Otwieranie i zamykanie kont bilansowych

Konto bilansowe - służy do dokonywania ewidencji tych operacji gospodarczych, które dotyczą aktywów i pasywów. Dla każdego składnika bilansu otwiera się (w razie potrzeby) odrębne konto o nazwie takiej jak dany element bilansu i o określonym symbolu zawartym w planie kont, ma to pomóc w odnalezieniu konta w zakładowym planie kont. Konta bilansowe powstały w celu łatwiejszego prowadzenia rejestracji operacji gospodarczych i sporządzenia bilansu zamknięcia. Każde konto ma dwie strony debetową (nazywaną Dt lub Wn) i kredytową (nazywaną Ct lub Ma). Księgowania na kontach prowadzone są w sposób trwały i przejrzysty, oraz taki, który nie pozwala na wprowadzenie jakichkolwiek zmian w przyszłości.

TL;DR

Konto bilansowe służy do ewidencji operacji dotyczących aktywów i pasywów. Otwieranie konta polega na nadaniu mu nazwy i numeru oraz zapisaniu salda początkowego. Zamykanie konta polega na sporządzeniu zestawienia obrotów i sald oraz przeniesieniu salda końcowego. Konta aktywne zapisuje się po stronie debetowej, a konta pasywne po stronie kredytowej. Konto aktywno-pasywne łączy operacje dotyczące aktywów i pasywów. Zasada podwójnego zapisu polega na zapisywaniu operacji na dwóch kontach po przeciwnych stronach.

Otwieranie konta bilansowego

Otwarcie konta odbywa się na początek każdego roku obrotowego lub w każdym innym dniu otwarcia ksiąg rachunkowych, aby otworzyć konto bilansowe musimy nadać mu nazwę i wpisać odpowiedni numer, następnie zapisujemy na danym koncie po jednej ze stron, debetowej lub kredytowej (W. Baran 2014, s. 230, B. Gierusz 2016, s. 69):

• saldo początkowe, które przejmujemy z bilansu otwarcia, kwota aktywów zapisywana jest po stronie debetowej, a kwota początkowa pasywów po stronie kredytowej,
• konkretną kwotę operacji gospodarczej jeśli dany składnik nie występował w bilansie otwarcia.

Zamykanie konta bilansowego

Zamknięcie konta bilansowego zaczynamy od sporządzenia zestawienia obrotów i sald. Zestawienie obrotów i sald dostarcza danych, które umożliwią nam opracować bilans końcowy. Salda debetowe kont bilansowych stanowią aktywa, a salda kredytowe pasywa bilansu. Zestawienie obrotów i sald pozwala nam skontrolować poprawność wykonanych wcześniej działań i jeśli prowadzimy zasadę podwójnego zapisu pozwala na łatwe odnalezienie błędów.

Aby sporządzić zestawienie obrotów i sald wykonujemy następujące czynności:

1. Określamy obroty na wszystkich kontach debetowych i kredytowych sumując zapisane operacje.

2. Wpisujemy obroty i konta do odpowiednich kolumn zestawienia.

3. Określamy sumy obrotów debetowych i kredytowych.

4. Obliczamy salda końcowe poszczególnych kont oraz wpisujemy je do odpowiedniej kolumny.

5. Określamy ostateczną sumę sald debetowych i kredytowych.

Gdy już przygotujemy zestawienie obrotów i sald zamykamy konta księgowe, poprzez wpisanie sald końcowych, saldo z konta debetowego przenosimy na stronę kredytową, a saldo z konta kredytowego na stronę debetową. Zamknięcie konta bilansowego polega na umieszczeniu salda końcowego po tej stronie konta, na którym mamy mniejszy obrót. Dzięki temu wyrównujemy zapisy po dwóch stronach konta do tzw. sum kontrolnych. W przypadku kont aktywnych saldo końcowe zapisujemy po stronie kredytowej, ponieważ pokazują one salda debetowe, a w przypadku kont pasywnych, saldo końcowe zapisujemy po stronie debetowej, ponieważ pokazuje ono saldo kredytowe. Sumy kontrolne podkreślamy dwukrotnie (B. Gierusz 2016, s. 77-78)

Konto aktywne

Na kontach aktywnych księgowane są zwiększenia i zmniejszenia stanu aktywów. Zwiększenia zapisywane są po stronie debetowej, a zmniejszenia po stronie kredytowej. Konta aktywne otwierane są na podstawie bilansu otwarcia, saldem początkowym debetowym lub kwotą pierwszej operacji.

Na koniec okresu sprawozdawczego konto może wskazywać lub nie saldo końcowe. Konto jest przenoszone do bilansu zamknięcia.

Do kont aktywnych należą między innymi: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, długoterminowe aktywa finansowe, umorzenie środków trwałych, umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, kasa, rachunki bankowe, kredyty bankowe, inne aktywa pieniężne, środki trwałe w budowie, weksle obce, materiały. (B. Nita 2016, s. 85)

Konto pasywne

Na kontach pasywnych księgowane są zwiększenia i zmniejszenia stanu pasywów. Odwrotnie niż w przypadku kont aktywnych, zwiększenia zapisywane są po stronie kredytowej, a zmniejszenia po stronie debetowej. Konta pasywne otwieramy na podstawie bilansu otwarcia saldem początkowym kredytowym lub kwotą pierwszej zaksięgowanej operacji.

Na koniec okresu sprawozdawczego konto może wykazywać lub nie wykazywać salda końcowego. Konto przenosimy do bilansu zamknięcia.

Do kont pasywnych zaliczamy na przykład: kapitał zakładowy, kapitał rezerwowy, kredyt bankowy, zobowiązania krótko i długoterminowe, podatek dochodowy, rozliczenie wyniku finansowego, zakładowy fundusz świadczeń specjalnych (B. Nita 2016, s. 85)

Konto aktywno-pasywne

Na kontach aktywno - pasywnych księgujemy zmiany stanu sald aktywów oraz pasywów. Konto to łączy więc zapisy operacji dotyczących składnika aktywów z zapisami operacji dotyczących składnika pasywów. Otwarcie takiego konta będzie często wymagać wpisania dwóch wartości (możliwe jest wystąpienie obu tych wielkości lub tylko jednej z nich):

• stanu początkowego po stronie debetowej oznaczającego stan początkowy składnika aktywów,
• stanu początkowego po stronie kredytowej oznaczającego stan początkowy składnika pasywów.

Można także otworzyć konto kwotą pierwszej operacji.

Trudności mogą nasuwać się przy zamykaniu takiego typu konta ponieważ może ono wykazywać dwa salda końcowe - saldo składnika aktywów i saldo składnika pasywów. Dlatego przy obliczaniu tych wielkości należy wziąć pod uwagę osobno obroty dotyczące składnika aktywów (zarówno zwiększające jak i zmniejszające stan tego składnika) i osobno obroty odnoszące się do składnika pasywów, ustalając dla nich odrębne salda (które zapisujemy zgodnie z regułami podanymi dla kont aktywnych i pasywnych).

Do takich konta należą np.: rozrachunki z ZUS, rozrachunki z tytułu podatku VAT, inne rozrachunki publicznoprawne, rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, rozliczenie materiałów i towarów. (B. Nita 2016, s. 85)

Zasada podwójnego zapisu

Zasada podwójnego zapisu jest uzupełnieniem zasady funkcjonowania kont bilansowych. Polega ona na tym, że każdą operację w identycznej kwocie, zapisujemy na dwóch kontach ale po przeciwnych stronach (na jednym koncie po Dt, a na drugim po Ct).

Podczas zapisywania zdarzeń w ten sposób powstaje zależność, która nazywa się korespondencją kont, a konta biorące udział w tym zapisie nazywają się kontami przeciwstawnymi lub korespondującymi.

Każde konto musi posiadać niżej wymienione elementy (B. Gierusz 2016, s. 73):

• nazwę konta oraz przypisany jej symbol, dane te wyróżniają konto spośród innych i pokazują jakie operacje będą na tym koncie zapisywane,
• dane operacji, czyli datę dokonania operacji, datę zapisu operacji oraz jej treść oraz numer i rodzaj dowodu, który jest podstawą księgowania,
• kwotę operacji.

Otwieranie i zamykanie kont bilansowych — artykuły polecane

Konto księgowe — Konto syntetyczne — Saldo — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Konto bilansowe — Konto wynikowe — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Księgowanie — Konto pozabilansowe

Bibliografia

• Baran W. (red.) (2014), Podstawy rachunkowości. Sprawozdanie finansowe. Zasady. Etyka, Difin, Warszawa
• Chojnacka A. (2011), Organizacja zakładowego planu kont na potrzeby budżetowania, Zeszyty naukowe uniwersytetu szczecińskiego, nr 668 Finanse, rynki finansowe, ubezpieczenia, nr 41
• Fliegner W. (2013), Procesowy model ewidencji księgowej, Studia Oeconomica Posnaniensia, vol. 1, nr 8
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Majchrzak I. (2011), Modyfikacja zakładowego planu kont na potrzeby ewidencji kosztów projektów współfinansowanych ze środków unijnyc h, Zeszyty naukowe uniwersytetu szczecińskiego, nr 668 finanse, rynki finansowe, ubezpieczenia nr 41
• Micherda B. (2002), Podstawy rachunkowości, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Nita B. (red.) (2017), Podstawy rachunkowości, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław
• Szczepankiewicz E. (2014), Zakładowy plan kont jako narzędzie realizacji zadas (polityki) rachunkowości funduszu inwestycyjnego, Studia oeconomica posnaniensia, vol. 2, no. 5 (266)

Autor: Barbara Bysiewicz, Łukasz Mardaus