Certyfikacja systemów

Certyfikacja jest procesem mającym na celu weryfikację i potwierdzenie spełnienia przez organizację wymogów określonych w normach. Głównym jej etapem jest audyt certyfikujący, w trakcie którego audytor zewnętrzny dokonuje sprawdzenia całego zakresu działalności przedsiębiorstwa pod kątem spełnienia wymagań. Efektem tych działań jest wydanie certyfikatu (Zarządzanie jakością 2004, s. 111).

Przyczynami ubiegania się o certyfikat są: korzyści marketingowe, poprawa wizerunku firmy, zwiększenie motywacji pracowników, potwierdzenie zgodności. Należy zauważyć, że w ostatnich latach, ze względu na brak ograniczeń prawnych, pojawiają się firmy, które wydają certyfikaty zgodności z normami nie posiadając akredytacji. Przypadku takie są niebezpieczne ze względu na niską świadomość klientów w tym zakresie.

Certyfikat dotyczy systemu zarządzania, a nie wyrobu, stąd skuteczność kampanii reklamowych informujących o otrzymaniu tego dokumentu, adresowanych do klientów detalicznych jest znikoma. Inaczej jest w przypadku klientów instytucjonalnych, którzy coraz częściej jako jedno z kryteriów stawiają poświadczenie zgodności z odpowiednią normą. Przedsiębiorstwa posiadające certyfikowany system tego samego oczekują od swoich dostawców, przez co posiadanie "ISO" jest już standardem w życiu gospodarczym. Obecnie posiadanie systemu zarządzania jakością nie daje już przewagi konkurencyjnej, a jedynie pozwala na dotrzymanie kroku liderom na rynku.

Uzyskanie certyfikatu powoduje skutki ekonomiczne dla organizacji. Dzięki niemu może ubiegać się o kontrakty, które dotychczas były poza jej zasięgiem. Chodzi tu przede wszystkim o przetargi oraz inwestycje realizowane z funduszy unijnych. Na rys. 1 zaprezentowano schemat przeprowadzania audytu certyfikującego stosowany przez większość jednostek (Zarządzanie... 1997, s. 314).

Rys. 1. Schemat przeprowadzania audytu certyfikującego

Rozpoczęcie procesu następuje w momencie złożenia przez organizację ubiegającą się o certyfikat formularza zgłoszeniowego. Zawiera on informacje o firmie: dane adresowe, liczbę pracowników z podziałem na zmiany, zakres systemu, itp. Na podstawie tabel opracowanych przez jednostki akredytujące obliczana jest liczba dni audytu, następnie ustalane są terminy i audytorów. Jeżeli organizacja wyraża taką chęć, możliwe jest przeprowadzenie audytu próbnego, który powinien wykryć większość istotnych niedociągnięć w systemie zarządzania. Po nim następuje szczegółowe badanie dokumentacji systemowej, a dalej właściwy audyt certyfikujący. Efektem audytu jest raport zawierający niezgodności i zalecenia, których usunięcie warunkuje uzyskanie certyfikatu. Jeżeli podjęte działania korygujące przyniosą zamierzony skutek, certyfikat przyznawany jest zwykle na 3 lata. W tym okresie firma certyfikująca dokonuje audytów nadzoru (średnio raz w roku), co ma na celu zapewnienie stosowania wymogów norm i ciągłego doskonalenia systemu (T. Wawak, 1995 s. 141).

Dla zapewnienia prawidłowości przeprowadzania procesu certyfikacji, jednostki uprawnione do wydawania certyfikatów są pod stałym nadzorem. Nadzór ten prowadzony jest przez sieć IQNet oraz jednostki akredytujące.

IQNet jest organizacją zrzeszającą jednostki certyfikujące. Celem jej powstania (wówczas jako EQNet) w 1990 roku było ujednolicenie wymagań i wzajemne uznawanie certyfikatów. Obecnie do tej organizacji należy około 40-stu firm, które obejmują swym działaniem większość krajów. W ramach sieci przyjęto zasadę wzajemnej uznawalności co oznacza, że organizacja otrzymuje dwa certyfikaty - jeden firmy certyfikującej, drugi IQNet. Na tej podstawie ma prawo żądać wydania certyfikatu przez dowolną firmę zrzeszoną w sieci bez przeprowadzania dodatkowych audytów. Ułatwia to znacznie działalność gospodarczą, jako że wiele przedsiębiorstw ma zaufanie jedynie do wybranych (zwykle narodowych) jednostek certyfikujących. Przyjęcie tej zasady było możliwe dzięki wcześniejszemu opracowaniu szeregu wspólnych procedur prowadzenia badań audytowych, w tym przygotowaniu wspomnianych tabel przeliczeniowych.

Drugim sposobem nadzoru są jednostki akredytujące, które działają w oparciu o normy i dyrektywy Unii Europejskiej. Wydają one akredytacje dla laboratoriów, jednostek certyfikujących personel, a także firm wydających certyfikaty systemów zarządzania (Zarządzanie jakością 2004, s. 117). Do głównych jednostek akredytujących należy zaliczyć te zrzeszone w organizacjach EA i IAF, np. Polskie Centrum Akredytacji (PCA). Akredytacja jest dobrowolna, jednak jej brak uniemożliwia szerokie uznawanie wydawanych dokumentów2. Nadanie akredytacji odbywa się w ramach podobnej procedury, jak w przypadku wydawania certyfikatów, z tą różnicą, że normą podstawową jest EN 45012 - Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących ocenę oraz certyfikację/rejestrację systemów jakości (Opis... 2003, s. 5).

European Accreditation (EA) jest organizacją powstałą z połączenia dwu jednostek akredytujących laboratoria oraz firmy certyfikujące. Jej członkami są firmy certyfikujące z krajów Unii Europejskiej i EFTA. Do jej zadań należy ujednolicanie podejścia do akredytacji w Europie, wzajemna uznawalność akredytacji, współtworzenie międzynarodowego systemu akredytacji oraz tworzenie umów umożliwiających współpracę z organizacjami niezrzeszonymi (MLA - Multilateral Agreement).

Rolą IAF (International Accreditation Forum) jest stowarzyszanie jednostek akredytacyjnych oceniających zgodność systemów zarządzania, produktów czy personelu z odpowiednimi normami. Do jej celów zaliczyć należy tworzenie jednego ogólnoświatowego systemu akredytacji oraz zapewnienie, że certyfikaty wydawane przez zrzeszone jednostki spełniają wszystkie wymogi ustalone w dyrektywach i normach.

TL;DR

Artykuł omawia proces certyfikacji, który jest potwierdzeniem spełnienia wymagań określonych w normach przez organizację. Certyfikat dotyczy systemu zarządzania, a nie wyrobu, i ma przede wszystkim korzyści marketingowe oraz poprawia wizerunek firmy. Proces certyfikacji składa się z kilku etapów, w tym audytu certyfikującego. Uzyskanie certyfikatu ma również skutki ekonomiczne, umożliwiając organizacji ubieganie się o kontrakty i fundusze unijne. Nadzór nad procesem certyfikacji sprawują jednostki akredytujące oraz organizacje takie jak IQNet, EA i IAF. Proces certyfikacji zgodnie z normami ISO 9001 może trwać lata i obejmuje etapy opracowania, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością. Uzyskanie certyfikatu jest na okres 3 lat i wymaga przeprowadzania audytów kontrolnych.

Etapy procesu certyfikacji

Żeby przygotować się do certyfikacji zgodnie z normami ISO 9001 mogą przejść nawet lata. Proces dokumentowania i wdrażania tego systemu dzieli się na 3 podstawowe etapy. Do nich należą:

• opracowanie,
• wdrożenie
• utrzymanie systemu

Bardzo ważną rolę w całym tym procesie ogrywa szczegółowy harmonogram wdrażania systemu w organizacji. Nie mało ważnym jest właściwie przeprowadzony etap opracowania. Niewątpliwym atutem jest właściwie przeprowadzony etap opracowania, niejednokrotnie przesądzający o sukcesie wprowadzenia systemu zarządzania jakością. Wdrażanie norm jest podzielone na 8-10 etapów:

• Pierwszy etap polega na podejmowaniu decyzji o poddawaniu się certyfikacji we właściwym momencie rozwoju organizacji. Bardzo ważne jest, aby zarząd przedsiębiorstwa zdawał sobie sprawę o trudnościach, które będą z tym całym procesem powiązane.
• Następnym etapem jest przygotowanie się do wprowadzenia normy ISO i implementacja systemu zarządzania.
• Bardzo ważnym etapem jest wybranie jednostki certyfikującej. Cena certyfikacji zależy bezpośrednio od jej renomy.
• Następny etap polega na przeprowadzeniu audytu wewnętrznego, który będzie zrobiony przez firmę konsultingową.
• Certyfikacja zaczyna się od etapu piątego, kiedy jest podpisana umowa z firmą certyfikującą.
• Także przedsiębiorstwo ma do wyboru opcję z audytem wstępnym albo bez niego. Specjaliści mogą doradzić jego zastosowanie, kiedy pozwala na wykrycie pozostałych niedociągnięć oraz braków, które lepiej poprawić przed audytem certyfikującym.
• Po uwzględnieniu wszystkich poprawek następuje audyt, który zazwyczaj ujawnia drobne uchybienia, a firma jest zobowiązana do ich naprawy w określonym czasie.

Pozytywne przejście całej procedury skończy się uzyskaniem certyfikatu zgodności z normą ISO. W większości przypadków certyfikat nie jest bezterminowy i jest przyznawany na kilka lat oraz aby go utrzymać przedsiębiorstwo musi przeprowadzać wewnętrzne audyty kontrolne. Certyfikat na zgodność z normą ISO przyznawany jest na 3 lata.

Certyfikacja systemów — artykuły polecane

Akredytacja laboratorium — System zarządzania środowiskowego — Zasady zarządzania jakością — Audyt jakości — Nowelizacja norm ISO 9000 — OHSAS 18001 — Przygotowanie projektu wdrożenia ISO 9001 — ISO 9001 — System jakości w gminie - założenia

Bibliografia

• Bagiński J. (red.) (2004), Zarządzanie jakością, Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa
• Gredzinska J. (2017), Ekonomika i Organizacja Gospodarki Żywnościowej, Zeszyt Naukowy Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, nr 118
• Łańcucki J. (red.) (1997), Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz
• Michalski T. (2014), Problemy w opracowaniu wskaźników dla monitoringu przestrzennego sytuacji społecznej w Polsce, Biuletyn KPZK PAN, nr 255
• Wawak S. (2007), Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Wawak T. (1996), System jakości ISO 9000, Wydawnictwo Informacji Ekonomicznej, Kraków
• Wyrebek H. (2012), Normalizacja i certyfikacja systemów zarządzania, Zeszyty naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, nr 94

Autor: Sławomir Wawak, Roman Melnychyk