Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem - jest to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zaplanowanych zdań zmierzających do realizacji wcześniej określonego celu. Według L.J. Seiwerta zarządzanie czasem jest to "konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie".

TL;DR

Zarządzanie czasem polega na planowaniu i systematycznym wykonywaniu zadań w celu osiągnięcia określonych celów. Proces ten obejmuje wyznaczanie celów, planowanie, podejmowanie decyzji, realizację i monitorowanie. Dobrze zarządzanie czasem ma wiele zalet, takich jak lepsza organizacja pracy, większa motywacja i szybsze osiąganie celów. Istnieje wiele technik zarządzania czasem, takich jak zasada 80/20, zasada Parkinsona i wyznaczanie priorytetów metodą ABC. Kluczowe elementy zarządzania czasem to formułowanie celów, wyznaczanie priorytetów, znajomość narzędzi do planowania czasu i eliminacja pożeraczy czasu.

Procesy zarządzania czasem

Zarządzanie czasem można podzielić na procesy które należy zrealizować w celu wykonania zadania.

• Wyznaczanie celów - wstępny etap realizacji zadania, identyfikuje się w nim działania które należy podjąć przy realizacji zadania.
• Planowanie - rozmieszczenie wcześniej zidentyfikowanych zadań w czasie.
• Podejmowanie decyzji - podjęcie decyzji co do działań, ich kolejności niezbędności oraz rodzaju.
• Realizacja - właściwa faza zarządzania czasem, podczas tego procesu realizuje się wcześniej zaplanowane zadania zgodnie z zaplanowanymi wcześniej danymi.
• Monitorowanie - Kontrola osiągniętych celów, sprawdzenie poprawności wykonania zadań.

Zalety dobrego zarządzania czasem

• realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił,
• lepsza organizacja własnej pracy,
• lepsze wyniki w pracy,
• mniej chaosu i stresu,
• większe zadowolenie z pracy,
• większa motywacja,
• czas na realizację zadań "wyższego rzędu",
• mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność,
• mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań,
• szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.

Techniki zarządzania czasem

Zasada 80/20

Zasada 80/20 jest jedną z najbardziej przydatnych technik w zarządzaniu czasem. Po raz pierwszy opisał ją włoski ekonomista Vilfredo Pareto w 1895 roku. Dane uzyskane w wyniku obserwacji statystycznej pokazały, że 80% bogactwa całego kraju było własnością 20% ludności. Później Pareto odkrył, że właściwie każda dziedzina życia podlega tej zasadzie. Na przykład 20% produktów firmy daje 80% zysku, 20% informacji warunkuje 80% decyzji, 20% kierowców powoduje 80% wypadków.

Można więc stwierdzić, że jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na zadanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników. Co oznacza, że spośród dziesięciu zadań do zrobienia, tylko wartość dwóch z nich odpowiada sumie wartości pozostałych ośmiu spraw.

Zasada Parkinsona

Zasadę Parkinsona opisał angielski historyk Cyril Northcote Parkinson w 1958 roku. Głosi ona, że im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam on zabiera. Oznacza to, że:

• dane zadanie zabierze tyle czasu ile wyznaczy sobie osoba, na przykład jeżeli wyznaczy sobie na zadanie, które można ukończyć w 3 godziny, właśnie 3 godziny, to skończy je w 3 godziny. Jeżeli 4 godziny, to dane zadanie zajmie 4 godziny itd.,
• jeżeli osoba będzie miała określony czas na wykonanie konkretnego zadania, będzie ono wykonane w najpóźniejszym terminie, czyli na ostatnią chwilę.

Wyznaczanie priorytetów metodą ABC

Metoda ABC opiera się na zasadzie Pareto 80/20 i jest przeznaczona do podziału zadań według ważności. Ten podział przebiega w trzech etapach:

• Wypisanie wszystkich zadań, które trzeba wykonać,
• Ustalanie zadań według ważność i przydzielenie ich do odpowiedniej kategorii:

• kategoria A: bardzo ważne zadania, które stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają 65% wydajności,
• kategoria B: ważne zadania, które stanowią 20% wszystkich zadań, ich znaczenie dla osiągnięcia celu jest równe 20%,
• kategoria C: mało ważne zadania (nieistotne), które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają 15% wydajności.

• Ostatnim etapem jest planowanie dnia tak, aby najpierw zaznaczyć zadania z kategorii A, następnie z B i na końcu z kategorii C.

Elementy zarządzania czasem

Zarządzanie czasem opiera się na czterech kluczowych elementach:

1. prawidłowe formułowanie celów,
2. poprawne wyznaczanie priorytetów,
3. znajomość narzędzi służących do planowania czasu,
4. umiejętność świadomego zarządzania czasem i wyeliminowania głównych pożeraczy czasu.

Wyznaczanie celów

Koncepcja SMART

Prawidłowe wyznaczanie celów zgodnie z koncepcją SMART polega na tym, że sformułowany cel powinien być: konkretnym (specific), mierzalnym (measurable), osiągalnym (attainable), realistycznym (realistic) oraz określonym w czasie (timed).

Wyznaczanie priorytetów

Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem. Wprowadzenie podziału zadań według ważności ułatwia wykonywanie dużej liczby ilości zadań.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to proste narzędzie do przedzielenie zadań według czterech grup:

• pilne i ważne - najbardziej ważne zadania, które wymagają natychmiastowego działania,
• ważne, ale niepilne - ważne zadania, które nie wymagają natychmiastowego działania,
• pilne, ale nieważne - mało ważne zadania, które trzeba wykonać jak najszybciej,
• niepilne ani nieważne - zadania, które można wyeliminować.

Planowanie

Planowanie jest procesem określania programów realizacji celów, jest szczególnie przydatne do długoterminowych celów. Przydatne pytania w przygotowaniu do planowania:

• Co trzeba zrobić?
• Jak trzeba to zrobić?
• Kiedy trzeba to zrobić?
• Gdzie trzeba tego dokonać?
• Jakie zasoby są potrzebne do wykonania zadania?

Pożeracze czasu

Pożeracze czasu obniżają efektywność i zabierają więcej czasu niż powinny. Istnieją dwa rodzaje pożeraczy czasu:

• Zewnętrzne: spotkania, rozmowy telefoniczne, odszukiwanie informacji,
• Wewnętrzne: odkładanie spraw na później, brak dyscypliny, nieumiejętność odmawiania.

Zarządzanie czasem — artykuły polecane

Getting Things Done — Organizacja pracy — Planowanie — Prawo Parkinsona — Jidoka — Cyklogram — Zasada SMART — Automotywacja — Metoda 5S

Bibliografia

• Adair J. (2000), Anatomia biznesu. Zarządzanie czasem, Studio Emka, Warszawa
• Covey S. (2014), 7 nawyków skutecznego działania, Rebis, Poznań
• Fontana D. (1999), Zarządzanie czasem, Wydawnictwo PWN, Warszawa
• Forsyth P. (2003), Efektywne zarządzanie czasem, Helion, Gliwice
• Pluta A. (red.) (2009), Kierowanie pracownikami mającymi kłopoty z czasem pracy, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania, nr 27
• Seiwert L. (1998), Zarządzanie czasem. Bądź Panem własnego czasu, Wydawnictwo Placet, Warszawa
• Tracy B. (2014), Zjedź tę żabę. 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania, MT Biznes, Warszawa

Autor: Krzysztof Grzyb, Viktoria Kryzhanivska