Odprężanie

Odprężanie - to zdolność do rozładowywania napięcia własnego oraz zespołu.

Jest to umiejętność niezbędna by otrzymać certyfikację IPMA. Kwalifikacja IPMA przyznawana jest przez International Project Management Association - międzynarodową organizację non-profit zrzeszającą ponad 120 tysięcy członków należących do narodowych stowarzyszeń z zakresu zarządzania projektami zlokalizowanych w ponad 50 krajach świata. Organizacja IPMA wprowadza czterostopniowy system certyfikacji (A-D levels), w której pierwszym tytułem jest Certified Project Management Associate.

TL;DR

Artykuł omawia znaczenie odprężania w zarządzaniu projektami oraz wymagane kompetencje w ramach certyfikacji IPMA. Zdolność do odprężania jest jedną z 15 kompetencji behawioralnych, a osoba posiadająca tę umiejętność powinna znać metody zarządzania stresem, takie jak świadomość własnych emocji, techniki relaksacyjne, programowanie neurolingwistyczne, macierz priorytetów Eisenhowera, metoda ABCDE, zasada Pareto oraz dzielenie pracy na etapy. Ponadto, utrzymanie równowagi między pracą, rodziną i wypoczynkiem jest ważne, a metoda 7 nawyków skutecznego działania może być pomocna w osiągnięciu tego celu.

Kompetencje IPMA

Wytyczne Kompetencje IPMA przedstawiają oficjalne definicje kompetencji wymaganych przez IPMA od osób kierujących przedsięwzięciami, w celu ich certyfikacji w ramach uniwersalnego czteropoziomowego systemu certyfikacji. Skuteczną ocenę kompetencji uzyskuje się poprzez zastosowanie metodyki STAR. Asesor prosi kandydata o opisanie Sytuacji (Situation) z utworzonego raportu o przedsięwzięciu, wskazując Zadanie (Task), które kandydat ma w zaistniałem sytuacji wykonać, Działanie (Activity), jakie w tej sytuacji podjął, oraz osiągnięty Rezultat (Result). Tak otrzymany pogląd oparty jest na wynikach podjętych działań kandydata w celu poradzenia sobie z sytuacją problematyczną [Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA 2009].

Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA klasyfikują zdolność do odprężania jako kompetencję opisującą osobowościowe postawy i umiejętności kierownika projektu w obszarze behawioralnym. Wymagany poziom wiedzy lub doświadczenia różni się w zależności od poziomu certyfikacji IMPA. Na kolejnych poziomach IPMA od D do A wymagania wzrastają lub przynajmniej pozostają niezmienione.

Odprężanie to jedna z 15 wyróżnionych zdolności z obszaru kompetencji behawioralnych, każdy element kompetencji w każdym obszarze opisany jest w kategoriach wymaganej wiedzy i doświadczenia. Ogólny opis zdolności określa znaczenie i istotność danego elementu kompetencji, podzielony jest na Możliwe działania oraz na Tematy objęte elementem. Część poświęconą kompetencjom behawioralnym klasyfikacja IPMA uzupełnia dla potrzeb oceny o opisy wzorców zachować pokazujące z jednej strony Zachowania odpowiednie, z drugiej zaś Zachowania wymagające poprawy [Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA 2009].

Metodyczne zarządzanie stresem

Metodyczne zarządzanie stresem to składnik elementu kompetencji odprężania. Osoba posiadająca umiejętność odprężania w zespole umie posługiwać się poniższymi modelami, technikami oraz źródłami:

• 1. Świadomość własnych emocji - jeden z elementów inteligencji emocjonalnej człowieka, kluczowa cecha w negocjacjach, dyplomacji oraz przy zachowaniu biznesowego profesjonalizmu w interakcjach międzyludzkich,
• 2. Techniki relaksacyjne - menedżer posiadający kompetencje odprężania powinien znać podstawowe metody i techniki relaksacyjne, ich zastosowanie powinien praktykować na sobie w miarę potrzeb i rozpoznawać podobne potrzeby wśród zespołu projektowego, odpowiednio doradzając pracownikom,
• 3. Programowanie neurolingwistyczne (NLP) - to uporządkowany zbiór technik komunikacji oraz metod pracy z wyobrażeniami, nastawionych na tworzenie i modyfikowanie wzorców postrzegania i myślenia u ludzi,
• 4. Macierz priorytetów Eisenhowera - matryca priorytetów zwana macierzą lub kwadratem Eisenhowera pomaga w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Dzięki temu narzędziu, zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze, bardziej zrozumiałe i nasza efektywności pracy wzrasta. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania natomiast odciętą - jego pilność,
• 5. Metoda ABCDE - jedną z metod stosowanych w zarządzaniu czasem jest metoda ABCDE. Polega ona na przypisywaniu priorytetów zadaniom, w zależności od tego, jakie mogą pojawić się konsekwencje ich zrealizowania lub nie wykonania, gdzie do grupy A można zaklasyfikować zadania najważniejsze, których wykonanie lub niewykonanie będzie rodziło największe konsekwencje. Priorytety spadają stopniowo aż do kategorii zadań E - które stanowią zadania nieistotne, czyli takie, które spokojnie można wyeliminować,
• 6. Zasada Pareto - zasada 80/20 - mała część ze wszystkich przyczyn jest odpowiedzialna za większą część rezultatu. Zasada Pareto stała się w organizacji czasu, narzędziem-sitem, ułatwiającym ustalanie priorytetów i kluczowych zadań. Pozwala określić zadania, na których warto się skupić by otrzymać wymierne rezultaty, a odrzucić to, co tylko zabiera czas i odwraca uwagę. Wszystko po to, aby osiągnąć maksymalne wyniki w minimalnym czasie,
• 7. Dzielenie pracy na etapy - właściwe rozdzielenie pracy w celu uniknięcia spadku efektywności, motywacji czy stopnia osiąganej jakości przy wykonywaniu danego zadania czy procesu.

Utrzymanie przez siebie i zespół projektu równowagi między pracą, rodziną i wypoczynkiem

W celu utrzymanie przez menedżera i zespół projektu równowagi między pracą, rodziną i wypoczynkiem - worklife balance - osoba posiadająca kompetencje odprężania może wykazać się znajomością stosowania metody nazywanej 7 nawykami skutecznego działania, której autorem jest Stephen Covey. Wśród 7 zasad mających podstawowe znaczenie dla skuteczności działania, które nazwał nawykami, Covey wyróżnia [Covey S. 2015, s. 17]:

• 1. Bądź proaktywny,
• 2. Zaczynaj z wizją końca,
• 3. Najpierw rzeczy najważniejsze,
• 4. Myśl w kategoriach wygrana-wygrana,
• 5. Staraj się najpierw zrozumieć, później być zrozumianym,
• 6. Synergia,
• 7. Ostrzenie piły - Odnowa - Ta zasada zakłada konieczność rozwoju człowieka we wszystkich ważnych obszarach: duchowym, fizycznym, społecznym i umysłowym. Ostrzenie piły to nawyk, który sprawia, że człowiek stale utrzymuje rozwój każdego z obszarów.

Odprężanie — artykuły polecane

Motywowanie w projekcie — Zarządzanie ludźmi w zespole projektowym — Kształtowanie zespołu — Metody szkoleń — Motywacja wewnętrzna — Zadania lidera — Delegowanie uprawnień — Praca zespołowa — Koła jakości

Bibliografia

• Covey S. (2014), 7 nawyków skutecznego działania, Rebis, Poznań
• Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M. (red.) (2009), Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA® wersja 3.0, Stowarzyszenie Project Management Polska, Gdańsk

Autor: Maciej Klimala