Plan audytów

Planowanie audytu obejmuje szereg czynności służących do przygotowania procesu kontrolnego oraz osoby go przeprowadzającej (audytora). Audytor, aby przeprowadzić audyt musi prawidłowo rozumieć zakres i metody działań badanej jednostki, do czego używa się informacji pochodzących z różnych źródeł. Następnie, należy zidentyfikować istotne elementy wchodzące w skład procedur i kontroli wewnętrznych a także regulacje prawne. Właściwe i dokładne przeprowadzenie audytu uzależnione jest od dokładnie i prawidłowo sporządzonego planu, bowiem już na etapie planowania podejmowane są ważne decyzje, które mają bezpośredni wpływ na cały przebieg czynności audytorskich. (E. Saunders 2002, s. 121)

TL;DR

Artykuł opisuje proces planowania audytu, w którym audytor musi zrozumieć zakres badań, zidentyfikować istotne elementy i przepisy prawne. Cele audytu ustalane na etapie planowania muszą być powiązane z aspektami badanymi i ryzykiem. Elementy planowania audytu obejmują zakres, próbkowanie, czas, zasoby ludzkie i przygotowanie. Informacje zbierane na etapie planowania dotyczą otoczenia prawno-prawnego, systemu organizacyjnego, informacji finansowych, polityki i procedur oraz innych informacji. Kierownik audytu ma odpowiedzialność za realizację zadań audytowych, koordynację i planowanie audytu. Audytorzy wewnętrzni mogą wspierać kierownictwo w różnych dziedzinach.

Cele planu audytu

Cele audytu, ustalane na etapie planowania, muszą pozostawać w ścisłej korelacji z aspektami, które zostaną włączone w spektrum audytu oraz z zdefiniowanym wcześniej ryzykiem. Bardzo istotne jest, aby na etapie planowania zdawać sobie sprawę, iż określenie celów audytu będzie wpływało na jego zakres a wnioski formułowane w etapie końcowym (sprawozdawczość), powinny stanowić odpowiedź na zagadnienia zadane na etapie planowania. Istotą czynności audytorskich będzie udzielenie odpowiedzi na pytania zawarte w planie audytu, dlatego tak istotne jest, aby zostały one określone poprawnie.

Aby uświadomić sobie rolę i znaczenie planu audytów, należy przedstawić podstawowe cele procesu planowania:

• zgromadzenie danych na temat obszaru działalności jednostki, który ma być poddany badaniu,
• przyswojenie obszaru poddawanego badaniu,
• ocena ryzyka,
• sprecyzowanie celów i zakresu audytu,
• rozpoznanie kryteriów porównawczych dla badanej działalności.

(K. Knedler, 2005, s. 43)

Elementy planowania audytu

1. Zakres audytu - jego ustalenie w zasadzie poprzedza sam proces planowania audytu, który może mieć różne cele, bardziej ogólne, czyli badania rutynowe ale może też służyć sprawdzeniu, czy zalecenia poprzedniej kontroli zostały wdrożone lub może skupiać się na określonym aspekcie działalności podmiotu. Zdefiniowanie zakresu audytu jest kwestią konieczną, bowiem warunkuje on, co w istocie będzie badane. Zakres audytu jest zintegrowany z jego celami, co łącznie wyznacza granicę badania. Planując zakres audytu należy rozważyć trzy główne aspekty: 1) komórki organizacyjne, które mają wejść w zakres audytu, 2) okres mający zostać poddany badaniu, 3) projekty, przedsięwzięcia, programy, jednostki, stanowiska, które mają zostać skontrolowane.
2. Próbkowanie - przeprowadzając audyt, bardzo rzadko bada się całość operacji zachodzących w danej jednostce. Należy więc dokonać wyboru odpowiedniej części procentowej do badania. W procesie doboru próby stosuje się prawo średnich oraz prawo prawdopodobieństwa, dzięki których zastosowaniu ustalony zostaje procent operacji, reprezentujący średni faktyczny obraz wszystkich operacji.
3. Czas - określa czas potrzeby do przeprowadzenia audytu. Wyrażany w osobodniach lub osobogodzinach. W ustalaniu tej wielkości bierze się pod uwagę charakter i wielkość badanej jednostki, mnogość procesów, liczbę audytorów i ich praktykę.
4. Zasoby ludzkie - skompletowanie zespołu przeprowadzającego audyt. Odpowiedzialnym za to jest szef zespołu. Nie musi nim być osoba o największej randze, a na przykład posiadająca największe doświadczenie i wiedzę w zakresie operacji będących przedmiotem audytu. Zespół powinien być dobrany w ten sposób, aby z jednej strony zapewnić jak najdokładniejsze przeprowadzenie audytu, a z drugiej strony rozwój audytorów.
5. Przygotowanie do audytu - należy zapoznać się z informacjami, które będą przydatne w przeprowadzeniu audytów. Trzeba sięgnąć do takich źródeł jak materiały w Kartotece Stałej, listy punktów pomocniczych oraz zalecenia z poprzednich kontroli.

(E.J. Saunders 2002, s. 122-123)

Zakres planowania audytu

Zakres planowania audytu uwarunkowany jest od dostępu do informacji, doświadczenia audytora, czasu w jakim mają odbywać się czynności audytorskie, ich charakteru oraz wielu innych. To stadium jest nazywane także ogólnym lub wstępnym przeglądem. Planowanie audytu to przede wszystkim zbieranie informacji, jednak jest to dopiero pierwszy etap w pozyskiwaniu wiadomości, które zostaną pozyskane w trakcie czynności audytorskich. Dlatego też na etapie planowania informacje powinny być ogólne, a ich uszczegółowieniem audytor zajmować się będzie w trakcie samego audytu. Informacje zbierane na etapie planowania można podzielić na kategorie:

1. Otoczenie prawne - wszystkie akty prawne, wytyczne organów zewnętrznych, umowy i porozumienia istotne dla badanej działalności.
2. System organizacyjny - struktury organizacyjne, na jakich oparte jest operowanie jednostki. Kompetencje i zakres odpowiedzialności konkretnych osób na danych stanowiskach, warunki delegowania uprawnień, system podrzędności i nadrzędności pomiędzy funkcjami, liczebność zespołu pracowniczego oraz rejestr inwentarza organizacji.
3. Informacje finansowe - plany finansowe oraz sprawozdania z ich wykonania, plany dochodów i wydatków, zapisy i szacunki kosztów operacji z uwzględnieniem danych z przeszłości, które audytor traktować będzie jako punkt odniesienia.
4. Polityka, procedury i instrukcje - charakteryzują metody realizacji działalności, tym samym są źródłem kryteriów porównawczych. Element ten może sam w sobie stanowić przedmiot kontroli pod kątem wpływu na oszczędność, Wydajność i Skuteczność.
5. Inne informacje - raporty z poprzednich audytów, kontroli, przeglądów (źródła wewnętrzne) lub ogólnodostępne opracowania dotyczące danego problemu, obszaru jak na przykład publikacje naukowe, artykuły z prasy oraz wszelkie inne informacje, których udzielają menadżerowie.

Po zebraniu wyżej wymienionych informacji, powinno stać się możliwe ustalenie danych dotyczących:

• wymogów i odpowiedzialności od strony prawnej,
• celów, rodzaju i miejsca prowadzenia działalności,
• danych osób odpowiedzialnych w przedsiębiorstwie,
• zdefiniowania polityki i procedur obowiązujących w firmie,
• struktury organizacyjnej obowiązującej na terenie zakładu,
• finansów, tj. budżetu zrealizowanego, realizowanego i planowanego.

(K. Knedler, M. Stasik 2005, s. 37-42)

Zakres czynności kierownika audytu

Każdy kierownik zajmujący się zarządzaniem komórki audytu wewnętrznego, jest odpowiedzialny za:

• profesjonalne oraz rzetelne realizowanie zadań audytowych założonych w planie audytu oraz pozaplanowych działań
• upewnienie, iż dana komórka audytu wewnętrznego nie odpowiada bezpośrednio za wszelkie działania, które podlegają audytowi oraz ich nie nadzoruje
• skuteczną koordynację działalności jednostki audytu wewnętrznego, która będzie zgodna z normami audytu wewnętrznego we wszystkich komórkach sektora finansów publicznych
• utworzenie na podstawie wyników analizy zagrożenia, długoterminowego planu, który będzie obejmował wszelkie obszary funkcjonowania jednostki
• sporządzenie rocznego planu audytu w parciu na wynikach analizy zagrożenia
• sporządzenie planu rekrutacji oraz rozwoju zawodowego należących do niego pracowników

Audytor powinien posiadać cechy takie jak:

1. Intelektualna ciekawość oraz wyobraźnia, która powinna wyrażać się niezależnym spojrzeniem oraz wdrażaniem oryginalnych rozwiązań oraz nowości w dziedzinie zaleceń.
2. Dynamizm oraz energia, które oznaczają wzmożony wysiłek, szybkie tempo pracy oraz sumienność.
3. Swobodne zachowanie oraz zrównoważenie, bez jakiejkolwiek arogancji wraz z powstrzymaniem emocji w warunkach kryzysowych, ponoszenie konsekwencji, nieuleganie naciskom czy też spełnianie zadań audytora.
4. Stała komunikacja, wyrażane poglądów w sposób ustny jak i pisemny zrozumiale i przejrzyście.
5. Rygor i metoda, wdrażanie przez umiejętność analitycznego rozumowania, które pozwoli ukazać problemy oraz zdolność syntezowania tychże trudności dla zwalczenia wszelkich nieprawidłowości i rozdania rzeczowych zaleceń. (A. Herdan 2009, s. 91)

Początkowo audytor pilnował tylko audytu finansowego na potrzeby wewnętrznego przedsiębiorstwa oraz współpraca z biegłym kontrolerem. Jednak gdy rozmiary działalności uległy zmianie, zwiększyły się, a warunki na rynku skomplikowały się, audytor przeobraził się w konsultanta kierownictwa komórki w dziedzinie systemu kontroli wewnętrznej prognozowania oraz przewidywania przyszłości czy też doskonalenia metod zarządzania.

Obecnie audytorzy wewnętrzni potrafią wspomóc kierownictwo w:

• wszelkich dziedzinach technicznych, które nie koniecznie przynależą do specjalności kierownictwa
• analizie przyszłości, a więc nie tylko przeszłości
• opinii merytorycznej wszelkich sprawozdań
• śledzeniu czynności, które zazwyczaj kierownictwo nie ma możliwości monitorować
• doręczeniu informacji dla spraw decyzyjnych
• minimalizowaniu oraz identyfikowaniu ryzyka
• ukazywaniu reguł zarządzania oraz naruszeń procedur

(A. Herdan 2009, s. 92)

Plan audytów — artykuły polecane

Kontrola finansowa — Plan projektu — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Arkusz analizy ryzyka — Plan reakcji na ryzyko — Audyt wewnętrzny — Proces nadzoru w projekcie — Planowanie zasobów ludzkich — Proces controllingu finansowego

Bibliografia

• Alnajjar J. (2013), Audyt komunikacyjny w przedsiębiorstwie - nowy przedmiot zainteresowania lingwistyki
• Herdan A. (2009), Audyt wewnętrzny jako narzędzie wspomagające efektywny nadzór korporacyjny w spółkach akcyjnych, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagielońskiego, Kraków
• Knedler K. (2005), Audyt wewnętrzny w praktyce. Audyt operacyjny i finansowy, Polska Akademia Rachunkowości, Łódź
• Saunders E. (2002), Audyt i kontrola wewnętrzna w przedsiębiorstwach, Wydawnictwo EDUCATOR, Częstochowa
• Sołtyk P. (2013), Kontrola zarządcza i audyt w jednostkach samorządowych. Projektowanie oraz metody oceny systemu zarządzania, C.H. Beck, Warszawa
• Tomaszkiewicz A. (2010), Wartość dodana wnoszona przez audyt wewnętrzny, Acta Universitatis Lodziensis. Folia Oeconomica

Autor: Karol Peszko, Justyna Bugaj