Bariery w zarządzaniu projektem

Zarządzanie projektami spełnia coraz ważniejszą funkcję w organizacji, co istotne projekty występują we wszystkich dziedzinach aktywności: od administracji i gospodarki, aż po kulturę i sport. Co za tym idzie, stają się coraz bardziej skomplikowane, oraz powstaje coraz więcej barier, które utrudniają przebieg zarządzania projektami i realizację celu. Nie istnieje złoty środek na uniknięcie wszystkich barier, znajomość ich może jednak wspomóc zarządzanie projektem i przygotowanie się na nie. Aby lepiej zrozumieć kwestię barier w projekcie, początkowo opisany zostanie zakres projektu.

TL;DR

Zarządzanie projektami jest coraz ważniejsze w organizacjach, a projekty stają się coraz bardziej skomplikowane. Istnieje wiele barier, które utrudniają zarządzanie projektami, w tym bariery związane z czynnikiem ludzkim, takie jak różnice kulturowe i komunikacyjne, oraz bariery techniczne, ekonomiczne i organizacyjne. Kluczowe jest poznanie tych barier i zastosowanie odpowiednich metod zapobiegania. Warto również opracować dokładny plan projektu i monitorować jego realizację. Przy odpowiednim zarządzaniu i zaangażowaniu zespołu, bariery nie muszą negatywnie wpływać na sukces projektu.

Trójkąt ograniczeń projektu

Zakres konkretnego projektu wyznaczają:

• Rezultaty,
• Termin,
• Koszt projektu.

Można dostrzec, że istnieją silne powiązania pomiędzy tymi czynnikami, a co za tym idzie, literatura przedmiotu ukazuje pojęcie trójkąt ograniczeń projektu . Pojęcie te ukazuje ramy, w których projekt musi być realizowany. Bariery w projektach często wiążą się z przeciwnościami losu lub przekraczaniem danego zakresu.

Rys1 Trójkąt ograniczeń w projekcie (źródło: opracowanie własne na podstawie: Spałek S., 2004, s. 11)

Podział barier w projektach

Istnieje wiele potencjalnych barier w projektach. Jedne są bardziej zależne od osób działających w projekcie i łatwiej im zapobiec, a inne są mniej widoczne i przewidywalne. Bariery można podzielić na takie, w których istotną rolę gra czynnik ludzki oraz takie, w których nie ma on znaczenia.

Bariery z ludzkim czynnikiem:

• Bariery kulturowe,
• Bariery komunikacyjne,
• Bariery pokoleniowe,
• Bariery w wykorzystaniu wiedzy projektowej w organizacjach.

Pozostałe bariery:

• Bariery techniczne,
• Bariery ekonomiczne,
• Bariery organizacyjne.

Bariera	Opis	Metody zapobiegania
Kulturowa	Występująca w projektach multikulturowych, gdzie zespół projektowy składa się z członków wielu narodowości. Może pojawić się bariera językowa lub odmienne standardy pracy u członków zespołu co znacznie wpłynie na atmosferę, a co za tym idzie pracę w danym projekcie.	Poznawanie kultury i zwyczajów odmiennych kultur Szczególny nacisk w organizacji na szerzenie komunikacji międzykulturowej i integrację osób z innych kultur przed rozpoczęciem projektu
Komunikacyjna	Może wystąpić w każdym projekcie, gdzie członkowie tworzący projekt nie komunikują się ze sobą i nie słuchają się nawzajem. Może mieć bardzo poważne skutki i wpływać na opóźnienia w projekcie.	Wprowadzanie zasad komunikacji Używanie komunikatorów, które ułatwią kontakt w projekcie Regularne spotkania grupy projektowej
Pokoleniowa	Pojawiająca się w projektach, w których działają osoby z różnych grup wiekowych, każde pokolenie charakteryzuje się innym podejściem do pracy, metodami komunikacji, co więcej różne grupy wiekowe mają odmienne doświadczenia. W zespole takim, bardzo ważna jest komunikacja i akceptowanie różnic.	Podkreślanie korzyści, jakie mogą płynąć za różnicami pokoleniowymi w projekcie Dbanie o komunikacje Ujednolicenie sposobów komunikowania się
Wykorzystania wiedzy	Może wynikać z tzw. organizacyjnej ślepoty, czyli działania na utartych schematach i rutynie. Występuje również w przypadku braku komunikacji między współpracownikami i braku wymiany doświadczeń, wykorzystanie wiedzy blokuje również podejście "złe, bo nie nasze", gdyż zamykamy się na konkurencję i na to, czego możemy się od nich nauczyć. Co istotne może być ona spowodowana brakiem wsparcia przełożonych i brakiem motyywacji do pracy.	Motywowanie pracowników Wspieranie innowacyjnego myślenia i niezamykania się w schematach Podejmowanie ryzyka związanego z nowatorskim działaniem
Techniczna	Związana z koniecznością zastosowania konkretnych (z reguły nowych) rozwiązań, w aspekcie sprzętowym oraz programowym. Występuje często w projektach informatycznych i takich o konieczności stosowania zaawansowanych narzędzi technicznych lub oprogramowań.	Przygotowanie w budżecie i planie pracy w projekcie konieczności wprowadzenia nowych rozwiązań
Ekonomiczna	Jedna z najczęściej występujących barier. Związana jest ze środkami finansowymi. Z reguły one powodują rezygnacje z niektórych działań, których podjęcie byłoby kluczowe w zarządzaniu projektem. Zaniechanie pewnych działań związany z redukcją kosztów może wpłynąć w dużej mierze negatywnie na cały projekt.	Tworzenie dokładnego kosztorysu przed rozpoczęciem działań projektowych Ciągła kontrola kosztów w projekcie
Organizacyjna	Związana z problemami w przystosowaniu struktury organizacyjnej firmy oraz procedur działania do działalności projektowej. Bariery w podejściu projektowym w organizacji mogą powodować brak lub niespójne wsparcie kierownictwa najwyższego szczebla i przekonanie, iż podejście projektowe nie jest potrzebne.	Szczególnie istotne jest tutaj zmiana kultury organizacji na sprzyjającą działalności projektowej Dostrzeżenie korzyści płynących z działalności projektowej w organizacji

Analizując temat barier w zarządzaniu można z łatwością zauważyć, że wiele z nich jest związana z czynnikiem ludzkim. Są to bariery, które często przy przemyślanym doborze osób do projektu mogą być znacznie zmniejszone. Co za tym idzie na koordynatorze projektu i zarządzie firmy spoczywa duża odpowiedzialność. W dużej mierze od nich zależy sukces projektu.

Istnieją oczywiście bariery, które nie są związane z czynnikiem ludzkim, są one:

• mniej przewidywalne,
• mniej zależne od człowieka.

Warto jednak zauważyć, że istnieją sposoby pokonywania każdej z barier. Jednym z najbardziej uniwersalnych jest dokładne opracowanie planu projektu ze skrupulatnym rozpisaniem buddżetu i kontrola realizacji planu.

Na koniec warto jednak wspomnieć, iż bariery w projektach, przy dobrym zarządznaiu i zaangażowaniu zespołu nawet gdy się pojawią mogą nie wpłynąć negatywnie na finalny sukces projektu. Dla sprawnego przełamywania barier istotne jest pozytywne podejście do realizacji projektów w organizacji i przychylność przełożonych.

Bariery w zarządzaniu projektem — artykuły polecane

Zespół wirtualny — Komunikacja w zespole międzykulturowym — Otwartość w projekcie — Eskalacja — Zadania lidera — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami — Zadania kierownika projektu — Large-scale scrum — Metody pracy zdalnej

Bibliografia

• Bukłaha E., Juchniewicz M. (2019), Kluczowe wyzwania i bariery oraz trendy w zarządzaniu projektami z punktu widzenia projektów realizowanych w Polsce, Przegląd organizacji, nr 3
• Czerwonka M. (red.) (2014), Wkład nauk ekonomicznych w rozwój gospodarki opartej na wiedzy, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa
• Liebert F., Trzeciak F. (2016), Bariery Realizowania Projektów Rozwoju Nowych produktów w Mśp - Część Teoretyczna, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Nr kol. 1963
• Parys T. (2021), Bariery wdrożeniowe systemu zintegrowanego klasy ERP i ich postrzeganie przez użytkowników, Wydział Zarządzania - Uniwersytet Warszawski
• Skalik J., Strzelczyk A. (2021), Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami informatycznymi
• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami], Mfiles.pl, Kraków
• Spałek S. (2004), Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Pola Ligaj

.