi:

• Pz - przyjęcie z zewnątrz
• Wz - wydanie na zewnątrz
• Rw - rozchód wewnętrzny
• Zw - zwrot wewnętrzny
• Mm - przesunięcia międzymagazynowe
• Pl - protokół inwentaryzacyjny
• Pw - przyjęcie wyrobów z produkcji do magazynu.

III.Dowody bankowe:

• WB - wyciąg bankowy
• PP - polecenie przelewu
• czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel
• bankowy dowód wpłaty
• bankowy dowód wypłaty.

IV.Dowody służące ewidencji środków trwałych:

• OT - wprowadzenie środka trwałego do użytkowania
• LT - likwidacja środka trwałego
• PT - nieodpłatne przejęcie, przekazanie środka trwałego
• MT - zmiana miejsca użytkowania środka trwałego.

V.Dowody służące do ewidencji wynagrodzeń:

• LP - lista płac
• deklaracja ZUS

VI.Dowody kupna-sprzedaży:

• Fa VAT - faktura, oryginał i kopia
• Fa - faktura wewnętrzna
• R - rachunek.

VII.Dowody księgowe:

• PK - polecenie księgowania
• nota księgowa
• nota korygująca
• nota kredytowa.

Najważniejsze funkcje dowodu księgowego

• funkcja dokumentu - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa - dowody księgowe wchodzą do dokumentacji jednostki
• funkcja dowodowa - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem i jednocześnie dowodem na to, że opisane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście wystąpiły w określonym miejscu i czasie w wymiarze ilościowym, wartościowym, lub ilościowo - wartościowym
• funkcja księgowa - dowód jest podstawą księgowania
• funkcja informacyjna - dane z dowodu księgowego stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych
• funkcja kontrolna - dowód księgowy stanowi podstawę kontroli operacji gospodarczych.

Kontrola

Każdy dowód przed przekazaniem go do księgowania powinien być sprawdzony pod względem:

• merytorycznym - to sprawdzenie prawidłowości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami prawa operacji gospodarczej wyrażonej w dowodzie oraz sprawdzenie, czy dowód został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę
• formalnym - to stwierdzenie, czy dowód sporządzony został w sposób technicznie poprawny i zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wystawionego zgodnie z ustawą o rachunkowości
• rachunkowym - to sprawdzenie, czy dane liczbowe zawarte w dowodzie nie zawierają błędów arytmetycznych.

Po dokonanej kontroli wpisuje się na każdym dowodzie dekretację.

Dekretacja

Dekretacją dokumentów określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

• segregacja dokumentów, która polega na:
  • wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych, które nie podlegają księgowaniu
  • kontroli kompletności wyciągów bankowych na każdy dzień
• sprawdzenie prawidłowości dokumentów, polegające na ich skontrolowaniu pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym, oraz na sprawdzeniu, czy dokumenty te są zaakceptowane przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną oraz głównego księgowego do wypłaty.

Procedura obiegu dowodów księgowych

Sporządzenie pisemnych zasad obiegu jest zadaniem kierownika każdej jednostki gospodarczej. Prawidłowo sporządzony obieg dokumentów obejmuje także:

• wybór z dwóch lub więcej dokumentów odzwierciedlających operację gospodarczą tego odpowiedniego, który stanie się dowodem księgowym,
• możliwość odszukania dowodów na każdym etapie obiegu w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej.

Zobacz także:

• Przykładowa procedura obiegu dokumentów księgowych
• Zasady obiegu i archiwizowania dowodów księgowych

Obieg dokumentów księgowych — artykuły polecane

Nota księgowa — Dowód księgowy — Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Dekret księgowy — Polecenie księgowania — Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Inwentaryzacja — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Dokumenty magazynowe

Bibliografia

• Głębocka M., Szewieczek A., Dokumentacja rachunkowości jako instrumentarium kontroli zarządczej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 864, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia nr 76, t. 2, 2015
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centrum Wodnym Laguna, Centrum Wodne Laguna w Gryfinie, 2012
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych, (2013), Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 2/2013 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Głogowie
• Irena Majsterkiewicz, Schemat obiegu dokumentów w firmie, Wydawnictwo: Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr
• Irena Majsterkiewicz, Wzorcowa instrukcja obiegu dokumentów księgowych, wydanie IV, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, 2013
• Micherda B. (2005), Podstawy rachunkowości. Aspekty teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• RaksSQL (2008), Podręcznik użytkownika, RAKSSQL Szybki start, RAKSSQL, Warszawa
• T. Kiziukiewicz, Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo PWE, Warszawa 2002, (s. 69)

Autor: Justyna Chruślicka, Magdalena Kuleta