PCM - Etap programowania

Programowanie jest wstępną fazą cyklu życia projektu, polegającą na uzgodnieniu między krajami - beneficjentami a Unią Europejską Dokumentu Strategii Krajowej.

W etapie tym dokonuje się ustalenia wstępnych warunków współpracy - ogólne wytyczne, zasady współpracy. Uzgodnienia dotyczą także tego w jakim zakresie UE udostępni swoje środki i na jaki cel tzn. jakie dziedziny, obszary wymagają wsparcia przy pomocy środków pomocowych UE. W tym przypadku konieczna jest interwencja państwa poprzez wspomaganie działań nie możliwych do przeprowadzenia w innych warunkach (bez pomocy Unii Europejskiej).

Analiza prowadzona w ramach etapu programowania opiera się o wskaźniki socjoekonomiczne i wytyczne krajowe, a w szczególności Unii Europejskiej. Głównym jej założeniem jest identyfikacja i uzgodnienie głównych celów, to samo dotyczy priorytetów sektorowych (są ustalane w oparciu o doświadczenia z przeszłości i będą wykorzystywane przy przyszłych projektach)

• beneficjent (project provider) - podmiot zgłaszający projekt oraz odpowiedzialny za jego realizację; beneficjentem jest więc ten podmiot, który wnioskuje o dofinansowanie projektu, z którym następnie zawierana jest umowa o dofinansowanie projektu oraz który odpowiada za rozliczanie postępów projektu i środków finansowych przyznanych na jego realizację.

Etapy procesu programowania

Analiza potrzeb

Analiza potrzeb jest kluczowym etapem w procesie programowania. Polega na zrozumieniu wymagań i oczekiwań użytkowników oraz identyfikacji problemów, które mają być rozwiązane przez projekt. Kluczowe kroki w analizie potrzeb to:

• Wywiad z interesariuszami: Wymaga spotkań z użytkownikami, aby zrozumieć ich potrzeby, oczekiwania i cele. Ważne jest zadawanie odpowiednich pytań i słuchanie uważnie, aby uzyskać pełne zrozumienie sytuacji.
• Analiza dokumentów: Wymaga przejrzenia dokumentów takich jak specyfikacje, raporty, analizy rynku itp., aby uzyskać dodatkowe informacje na temat potrzeb użytkowników.
• Badania rynku: Wymaga zbierania informacji na temat konkurencji, trendów rynkowych, oczekiwań klientów itp., aby zidentyfikować możliwości i zagrożenia.

Identyfikacja celów

Identyfikacja celów projektu jest ważnym krokiem, który pozwala określić, co projekt ma osiągnąć. Metody identyfikacji celów projektu obejmują:

• Analiza SWOT: Obejmuje identyfikację mocnych i słabych stron organizacji oraz szans i zagrożeń wynikających ze środowiska zewnętrznego. Pomaga to określić cele, które można osiągnąć, uwzględniając siły i słabości organizacji oraz szanse i zagrożenia.
• Konsultacje z interesariuszami: Wymaga dialogu i konsultacji z interesariuszami projektu, aby zidentyfikować i uzgodnić cele projektu.

Planowanie działań

Planowanie działań jest kluczowym elementem procesu programowania i obejmuje określenie, jakie konkretne kroki i zadania są niezbędne do realizacji projektu. Narzędzia i techniki, które można zastosować w procesie planowania działań to:

• Diagram Gantta: Jest to narzędzie, które pozwala wizualnie przedstawić harmonogram projektu, określając poszczególne zadania, ich kolejność i czas trwania. Ułatwia to śledzenie postępów projektu.
• Metoda krytycznej ścieżki (CPM): Jest to technika, która pozwala określić najdłuższą ścieżkę krytyczną w projekcie, czyli sekwencję zadań, które mają największy wpływ na czas trwania projektu. Pomaga to zidentyfikować zadania, których opóźnienie może spowodować opóźnienie całego projektu.
• Zarządzanie zasobami: Obejmuje identyfikację i alokację odpowiednich zasobów (ludzkich, finansowych, technologicznych itp.) do realizacji projektu.
• Ryzyko i zarządzanie jakością: Wymaga uwzględnienia ryzyka i zapewnienia odpowiednich środków do zarządzania jakością projektu.

Przygotowanie budżetu

Przygotowanie budżetu projektu jest niezbędne do zapewnienia odpowiednich środków finansowych na realizację projektu. Ustalenie budżetu projektu obejmuje:

• Szacowanie kosztów: Polega na określeniu, ile kosztować będzie każde zadanie, zasób i inny element projektu. Można to zrobić na podstawie wycen, analizy kosztów podobnych projektów lub innych technik szacowania.
• Ograniczenia budżetowe: Należy wziąć pod uwagę ograniczenia budżetowe organizacji i dostępne środki, aby określić, jakie projekty można zrealizować.
• Zarządzanie kosztami: Obejmuje monitorowanie i kontrolę kosztów projektu, aby zapewnić, że są one zgodne z ustalonym budżetem.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka jest ważnym etapem w procesie programowania, który polega na identyfikacji, analizie i ocenie potencjalnych zagrożeń dla projektu. Metody oceny ryzyka projektu obejmują:

• Analiza SWOT: Pomaga zidentyfikować zagrożenia wynikające ze środowiska zewnętrznego oraz wewnętrzne słabości organizacji, które mogą wpływać na projekt.
• Analiza PESTEL: Obejmuje identyfikację czynników politycznych, ekonomicznych, społecznych, technologicznych, ekologicznych i prawnych, które mogą wpływać na projekt.
• Techniki oceny ryzyka: Obejmują analizę prawdopodobieństwa i wpływu, drzewo decyzyjne, analizę czynników ryzyka itp.

Współpraca międzysektorowa

Współpraca między różnymi sektorami jest istotna w procesie programowania z kilku powodów. Po pierwsze, pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów i kompetencji różnych sektorów, co może przyspieszyć i ulepszyć realizację projektu. Po drugie, umożliwia lepsze zrozumienie różnych perspektyw i potrzeb użytkowników, co prowadzi do bardziej efektywnych rozwiązań. Po trzecie, współpraca międzysektorowa może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania i akceptacji społecznej dla projektu.

Współpraca międzysektorowa może przybierać różne formy, takie jak partnerstwa publiczno-prywatne, współpraca między organizacjami pozarządowymi a sektorem publicznym, współpraca między organizacjami pozarządowymi a sektorem prywatnym itp. Każda forma współpracy ma swoje zalety i ograniczenia. Na przykład, partnerstwa publiczno-prywatne mogą zapewnić dostęp do finansowania i zasobów prywatnych, ale mogą być trudne do zarządzania i wymagać skomplikowanej struktury decyzyjnej.

Istnieje wiele przykładów udanych projektów, które powstały dzięki współpracy międzysektorowej. Na przykład, projekt budowy nowej infrastruktury transportowej, który został zrealizowany dzięki współpracy między sektorem publicznym, prywatnym i organizacjami pozarządowymi. Dzięki temu projektowi udało się poprawić dostępność i jakość transportu, co przyczyniło się do rozwoju lokalnych społeczności i gospodarki.

PCM - Etap programowania — artykuły polecane

Europejski Fundusz Spójności — Kwalifikowalność wydatków — Umowa partnerska — Fundusze norweskie — PCM - Etap formułowania — Program Operacyjny Pomoc Techniczna — Kluczowe czynniki jakościowe — Europejska Wspólnota Gospodarcza — Zasada konkurencyjności

Bibliografia

• Bukłaha E. (2012), Sukces, skuteczność i efektywność w zarządzaniu projektami

Autor: Anna Zwierzyk