Instrukcja archiwalna

Instrukcja archiwalna - akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

• systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
• pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
• personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
• sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
• ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
• systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
• systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
• systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
• sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi).

Klasyfikacja archiwalna

Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:

1. Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
2. Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:

• akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
• dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
• księgi rachunkowe - "B5" (5 lat),
• dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).

1. Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp

Ważność instrukcji archiwalnej dla skutecznego zarządzania dokumentacją

Instrukcja archiwalna pełni kluczową rolę w procesie zarządzania dokumentacją. Jest ona niezbędna dla skutecznego gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów archiwalnych. Bez odpowiednio przygotowanej instrukcji, organizacja może napotkać wiele problemów związanych z zarządzaniem dokumentacją, takich jak brak jednolitej klasyfikacji, nieodpowiednie przechowywanie dokumentów czy utrata ważnych informacji.

Główne znaczenie instrukcji archiwalnej wynika z jej możliwości zapewnienia trwałości i integralności dokumentów archiwalnych. Poprzez określenie zasad przechowywania, instrukcja archiwalna pomaga w utrzymaniu dokumentów w dobrym stanie przez długie lata. Dodatkowo, poprzez ustalenie terminów przechowywania i kryteriów selekcji, instrukcja archiwalna umożliwia organizacji skuteczną kontrolę nad ilością i wartością dokumentów, co pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów.

Instrukcja archiwalna ma również istotne znaczenie dla ochrony dokumentów archiwalnych. Określa ona zasady udostępniania dokumentów, co pozwala na zachowanie poufności i prywatności informacji. Ponadto, instrukcja archiwalna uwzględnia również zasady dotyczące zabezpieczenia dokumentów przed zagrożeniami zewnętrznymi, takimi jak pożary, powodzie czy kradzieże.

Warto zauważyć, że instrukcja archiwalna nie jest dokumentem statycznym. Powinna być regularnie aktualizowana i dostosowywana do zmieniających się potrzeb i przepisów prawnych. Organizacje powinny prowadzić systematyczną kontrolę i ewaluację instrukcji archiwalnej, aby zapewnić jej ciągłe dostosowanie do obowiązujących wymogów i najlepszych praktyk z zakresu zarządzania dokumentacją.

Zakładowa instrukcja archiwalna

Regulacje dotyczące organizacji, zadań i zakresu działania archiwum zakładowego

W zakładowej instrukcji archiwalnej powinny być zawarte informacje dotyczące organizacji archiwum zakładowego, takie jak miejsce przechowywania dokumentów, wyposażenie pomieszczenia, oznakowanie i segregacja dokumentów. Ponadto, instrukcja powinna precyzować zadania i obowiązki pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum oraz określać zakres działania archiwum, czyli jakie rodzaje dokumentów są gromadzone i przechowywane.

Zasady postępowania z dokumentacją

W ramach zakładowej instrukcji archiwalnej powinny być opisane szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją. Należy uwzględnić takie aspekty jak system działań składnicy/archiwum akt, czyli procedury przyjmowania, rejestracji, klasyfikacji i przechowywania dokumentów. Ponadto, instrukcja powinna określać wymagane wyposażenie pomieszczenia, takie jak półki, regały, szafki, a także środki bezpieczeństwa, takie jak systemy alarmowe czy klimatyzacja.

Ważnym elementem instrukcji jest również określenie obowiązków personelu odpowiedzialnego za archiwum. Należy precyzować zadania pracowników, takie jak przyjmowanie dokumentów, prowadzenie ewidencji, udostępnianie dokumentów, a także dbanie o ich bezpieczeństwo i poufność.

Instrukcja powinna także określać procedury obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, czyli jakie są wymagania dotyczące przekazywania dokumentów między pracownikami, jakie są terminy i zasady związane z przekazywaniem dokumentów do archiwum.

System działań składnicy/archiwum akt

W zakładowej instrukcji archiwalnej powinien być opisany system działań składnicy/archiwum akt, czyli jakie są procedury przyjmowania, rejestracji, klasyfikacji i przechowywania dokumentów. Należy określić, jakie są wymogi dotyczące sposobu pakowania i oznakowania dokumentów, aby umożliwić ich szybkie odnalezienie w archiwum.

Wyposażenie pomieszczenia

Instrukcja powinna zawierać informacje dotyczące wyposażenia pomieszczenia, w którym znajduje się archiwum. Należy określić rodzaj i ilość półek, regałów, szafek, a także innych elementów meblowych, które umożliwią przechowywanie dokumentów w odpowiedni sposób.

Obowiązki personelu

W zakładowej instrukcji archiwalnej powinny być zawarte informacje dotyczące obowiązków personelu odpowiedzialnego za archiwum. Należy precyzować zadania pracowników, takie jak przyjmowanie dokumentów, prowadzenie ewidencji, udostępnianie dokumentów, a także dbanie o ich bezpieczeństwo i poufność.

Obieg dokumentów

Instrukcja powinna również określać procedury obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Należy opisać, jakie są wymagania dotyczące przekazywania dokumentów między pracownikami, jakie są terminy i zasady związane z przekazywaniem dokumentów do archiwum.

Ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów

W zakładowej instrukcji archiwalnej należy zawrzeć informacje dotyczące ewidencjonowania i przechowywania dokumentów. Należy określić, jakie są wymagania dotyczące prowadzenia ewidencji dokumentów, takie jak rejestry, karty ewidencyjne czy bazy danych. Ponadto, instrukcja powinna precyzować warunki przechowywania dokumentów, takie jak temperatura, wilgotność, oświetlenie, aby zapewnić odpowiednie warunki dla ich długotrwałego zachowania.

Wycofywanie i niszczenie dokumentów

W instrukcji należy opisać procedury związane z wycofywaniem i niszczeniem dokumentów. Należy precyzować, jakie są wymogi dotyczące terminów przechowywania dokumentów, jakie są procedury związane z wycofywaniem dokumentów z archiwum oraz jakie są zasady dotyczące niszczenia dokumentów, takie jak metody niszczenia, zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem czy ochrona poufności informacji.

Kontrola składnicy/archiwum akt

Instrukcja powinna zawierać informacje dotyczące kontroli składnicy/archiwum akt. Należy określić, jakie są procedury i zasady dotyczące regularnej kontroli archiwum, takie jak sprawdzanie stanu dokumentów, zabezpieczenie przed zaginięciem czy ocena zgodności z obowiązującymi przepisami.

Inwentaryzacja dokumentów

W zakładowej instrukcji archiwalnej należy uwzględnić procedury dotyczące inwentaryzacji dokumentów. Należy określić, jakie są wymogi dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji, jakie są terminy i zasady związane z sporządzaniem inwentarza dokumentów, a także jakie są procedury dotyczące aktualizacji inwentarza w przypadku zmian w dokumentacji.

Postępowanie z dokumentami w przypadku likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa

Instrukcja powinna również zawierać informacje dotyczące postępowania z dokumentami w przypadku likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa. Należy precyzować, jakie są wymogi dotyczące przechowywania dokumentów w takiej sytuacji, jakie są zasady dotyczące przekazania dokumentów do innych instytucji lub archiwów, a także jakie są procedury dotyczące zabezpieczenia poufności informacji w takim przypadku.

Klasyfikacja archiwalna

Klasyfikacja archiwalna jest procesem organizowania dokumentów w archiwach w sposób, który umożliwia ich efektywne zarządzanie, przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Polega na podziale dokumentów na kategorie i podkategorie, w celu uporządkowania i ustalenia ich wartości.

Klasyfikacja archiwalna jest niezbędna dla utrzymania porządku w archiwach i umożliwienia szybkiego dostępu do potrzebnych informacji. Pozwala również na ocenę wartości dokumentów oraz określenie, które z nich powinny być zachowane na dłuższy czas, a które mogą zostać zniszczone.

Wartość dokumentu w kontekście klasyfikacji archiwalnej odnosi się do znaczenia, jakie dokument ma dla organizacji lub społeczeństwa. Istnieją trzy główne wartości dokumentów: historyczna, użytkowa oraz bardzo mała.

Dokumenty o wartości historycznej są niezwykle cenne dla badaczy, historyków i społeczeństwa. Są one źródłem informacji o przeszłości, kulturze i wydarzeniach, które miały miejsce w danej organizacji lub społeczności. Przykłady takich dokumentów to stare listy, protokoły z ważnych spotkań lub raporty z kluczowych wydarzeń.

Dokumenty o wartości użytkowej są nadal używane w bieżącej pracy organizacji. Posiadają one informacje, które są niezbędne do prowadzenia codziennych działań i podejmowania decyzji. Przykłady to umowy, faktury, raporty finansowe, listy obecności, itp.

Dokumenty o bardzo małej wartości są zazwyczaj dokumentami o krótkotrwałym znaczeniu, które nie mają większego wpływu na bieżącą pracę organizacji lub społeczeństwa. Mogą to być na przykład notatki służbowe, informacje o podstawowej organizacji spotkania, itp.

Kategorie archiwalne

Dokumenty o wartości historycznej

Dokumenty o wartości historycznej to te, które posiadają duże znaczenie dla badaczy, historyków i społeczeństwa. Są one zwykle przechowywane na stałe w archiwach i stanowią ważne źródło informacji o przeszłości. W ramach tej kategorii można wyróżnić podkategorie, takie jak dokumenty dotyczące ważnych wydarzeń historycznych, dokumenty personalne czy dokumenty dotyczące kultury. Każda z tych podkategorii ma swoje własne kryteria oceny i związane z nimi procedury przechowywania.

Dokumenty o wartości użytkowej

Dokumenty o wartości użytkowej to te, które są nadal używane w bieżącej pracy organizacji. Stanowią one niezbędne informacje dla prowadzenia codziennych działań i podejmowania decyzji. W ramach tej kategorii można wyróżnić podkategorie, takie jak dokumenty administracyjne, dokumenty finansowe czy dokumenty personalne. Każda z tych podkategorii ma swoje własne kryteria oceny i związane z nimi procedury przechowywania.

Dokumenty o bardzo małej wartości

Dokumenty o bardzo małej wartości to te, które mają niewielkie znaczenie dla bieżącej pracy organizacji lub społeczeństwa. Są to najczęściej dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu, które można bezpiecznie zniszczyć po upływie określonego czasu. Przykłady takich dokumentów to notatki służbowe, krótkie informacje o organizacji spotkań, itp.

Klasyfikacja archiwalna jest niezwykle istotna dla efektywnego zarządzania dokumentacją w archiwach. Poprzez odpowiednie podział dokumentów na kategorie i podkategorie, umożliwia ona łatwiejsze wyszukiwanie, przechowywanie i udostępnianie informacji. Zrozumienie wartości dokumentów w kontekście klasyfikacji jest kluczowe dla zachowania porządku i umożliwienia efektywnego korzystania z archiwum.

Udostępnianie dokumentów

Zasady dotyczące udostępniania dokumentów

Udostępnianie dokumentów archiwalnych jest kluczowym elementem procesu zarządzania archiwami. Aby zapewnić przejrzystość i skuteczność tego procesu, konieczne jest ustanowienie jasnych zasad dotyczących udostępniania dokumentów. Przestrzeganie tych zasad jest niezbędne dla zachowania integralności archiwum oraz ochrony poufności informacji.

Zasady udostępniania dokumentów archiwalnych powinny obejmować m.in. procedury dotyczące zgłaszania żądania udostępnienia, określanie uprawnień dostępu, zabezpieczanie dokumentów oraz monitorowanie procesu udostępniania. Powinny być również uwzględnione odpowiednie przepisy prawne dotyczące ochrony danych osobowych i poufności informacji.

Procedury żądania informacji archiwalnej

Aby zapewnić skuteczne i efektywne udostępnianie dokumentów archiwalnych, konieczne jest ustalenie klarownych procedur dotyczących zgłaszania żądania informacji archiwalnej. Procedury te powinny obejmować m.in. formularz zgłoszeniowy, terminy odpowiedzi na żądanie oraz sposób udostępnienia dokumentów.

Formularz zgłoszeniowy powinien zawierać niezbędne informacje dotyczące żądającego, takie jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu oraz krótkie uzasadnienie żądania. Termin odpowiedzi na żądanie powinien być ustalony na podstawie obowiązujących przepisów prawnych i zależeć od stopnia skomplikowania sprawy.

Sposób udostępnienia dokumentów może obejmować dostęp elektroniczny, dostawę pocztową lub osobiste odbiór przez żądającego. Bezpieczeństwo danych powinno być priorytetem podczas udostępniania dokumentów, dlatego konieczne jest zastosowanie odpowiednich środków ochrony, takich jak szyfrowanie danych czy podpisy elektroniczne.

Dostęp do dokumentów niejawnych

Dostęp do dokumentów archiwalnych o charakterze niejawnych wymaga szczególnej uwagi i przestrzegania dodatkowych procedur. Osoby ubiegające się o dostęp do takich dokumentów powinny spełniać określone warunki, takie jak posiadanie odpowiednich uprawnień lub zezwoleń bezpieczeństwa.

Procedury dotyczące dostępu do dokumentów niejawnych powinny uwzględniać również kwestie związane z ochroną tajemnicy państwowej. Osoby, które ubiegają się o dostęp do tych dokumentów, powinny być odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem poufnych informacji.

Udostępnianie dokumentów w przypadku kontroli organów państwowych

W przypadku kontroli organów państwowych, udostępnienie dokumentów archiwalnych może być konieczne w celu zapewnienia przejrzystości i dostępności informacji. Procedury udostępniania w takich przypadkach powinny uwzględniać terminy i tryb udostępnienia, a także zabezpieczenie dokumentów przed nieuprawnionym dostępem.

Organizacje archiwalne powinny mieć przygotowane procedury postępowania w przypadku kontroli organów państwowych, aby możliwe było szybkie i skuteczne udostępnienie dokumentów. W takich sytuacjach ważne jest również przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych i poufności informacji.

Udostępnianie dokumentów w celach naukowych i edukacyjnych

Udostępnianie dokumentów archiwalnych w celach naukowych i edukacyjnych jest istotnym aspektem pracy archiwów. Procedury udostępniania w tych celach powinny być jasno określone i uwzględniać potrzeby badaczy i studentów.

Procedury te powinny umożliwiać dostęp do dokumentów archiwalnych w celach naukowych i edukacyjnych, jednocześnie zapewniając ochronę poufności informacji. Możliwość korzystania z dokumentów archiwalnych w celach naukowych i edukacyjnych powinna być dostępna dla szerokiego grona osób zainteresowanych, przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

Instrukcja archiwalna — artykuły polecane

Archiwum zakładowe — Dokumenty magazynowe — Dokumentacja organizacyjna — Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Instrukcja kancelaryjna — Archiwizacja dokumentów księgowych — Kontrola finansowa — Zakładowy plan kont — Rachunkowość finansowa

Bibliografia

• Bednarek J. (2017), Archiwalny System Informacyjny Instytutu Pamięci Narodowej - struktura i funkcjonowanie, Oddział Instytutu Pamięci Narodowej w Łodzi
• Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016), Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie, Archiwa-Kancelarie-Zbiory, nr 8 (10)
• Ryszewski B. (1991), Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze, Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne, Zeszyt nr 236
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Witek E. (2011), Technika biurowa, pracownia ekonomiczna, Wydawnictwo eMPI2, Poznań

Autor: Katarzyna Wojnar