Analiza ryzyka

Analiza ryzyka to uporządkowany proces, będący częścią planowania projektów, oraz zarządzania ryzykiem w projekcie, który umożliwia kierownikowi projektu identyfikować, planować i zarządzać ryzykami w celu wyeliminowania ich bądź obniżenia do akceptowalnego poziomu.

Do procesów analizy ryzyka należą:

• Identyfikacja ryzyka
• Szacowanie i ewaluacja ryzyka
• Planowanie reakcji na ryzyko

TL;DR

Analiza ryzyka w projekcie to proces identyfikowania, szacowania i planowania reakcji na ryzyka w celu ich eliminacji lub obniżenia do akceptowalnego poziomu. Identyfikacja ryzyka obejmuje wykrywanie źródeł ryzyka i kategoryzację ich, a szacowanie i ewaluacja ryzyka polega na ocenie wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń. Istnieją metody ilościowe i jakościowe, a także mieszane, do analizy ryzyka. Planowanie reakcji na ryzyko obejmuje dostarczenie opcji i akcji, które zmniejszą lub wyeliminują ryzyko. Stosowane strategie reakcji na ryzyko to unikanie, przeniesienie, łagodzenie, akceptacja i plan rezerwowy.

Identyfikacja ryzyka

Identyfikacja ryzyka to proces wykrywania źródeł ryzyka oraz kategoryzacja ich. Jest to proces iteracyjny, co oznacza, że wykonuje się go wielokrotnie w trakcie trwania projektu. Materiałami potrzebnymi do identyfikacji ryzyka są:

• plan zarządzania ryzykiem (efekt poprzedniego etapu)
• dokumenty będące efektem planowania projektu (plan zarządzania kosztami, harmonogram, plan zarządzania jakością, plan zarządzania zasobami ludzkimi, struktura podziału pracy, lista zagrożeń)
• spis interesariuszy projektu
• charakterystyka otoczenia organizacji
• spis procedur organizacji

Do identyfikacji ryzyka używa się wielu technik. Do najważniejszych z nich należą:

• przegląd dokumentacji
• techniki gromadzenia informacji, do których należą: burza mózgów, technika delficka, ankiety, analiza przyczyn (RCA)
• listy kontrolne oparte na analizie podobnych projektów z przeszłości
• analiza założeń projektowych
• techniki oparte na diagramach: diagram przyczyn i skutków, diagramy wpływu, schematy blokowe.
• analiza SWOT
• ocena ekspercka

W wyniku identyfikacji ryzyka otrzymuje się listę zidentyfikowanych ryzyk oraz listę potencjalnych odpowiedzi na ryzyka.

Szacowanie i ewaluacja ryzyka

Podczas szacowania ryzyka należy wziąć pod uwagę:

• wpływ, jaki wystąpienie danego ryzyka będzie miało na projekt
• prawdopodobieństwo wystąpienia danego zagrożenia.

Istnieją 3 metody szacowania ryzyka:

• metoda ilościowa
• metoda jakościowa
• metoda mieszana

Metoda ilościowa analizy ryzyka

Metoda ilościowa polega przede wszystkim na ocenie prawdopodobieństwa oraz skutków wystąpienia ryzyka nadając im konkretne parametry. Skutki mogą zostać opisane poprzez ocenę wyników zdarzeń i wyrażone w różnych kategoriach (pieniężne, operacyjne, techniczne). Zaletami metod ilościowych jest obiektywność wyników, dzięki czemu mogą być one porównywane a wyniki mają wymiar finansowy i procentowy.

Do metod ilościowych zalicza się między innymi techniki: drzewo zdarzeń (Events Tree Analysis), drzewo błędów (Faults Tree Analysis) oraz FMEA.

Metoda drzewa zdarzeń polega na ocenie danego skutku jako wyniku ciągu zdarzeń. Rozpoczyna się od zdarzenia inicjującego a następnie przedstawia wszystkie możliwe ciągi zdarzeń. Prawdopodobieństwo otrzymuje się w wyniku iloczynu prawdopodobieństw wszystkich zdarzeń utworzonych na drzewie.

Drzewo błędów budowane jest w przeciwnym kierunku. Rozpoczyna się od skutku i rozwija się drzewo w kierunku zdarzeń poprzedzających.

FMEA w której ryzyko ocenia się pod względem prawdopodobieństwa wystąpienia, trudności w wykryciu błędu oraz wpływu na projekt/klienta.

Metoda jakościowa analizy ryzyka

Metoda jakościowa polega na indywidualnej ocenie ryzyka na podstawie doświadczenia i dobrych praktyk. Metoda ta wykorzystuje subiektywne miary i oceny takie jak wartości opisowe poziomów (niski, średni, wysoki). Korzyści metod jakościowych to:

• brak konieczności ilościowego określenia skutków i częstotliwości wystąpienia zagrożeń,
• wskazanie ogólnych obszarów ryzyka, na które konieczne jest zwrócenie uwagi,
• możliwość uwzględnienia takich jak np. wizerunek firmy, kultura organizacyjna itp.

możliwość zastosowania przy braku konkretnych informacji i danych ilościowych lub zasobów.

Przykład opisu kategorii ryzyka za pomocą metody jakościowej przedstawia tabela:

	Niskie prawdopodobieństwo	Umiarkowane prawdopodobieństwo	Wysokie prawdopodobieństwo
Łagodne skutki	Niskie ryzyko	Niskie ryzyko	Średnie ryzyko
Umiarkowane skutki	Niskie ryzyko	Średnie ryzyko	Wysokie ryzyko
Dotkliwe skutki	Średnie ryzyko	Wysokie ryzyko	Wysokie ryzyko

Metoda mieszana

Metoda mieszana to połączenie metod ilościowych i jakościowych. jest ona stosowana najczęściej ze względu na możliwość wykorzystania zalet obydwu metod.

Wady technik analizy ryzyka

Większość stosowanych metod analizy ryzyka odznacza się takimi słabościami jak:

• niepełność kategorii ryzyka
• brak wystarczających danych
• nieuwzględnianie ryzyka wtórnego
• nieuwzględnianie zagrożenia spowodowanego umyślnie
• trudność jednoznacznej interpretacji wyników

Planowanie reakcji na ryzyko

Planowanie reakcji na ryzyko jest procesem, który ma na celu dostarczenie opcji i akcji, które w przypadku wystąpienia ryzyka, zmniejszą je bądź wyeliminują. Zaplanowane reakcje powinny być proporcjonalne do skutków danego zjawiska oraz powinny być realizowane terminowi i efektywnie kosztowo. Powszechnie stosowanych jest kilka strategii reakcji na ryzyko. Do najbardziej popularnych zalicza się:

• unikanie ryzyka - zmiana projektu w taki sposób, aby wyeliminować dane ryzyko. Może to być osiągnięte na przykład poprzez: doprecyzowanie wymagać, uzyskanie dodatkowych informacji, usprawnienie komunikacji, zmniejszenie zakresu projektu w celu uniknięcia działań związanych z wysokim ryzykiem, przyjęcie sprawdzonych metod realizacji zamiast nowatorskich, unikanie niesprawdzonych wykonawców.
• przeniesienie ryzyka - przeniesienie odpowiedzialności na inny podmiot nie eliminuje ryzyka ale przekazuje konieczność zarządzania nim na inny podmiot. Działania i koszt przeniesienia są włączane do budżetu i planu projektu (ubezpieczenia, gwarancje, kontrakty, poręczenia)
• łagodzenie ryzyka - zmniejszenie prawdopodobieństwa bądź skutków danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. Łagodzenie ryzyka jest bardziej skuteczne niż próby naprawienia szkód po fakcie.
• akceptacja ryzyka - świadoma decyzja o nie podejmowaniu żadnych działań w związku z ryzykiem, może wynikać z faktu braku znalezienia odpowiedniej strategii na złagodzenie danego ryzyka. Istnieją 2 typy akceptacji ryzyka: aktywna i bierna. Akceptacja aktywna obejmuje stworzenie planu awaryjnego na wypadek wystąpienia ryzyka. W przypadku akceptacji biernej nie są podejmowane żadne działania mające na celu załagodzenie ryzyka.
• plan rezerwowy - definiowany tylko dla zidentyfikowanych ryzyk projektowych. Jego opracowanie może znacznie zmniejszyć koszty reagowania na ryzyko.

Analiza ryzyka — artykuły polecane

Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Ewaluacja projektu — Podatność na ryzyko — Macierz reagowania na ryzyko — Earned Value — Zarządzanie ryzykiem — PCM - Etap oceny i audytu — Efektywność szkoleń — Rezerwy w projekcie — Metody opodatkowania firm

Bibliografia

• Jędrych E., Pietras P., Szczepańczyk M. (2012), Zarządzanie projektami, Politechnika Łódzka, Łódź
• Nikitiuk Ł. (2012), Analiza ryzyka w projekcie, Europe Direct, Białystok
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Katarzyna Zielosko