PCM - Etap oceny i audytu

Etap oceny i audytu jest piątą fazą cyklu życia projektu zgodnie z PCM (ang. Project Cycle Management). Polega na ocenianiu czynności, będących odpowiedzialnością innej strony, oraz wyrażania wniosków, dla użytkowników o ocenianej czynności.

W trakcie realizacji projektu dokonuje się oceny, aby upewnić się że projekt przebiega zgodnie z oczekiwaniami.. W niektórych przypadkach, np. przy projektach rządowych okresowe audyty mogą być przewidziane jako część ogólnego kontraktu. W każdym wypadku, zewnętrzny audyt powinien zapewnić komfort partnerom projektu, że stosowany jest efektywny proces zarządzania projektem i, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem.

Kryteria oceny efektywności zmian w dziedzinie organizacji i zarządzania to cechy poddawanych tym zmianom obiektów, które charakteryzują ich strukturę, sposób funkcjonowania, nakłady i wyniki, a które jednocześnie podlegają wpływowi wprowadzonych zmian.

Poprawna i rzetelna ocena projektów powinna dotyczyć wszystkich projektów realizowanych w firmie, zarówno długoterminowych jak i krótkoterminowych, wymagających większego lub mniejszego zaangażowania zasobów.

Kluczowe aspekty oceny projektów

• Przesłanki strategiczne - cel projektu musi być zgodny z celami strategicznymi przedsiębiorstwa
• Cele ekonomiczne i pozaekonomiczne - ocena projektu musi uwzględniać przesłanki ekonomiczne jak również cele i ograniczenia pozaekonomiczne
• Kryteria finansowe i pozafinansowe - porównanie osiąganych efektów i wymaganych nakładów finansowych oraz sprawdzenie czy ta relacja spełnia wymagania inwestorów
• Ryzyko i niepewność - ocena projektów odbywa się w oparciu o prognozy, a realizacja odbywa się w warunkach zmiennych i nieprzewidywalnych. Ocena powinna uwzględniać różne źródła i rodzaje ryzyka i niepewności
• Jakość danych i ich porównywalność - porównywanie kosztów i korzyści w różnych okresach czasu, co wymaga uwzględnienia zmiany wartości pieniądza w czasie oraz wpływu inflacji
• Współzależność projektów - należy wziąć pod uwagę, czy analizowane projekty będą realizowane niezależnie, czy są komplementarne, lub się wzajemnie wykluczają

Rodzaje ocen projektów

Z punktu widzenia celów i zakresu oceny:

• Ocena bezwzględna - pozwala stwierdzić, czy projekt jest opłacalny i czy powinien być kierowany do realizacji
• Ocena względna - ma na celu stworzenie rankingu projektów

Ze względu na moment przeprowadzenia oceny:

• Ocena prospektywna - odbywa się na etapie wstępnym
• Ocena retrospektywna - odbywa się po zakończeniu projektu

Z punku widzenia czasu realizacji:

• Ocena projektów krótkoterminowych - o czasie realizacji krótszym niż jeden rok
• Ocena projektów długoterminowych - wymaga bardziej zaawansowanych metod oceny efektywności, tzw. metod dynamicznych

Metody oceny projektów

Analiza kosztów i korzyści jest jedną z najczęściej stosowanych metod oceny projektów. Polega ona na dokładnym zbadaniu wszystkich kosztów związanych z projektem oraz oszacowaniu potencjalnych korzyści, jakie może przynieść. Analiza ta pozwala na dokonanie rzetelnej oceny opłacalności projektu i podejmowanie decyzji na podstawie uzyskanych wyników.

Analiza ryzyka jest kolejną ważną metodą oceny projektów. Polega ona na identyfikacji i ocenie potencjalnych zagrożeń, które mogą wpłynąć na realizację projektu. Analiza ta pozwala na opracowanie strategii zarządzania ryzykiem oraz podejmowanie działań mających na celu minimalizację ryzyka i zwiększenie szans na sukces projektu.

Analiza wartości jest metodą, która koncentruje się na maksymalizacji korzyści, jakie może przynieść projekt w stosunku do poniesionych kosztów. Polega ona na identyfikacji i ocenie różnych alternatywnych rozwiązań, które mogą przyczynić się do zwiększenia wartości projektu. Analiza wartości umożliwia wybór najbardziej efektywnych rozwiązań i optymalne wykorzystanie zasobów.

Analiza wpływu społecznego to metoda oceny projektów, która koncentruje się na analizie skutków społecznych, jakie może przynieść realizacja projektu. Polega ona na identyfikacji i ocenie pozytywnych i negatywnych skutków społecznych, takich jak wpływ na zatrudnienie, środowisko, społeczność lokalną itp. Analiza wpływu społecznego pozwala na podejmowanie decyzji uwzględniających interesy społeczne.

Audyt projektu

Osoby przeprowadzające audyt projektu mają za zadanie ocenić postęp realizacji projektu, sprawdzić, czy projekt jest zgodny z założeniami, budżetem i harmonogramem, a także zidentyfikować ewentualne problemy i ryzyka. Są odpowiedzialne za przeprowadzenie szczegółowej analizy dokumentów, rozmowy z członkami zespołu projektowego i ewentualne rekomendacje dotyczące poprawy procesu realizacji projektu.

Proces przeprowadzania audytu projektu obejmuje kilka etapów. Na początku audytorzy zbierają i analizują informacje na temat projektu. Następnie przeprowadzają ocenę zgodności projektu z założeniami, harmonogramem, budżetem oraz ocenę jakości wykonanych prac. W kolejnym etapie identyfikują potencjalne problemy i ryzyka oraz formułują rekomendacje dotyczące ich rozwiązania. Na zakończenie przekazują raport z wynikami audytu i rekomendacjami.

Kryteria oceny poddawanych audytowi projektów mogą obejmować zgodność z założeniami projektowymi, przestrzeganie harmonogramu i budżetu, jakość wykonanych prac, efektywność wykorzystania zasobów, zarządzanie ryzykiem, komunikację wewnątrz zespołu projektowego oraz zainteresowanych stron. Istotne jest również sprawdzenie, czy projekt spełnia cele i oczekiwania klienta.

Podczas audytu projektu mogą pojawić się różne problemy i wyzwania. Często występuje brak dokumentacji projektowej lub jej niedostateczna kompletność. Może również być trudnością ocena jakości wykonanych prac, zwłaszcza jeśli nie są one jednoznacznie zdefiniowane. Innym wyzwaniem jest skuteczne zidentyfikowanie i rozwiązanie problemów oraz ryzyk, które mogą wpływać na realizację projektu.

Ocena efektywności projektu

Ocena efektywności projektu to proces, który ma na celu określenie stopnia osiągnięcia celów projektu oraz ocenę jego skuteczności i efektywności. Pozwala ona na weryfikację, czy projekt przynosi oczekiwane rezultaty i korzyści, czy jest zgodny z założeniami oraz czy wykorzystuje zasoby w sposób efektywny. Ocena efektywności projektu ma kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji dotyczących kontynuacji, skorygowania lub zakończenia projektu.

Ocena efektywności projektu opiera się na różnych miernikach i wskaźnikach, które służą do pomiaru osiągnięć projektu. Mogą to być mierniki finansowe, takie jak zwrot z inwestycji (ROI), wskaźniki efektywności, takie jak koszt jednostkowy czy czas trwania projektu, a także mierniki jakości, takie jak liczba reklamacji czy poziom satysfakcji klientów. Istotne jest dobieranie odpowiednich mierników, które odzwierciedlają cele i oczekiwania projektu.

Analiza efektywności projektu wykorzystuje różne techniki, które pozwalają na dokładniejsze zrozumienie wyników projektu. Przykłady takich technik to analiza porównawcza, która polega na porównaniu wyników projektu z innymi projektami lub benchmarkami, analiza scenariuszy, która uwzględnia różne możliwe przyszłe sytuacje i ich wpływ na projekt, oraz analiza wrażliwości, która ocenia, jak zmiany w danych wejściowych mogą wpływać na wyniki projektu.

Metoda ROI (Return on Investment) jest jednym z najpopularniejszych wskaźników używanych do oceny efektywności projektu. Polega ona na porównaniu zysków osiągniętych dzięki projektowi do poniesionych kosztów. ROI pozwala na określenie, czy inwestycja w projekt jest opłacalna i czy przynosi odpowiednie korzyści finansowe. Jest to istotne narzędzie przy podejmowaniu decyzji dotyczących alokacji zasobów.

PCM - Etap oceny i audytu — artykuły polecane

Badanie wykonalności projektu — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Podatność na ryzyko — Kryteria sukcesu i porażki zarządzania projektem — Six sigma — Prognozowanie przychodów i kosztów — Zarządzanie zmianą w projekcie — Zarządzanie jakością wg PMBOK — Proces nadzoru w projekcie

Bibliografia

• Eggers H. (1992), The Integrated Approach to project cycle management, Project Appraisal, 7(1), 3-10
• Eggers H. (1994), Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1)
• European Commision (2004), Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1
• M. Łada, A. Kozakiewicz-Chleboska, Podstawy controllingu projektów, CBP, Kraków 2005, s. 65-71
• Skalik J. (red.) (1997), Projektowanie systemów zarządzania, Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław

Autor: Agata Rąba