Podejście systemowe w zarządzaniu projektami

Zasada podejścia systemowego, to jedna z kilku zasad w zarządzaniu projektami. Jest praktyczna dyrektywą, czyli zawarte są w niej zalecenia oraz wskazówki stanowiące podstawę dla konstrukcji składającej się z metodyk badawczych, metod i technik szczegółowych, które stosuje się w procesie projektowania.

• jest to realizacja idei podejścia całościowego do projektowania, projekt traktowany jest jako wytwór wielowymiarowy określony przez determinanty m.in. ergonomiczne, konstrukcyjne,
• projekt traktuje się jako wytwór wielowymiarowy (określony przez determinanty konstrukcyjne, ergonomiczne, technologiczne, ekonomiczne, marketingowe oraz ekologiczne),
• zasada dąży do osiągnięcia oraz utrzymania spójności wszystkich części składowych projektu ze względu na cele,
• jest to także kształtowanie struktury oraz funkcji w taki sposób, żeby zyskać maksymalny efekt synergiczny. A. Stabryła, 2006, s. 218

W podejściu systemowym, liczy się nie tylko opłacalność poszczególnych produktów, ale również wzajemne powiązania działów, gałęzi, odgałęzień, tworzących razem strukturę zależności.

Zastosowanie podejścia systemowego w zarządzaniu projektami

Podejście systemowe w zarządzaniu projektami jest coraz częściej stosowane ze względu na liczne korzyści, jakie niesie ze sobą. Jedną z głównych zalet jest lepsze zrozumienie kompleksowości projektu. Dzięki temu menedżerowie są w stanie spojrzeć na projekt jako na całość i zidentyfikować powiązania między różnymi elementami, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie.

Praktyczne zastosowanie podejścia systemowego można znaleźć w różnych branżach. W przypadku projektów związanych z branżą IT, takie podejście umożliwia lepsze zrozumienie zależności między różnymi elementami systemu informatycznego oraz ich wpływu na finalne rezultaty. W budownictwie podejście systemowe pozwala na identyfikację powiązań między różnymi etapami budowy, co przekłada się na lepsze planowanie i kontrolę projektów. W przemyśle, zastosowanie podejścia systemowego pozwala na lepsze zrozumienie i optymalizację procesów produkcyjnych.

Podejście systemowe jest szczególnie skuteczne w przypadku projektów o dużej skali lub złożoności, gdzie istnieje wiele elementów i determinantów wpływających na sukces projektu. Dzięki temu menedżerowie są w stanie spojrzeć na projekt w sposób holistyczny i dostosować działania tak, aby osiągnąć zamierzone cele.

Kluczowe elementy podejścia systemowego w zarządzaniu projektami

Podstawowymi składnikami podejścia systemowego w zarządzaniu projektami są integracja, hierarchia i wzajemne powiązania. Integracja polega na traktowaniu projektu jako spójnej całości, gdzie różne elementy współpracują ze sobą. Hierarchia odnosi się do układu strukturalnego projektu, gdzie różne elementy są ze sobą powiązane w hierarchiczny sposób. Wzajemne powiązania oznaczają identyfikację zależności między różnymi elementami projektu.

Rola lidera projektu i zespołu projektowego jest kluczowa w implementacji podejścia systemowego. Lider projektu powinien posiadać umiejętności i kompetencje niezbędne do skutecznego zarządzania projektem w oparciu o to podejście. Należy do nich umiejętność identyfikacji zależności między różnymi elementami projektu, umiejętność koordynacji działań oraz umiejętność komunikacji z różnymi interesariuszami.

W ramach podejścia systemowego można wykorzystać różne narzędzia i techniki. Analiza sieciowa pozwala na identyfikację krytycznych ścieżek i określenie, które elementy projektu mają największy wpływ na jego sukces. Metoda krytycznej ścieżki (CPM) umożliwia określenie minimalnego czasu, w jakim można ukończyć projekt. Diagram Gantta natomiast pozwala na wizualizację harmonogramu projektu i wyznaczenie kolejności działań.

Wyzwania i potencjalne pułapki związane z podejściem systemowym w zarządzaniu projektami

Implementacja podejścia systemowego w zarządzaniu projektami może napotkać na różne wyzwania. Jednym z głównych wyzwań jest trudność w identyfikacji i zarządzaniu powiązaniami między różnymi elementami projektu. Projekt może składać się z wielu skomplikowanych procesów, co może utrudniać identyfikację zależności i wpływu poszczególnych elementów na całość.

Niewłaściwa implementacja podejścia systemowego może prowadzić do potencjalnych pułapek i niepowodzeń projektowych. Brak wyraźnego zrozumienia celów projektu może prowadzić do nieadekwatnego planowania i monitorowania postępu projektu. Niewłaściwe planowanie i monitorowanie może z kolei prowadzić do opóźnień, przekroczenia budżetu lub niezadowolenia klienta.

Aby uniknąć wyzwań i pułapek związanych z podejściem systemowym, warto zastosować odpowiednie strategie i najlepsze praktyki. Regularna komunikacja i współpraca między członkami zespołu projektowego jest kluczowa dla skutecznego zarządzania projektem. Ścisłe monitorowanie postępu projektu pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne problemy i dostosowywanie działań. Warto również korzystać z metodologii zarządzania projektami, które uwzględniają podejście systemowe, takich jak PRINCE2 czy PMBOK.

Podejście systemowe w zarządzaniu projektami jest skutecznym narzędziem, które umożliwia lepsze zrozumienie kompleksowości projektu i identyfikację powiązań między różnymi elementami. Jednocześnie, należy pamiętać o potencjalnych wyzwaniach i pułapkach związanych z jego implementacją. Dlatego warto stosować odpowiednie strategie i najlepsze praktyki, aby osiągnąć sukces w zarządzaniu projektami.

Podejście systemowe w zarządzaniu projektami — artykuły polecane

Program — Zależności organizacyjne — Założenia koncepcji wariantowania — Funkcje zarządzania strategicznego — Podejście systemowe — Planowanie przestrzenne zakładu — Metoda RAPPOS — Mapa procesów — Podsystem

Bibliografia

• Grontkowska A., Klepacki B. Ekonomika i zarządzanie przedsiębiorstwem w agrobiznesie. Format-AB, Warszawa, 2006
• Stabryła A. (2006), Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

Autor: Krzysztof Woźniak, Anna Bobak